قم بوضع فواتيرك وحساباتك على برنامج محاسبة اون لاين (Cloud Accounting) ، حتى تتمكن من إستثمار المزيد من الوقت في العمل فقط.

في مسيرتي المهنية كمدون مستقل ، أجريت مقابلات مع عشرات الأشخاص من مهن مختلفة: من المقاولين والتجار إلى الشركات الصغيرة الأخرى التي تقدم الخدمات المنزلية ، إذا كان هناك شيء واحد مشترك بين هؤلاء الأشخاص المجتهدين ، فهو أنهم دائماً ما يكونوا مشغولون ، مشغولون جدا جدا.

سواء كنت تسافر بين مواقع العمل ، أو تقابل عملاء جدد ، أو تقوم بمتابعة العملاء الحاليين ، أو تطلب البضائع وتقوم بإستلامها ، أو تقوم بالعمل في مشاريع ، أو مهتم بالتسويق ، فهذا كثير عليك.

هذا النوع من رواد الأعمال ذوي المهارات المتعددة لا يملكون الوقت للجلوس على مكتب لإدارة شؤونهم المالية كل يوم ، في الواقع ، غالبًا ما تكون المحاسبة أمر مؤلم لهؤلاء الذين يعملون لحسابهم الخاص ، لقد بدأوا أعمالهم التجارية الخاصة بهم لأنهم طموحون ورائعون في ما يقومون به ، وليس لأنهم أرادوا أن تغمرهم الأعمال الورقية.

هل هذا الوصف ينطبق عليك؟

الخبر السار هو أن هناك طرق سهلة لتولي جميع مهام المحاسبة الخاصة بك حتى أثناء التنقل ، واحد منهم هو برامج محاسبة اون لاين (Cloud Accounting) كبرنامج الفاتورة ، لقد كانت المحاسبة الاون لاين سبباً في تغيير قواعد اللعبة لملايين الشركات الصغيرة حول العالم ، وهي مناسبة تمامًا للمقاولين المشغولين وشركات الخدمات المنزلية الصغيرة.

إذا كنت تعمل في الخدمات المنزلية أو صاحب حرفة ، فإليك ما يمكن أن تقدمه لك المحاسبة الاون لاين:

1. وضع تقديرات سريعة وواضحة في دقائق معدودة.

السؤال الأول الذي يسأله عميلك هو ، “ما تكلفة هذا؟” لذا فإن القدرة على وضع تقدير سريع ودقيق وواضح أمر أساسي ، باستخدام المحاسبة السحابية (المحاسبة اون لاين) ، يمكنك وضع تقدير ببضع نقرات فقط ، وعندما يتحول هذا العميل المحتمل إلي عميل حقيقي ، تصبح معلوماته بالفعل موجودة في النظام ، لذلك يصبح تتبع الوقت والفواتير سريعًا وسهلاً ، بمجرد أن يبدأ مشروعك ، سيساعد هذا التقدير في إبقاء العمل تحت السيطرة.

2. قم بإصدار فاتورة من مكتبك ، موقع العمل أو من أي مكان.

آخر شيء تريد القيام به في نهاية يوم طويل وشاق هو الجلوس أمام جهاز الكمبيوتر الخاص بك لإرسال الفواتير ، وتسجيل المصروفات ، والنظر في من يدين لك بالمال ، لحسن الحظ ، معظم منصات المحاسبة السحابية يمكن الوصل لها عن طريق الهاتف المحمول ، يمكنك تنفيذ كل ما سبق وأكثر على الهاتف أو الآيباد أو أي جهاز آخر ، أثناء التنقل.

بمجرد انتهاء المشروع ، يمكنك إرسال فاتورة من سيارتك.

3. الأعمال الورقية ذات المظهر الاحترافي تدعم بناء الثقة مع عملائك.

أنا لا أقول أن هناك أي خطأ في تلك الفواتير التي أنشأتها بإستخدام Word أو Excel ، ولكن هناك طرق تترك انطباع أفضل لدى عملائك ، وفي نفس الوقت تساعد في توفير الوقت.

تقدم معظم منصات المحاسبة السحابية نماذج فواتير قابلة للتخصيص ، وميزات إعداد التقارير ، لذلك في كل مرة تتواصل فيها مع عميلك ، ستبدو كالمحترفين ، بالإضافة إلى ذلك ، بمجرد إضافة رقم سجل تجاري و بطاقة ضريبية ، وإنشاء النموذج الخاص بك ، يصبح إرسال الفواتير أمرًا سهلاً مثل إدخال المعلومات الجديدة والنقر فوق إرسال أو طباعة.

4. قل وداعًا لجداول البيانات.

تسمح لك معظم منصات المحاسبة السحابية بتخزين بيانات المصروفات رقميًا ، وحتى تنظيمها تلقائيًا حسب العميل والفئة بحيث تكون في غاية السهولة وقت تحصيل الضرائب ، في كل مرة تقوم فيها بتسجيل الدخول إلى البرنامج ، سترى ما تنفقه ومدى ربحك في لمحة ، دون عناء جداول البيانات.

5. احصل على أجر مقابل كل دقيقة تعمل فيها.

تعد مواقع العمل أماكن مزدحمة ، وباعتبارك المالك ، فمن المحتمل أن يتم إنشغالك في مليون اتجاه مختلف ، كيف يمكنك التأكد من أنك تتابع بشكل صحيح جميع عملائك؟ يمكن أن تخسر مئات -بل آلاف- من الجنيهات كل عام.

تتميز منصات المحاسبة السحابية بوظائف تتبع العملاء التي تسمح لك ببساطة ببدء إضافة بيانات العملاء ، في نهاية المشروع ، سيكون لديك سجل جاهز لتضيفه في الفاتورة.

6. أتمتة الفواتير للمنتجات والخدمات المتكررة والعملاء.

العديد من المهن أو شركات الخدمات المنزلية ، مثل عمال تنظيف المنازل ، لديهم قائمة من العملاء الذين يستخدمون خدماتهم بشكل منتظم ، يمكنك إنقاذ نفسك من الأعمال الروتينية للفواتير كل شهر عن طريق إعداد ملف تعريف في منصة المحاسبة السحابية الخاصة بك حتى يقوم البرنامج تلقائيًا بإضافة بيانات الفواتير نيابة عنك.

قد تكون المحاسبة السحابية هي الإجابة التي كنت تبحث عنها لمساعدتك في فهم كيفية قضاء وقتك وكيف تهتم بجميع المهام المحاسبية المرتبطة بإدارة الأعمال التجارية.