منذ أكثر من عشر سنوات ، كان من الصعب الحصول على برامج المحاسبة السحابية (Cloud Accounting)

الآن ، أصبح استخدام هذه البرامج بسيطًا ومريحًا أكثر من أي وقت مضى.

قبل أن وجود الـ “Cloud” ، كان يتم تخزين السجلات المحاسبية على جهاز كمبيوتر ، وكانت مهمة إدارة الدفاتر اليومية تتطلب وجود شخص ما في المكتب لتسجيل المعاملات ودفع الفواتير وإصدار فواتير العملاء.

في كثير من الأحيان ، كان يتم تأجيل المهام المحاسبية لنهاية الأسبوع أو الشهر أو حتى نهاية العام ، ويرجع هذا إلى أن أصحاب الأعمال كانوا يعطون الأولوية لخدمة عملائهم على حساب قضاء الوقت في المحاسبة والتعامل مع الدفاتر ، لا يستطيع أحد أن يلومهم؟

لكن كل هذا التسويف يصبح واضحًا عندما يحين وقت حساب الضرائب ، فقد تم تصنيف المصروفات بشكل خاطئ أو تم نسيانها تمامًا ، ولم تتم تسوية الحسابات ، لذا تراكمت الأخطاء دون أن يلاحظها أحد ، واختلطت المصروفات الشخصية مع المصروفات الخاصة بالنشاط التجاري.

في هذه الحالة يصبح التخطيط الضريبي عديم الفائدة لأن البيانات المالية الغير صحيحة لا يمكن أن تعطي تقديرات ضريبية دقيقة ، يقضي المحاسبون ساعات (باهظة الثمن) لا تعد ولا تحصى لتصحيح الأخطاء قبل أن يتمكنوا من إعداد الإقرار الضريبي.

لحسن الحظ ، وفرت برامج المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) مجموعة من الأدوات والتقنيات التي يمكن أن تساعد في تقليل متاعب إدارة الفواتير والمحاسبة.

أحدثت التكنولوجيا السحابية (Cloud Technology) ثورة في عالم المحاسبة ، ليس فقط لأصحاب الأعمال الصغيرة ، ولكن لمحترفي المحاسبة والضرائب أيضاً ، دعونا نلقي نظرة على خمس مميزات في برامج المحاسبة السحابية تجعل عملك أسهل.

المحتويات

1. سجل مصروفات عملك بسهولة.

2. تحديثات دورية ومجانية للبرامج.

3. تعاون مع فريقك وعملائك.

1. سجل مصروفات عملك بسهولة.

هل محفظتك مكتظة بإيصالات المصروفات؟ كم من هذه المصروفات سوف يدخل بالفعل في إقرارك الضريبي في نهاية العام؟ ما لم تسجل مصروفاتك فور حدوثها ، فمن السهل أن تفقدها أو تنسى أمرها عندما يحين وقت إعداد إقرارك الضريبي.

يتيح لك برنامج المحاسبة السحابية تتبع مصروفات العمل بسهولة عن طريق تسجيلها و تصنيفها.

إذا قامت مصلحة الضرائب بإختيار نشاطك التجاري للتدقيق ، فإن هذه البيانات يريد المفتشون الإطلاع على الإيصالات.

باستخدام برنامج المحاسبة السحابية ، يمكنك التقاط صورة لإيصالك ، يمكن إرفاق هذه الإيصالات بمصروفاتك في بضع ثوانٍ فقط ، لا مزيد من الأدراج المليئة بالإيصالات ، لا مزيد من الأوراق المفقودة.

2. تحديثات دورية ومجانية للبرامج.

كانت الطريقة القديمة للعمل مع برامج المحاسبة هي شراء مجموعة برامج باهظة الثمن ثم تثبيتها على جهاز كمبيوتر ، وعندما يتم طرح إصدار جديد كل عام ، فإن أصحاب الأعمال الصغيرة سيكون عليهم أن يضعوا ميزانية جديدة لهذا التحديث أو يواصلون العمل باستخدام إصدار قديم -وغير مدعوم في كثير من الأحيان- من البرنامج.

إذا احتاج صاحب العمل أن يمنح عدة أشخاص حق الوصول إلى بيانات المحاسبة ، فسيتعين على الشركة شراء تراخيص إضافية ، بالإضافة لهذا ، فإن وجود مستخدمين إضافيين يجعل التحديثات أمرًا مزعجًا لأن وقتها كان لابد من تثبيت الإصدارات الجديدة على كل جهاز على حدة.

المحاسبة السحابية عملت بالفعل على تبسيط عملية تحديث البرامج ، لم تعد بحاجة إلى القلق بشأن تثبيت البرامج أو التحديث إلى الإصدارات الجديدة أو نسخ البيانات احتياطيًا ، ما عليك سوى الوصول إلى البرنامج من خلال مستعرض ويب (Google Chrome على سبيل المثال) ومطور البرامج هو من يعتني بالتحديثات والنسخ الاحتياطية والأمان دون الحاجة إلى طلب مساعدة مهندس الـIT ، كل هذا مقابل رسوم شهرية معقولة بدلاً من مبالغ ضخمة مقدمًا.

3. تعاون مع فريقك وعملائك.

المحاسبة السحابية تجعل من السهل مشاركة المعلومات مع المحاسب أو مفتش الضرائب ، يؤدي هذا إلى زيادة الأمن والتعاون مع تقليل عملية النقل والإرسال التقليدية ، لنلقي نظرة على مثال.

لنفترض أنك مقاول تفكر في الاستثمار في قطعة جديدة من المعدات ، لست متأكدًا مما إذا كانت هذه هي الخطوة الصحيحة لنشاطك التجاري ، هل يجب أن تستأجر أم تشتري؟ هل ستتسبب الأقساط في حدوث مشكلة في التدفق النقدي؟ ماذا سيكون تأثير هذا على ضرائبك؟

باستخدام برنامج محاسبة قديم ، من المحتمل أن تتصل بالمحاسب لشرح الموقف ، سيطلب منك محاسبك إرسال بياناتك المالية حتى تاريخه ، سيتعين عليك إما طباعتها وتسليمها يدويًا أو إرسالها بالبريد الإلكتروني ، ونأمل أن يكون هذا البريد الإلكتروني آمناً.

بمجرد أن يتلقى المحاسب بياناتك المالية ، يقوم بمراجعتها ، قد يحتاج إلى بعض التقارير الإضافية أو لديه المزيد من الأسئلة حول تكلفة المعدات وعقد الإيجار أو خيارات التمويل ، من المحتمل أن يستغرق المحاسب يومًا أو يومين على الأقل لمعالجة هذه الأرقام وتقديم المعلومات التي تحتاجها لاتخاذ قرار.

الآن ، دعنا نفكر في كيفية تنفيذ هذا السيناريو مع برامج المحاسبة السحابية ، عندما تتصل بالمحاسب ، فإنه سيكون قادرًا على تسجيل الدخول إلى البرنامج بينما تتحدثون.

يلقي المحاسب نظرة سريعة على معلوماتك ويمكنه رؤية صافي الدخل السنوي الخاص بك على الفور ، ربما لا يزال يجب عليه الاتصال بك مرة أخرى بعد أن تتاح له الفرصة لمعالجة بعض الأرقام ، لكن العملية ستستغرق ساعات بدلاً من أيام.

يمكن أن يحدث نفس هذا التعاون سواء كنت تفكر في الاستثمار في المعدات أو توقيع عقد جديد مع عميل أو شراء عقارات أو تعيين موظف ، تتمتع أنت ومحاسبك بوصول سهل وآمن إلى المعلومات المالية التي يمكن استخدامها لاتخاذ قرارات أفضل في الوقت الذي تريدونه.

سواء كنت تعتمد حاليًا على جداول البيانات أو برنامج سطح مكتب تقليدي للقيام بالمحاسبة في شركتك الصغيرة ، ففكر في الانتقال إلى المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) ، لن يؤدي هذا إلى زيادة كفاءة إدارتك المالية فحسب ، لكن سوف يوفر لك الوقت أيضاً ، بهذه الطريقة يمكنك البدء في التركيز على أهداف عملك الأساسية ، وتعزيز نجاح شركتك على المدى الطويل.