بدون عرض اسعار واضح يمكن أن يبدأ أي مشروع بشكل جيد ، وسرعان ما يصبح متعثرًا إذا لم يتم وضع التوقعات الصحيحة ، قد تدرك فجأة أنك تفعل أكثر مما تم الاتفاق عليه ، هذا  حقيقي (ناهيك عن كونه مكلفًا بالنسبة لك) ، وإذا لم يكن الجميع على نفس الصفحة منذ اليوم الأول ، فستخسر الكثير من الوقت وقد تجد نفسك تتمنى لو وضعت شروطًا أفضل.

للمساعدة في ضمان نجاح المشروع ، تتيح لك عروض أسعار برنامج الفاتورة لإنشاء نطاق عمل مفصل بسهولة وإدارة التوقعات وتعزيز التواصل بشكل أفضل مع عملائك في جميع مشاريعك.

محتويات  

• ما هي عروض الأسعار؟
• لماذا يجب علي استخدام عرض الاسعار؟
• ما الذي يجب أن أضيفه في عرض الاسعار الخاص بي؟
• كيف أقوم بإنشاء عرض اسعار؟
• كيف يمكن أن تساعدني عروض الأسعار؟
• عرض حالة عرض الاسعار.
• تحويل عروض الأسعار بسهولة إلى فواتير.
• هل تحتاج لمساعدة في البدء؟

ما هي عروض الأسعار؟

تسمح لك عروض الأسعار في برنامج الفاتورة بإنشاء وإرسال مخطط تفصيلي للعناصر أو الخدمات الخاصة بك إلى عميلك للموافقة عليها قبل بدء المشروع ، بمجرد أن يقبل العميل عرض الأسعار ، يمكنك تحويله إلى فاتورة والبدء في العمل!

لماذا يجب علي استخدام عرض الاسعار؟

تعتبر عروض الأسعار وثيقة أولية مفيدة يجب صياغتها قبل البدء في أي مشروع ، نظرًا لأنها توضح بالتفصيل التكاليف والخدمات وأوقات التسليم ، عروض الأسعار تعتبر هي المستندات الإرشادية لخطط العمل والجداول الزمنية ، فيما يلي بعض فوائد إنشاء عرض اسعار من خلال برنامج الفاتورة:

1. تضع عروض الأسعار الأساس لممارسات التنظيم الجيدة وبناء العلاقات مع العملاء.

2. يضمنون أن الجميع يفهم العمل الذي ينطوي عليه أي مشروع معين.

3. أنها تساعد في تحديد ما إذا كان ينبغي متابعة مشروع في المقام الأول.

4. تساعد عروض الأسعار في تخصيص الميزانية وتحديد احتياجات التدفق النقدي.

5. يمكنهم المساعدة في جذب المستثمرين.

6. تساعد عروض الأسعار في الإجابة عن سؤالين شائعين للعميل:

• كم سيكلف المشروع؟
• ومتى يكتمل؟

ما الذي يجب أن أضيفه في عرض الاسعار الخاص بي؟

فيما يلي 7 مكونات ستشجع العملاء على الموافقة على عرض الأسعار بشكل أسرع وتمكنك من إدارة التوقعات في كل مرحلة من مراحل المشروع:

1.الخدمات المقدمة.

2.حيز المشروع.

3.التكاليف.

4.الاستثناءات.

5.الجداول الزمنية.

6.تواريخ إنتهاء المشروع.

7.الشروط اللازمة للمشروع.

كيف أقوم بإنشاء عرض اسعار؟

سهل! من الشاشة الرئيسية في حسابك ببرنامج الفاتورة:

     انقر فوق الزر “إنشاء جديد …”.

إليك ما يبدو عليه عرض الاسعار الجديد:

كيف يمكن أن تساعدني عروض الأسعار؟

فيما يلي ميزتين في برنامج الفاتورة ستساعد في قبول عروض أسعارك بشكل أسرع وتزيد كفاءة المشروع إلى أقصى حد.

1. عرض حالة عرض الاسعار.

بمجرد إرسال عرض اسعار من برنامج الفاتورة ، يمكنك معرفة ما إذا كان عملاؤك قد شاهدوه أم لا ، تتيح لك القدرة على رؤية حالة عرض الأسعار الخاص بك (المسودة ، أو المرسل ، أو المقبول) ومعرفة ما إذا كنت بحاجة إلى المتابعة مع أحد العملاء.

2. تحويل عروض الأسعار بسهولة إلى فواتير.

يمكنك تحويل عرض أسعار مقبول إلى فاتورة مباشرة من عرض الأسعار نفسه.

عن طريق الضغط على “حفظ وقبول عرض الأسعار”

هذا هو الشكل الذي يبدو عليه:

هل تحتاج لمساعدة في البدء؟

إذا كان لديك أي أسئلة حول استخدام عروض الاسعار ، فإن فريق الدعم الفني لبرنامج الفاتورة جاهز لمساعدتك ، تواصل معهم من هنا.

خلال الأوقات الصعبة ، ستحتاج برامج المحاسبة للتعامل مع كل معاملة محاسبية في عملك بشكل خاص.

استغرق الأمر مني 6 ساعات ، ولكن بعد مراجعة كشوف حساباتي البنكية ، والتحقق من إيصالاتي ، وتصنيف مصروفاتي في جدول بيانات Excel ، أخيرًا أصبحت جاهز لإرسال بيانات 6 أشهر إلى مستشاري الضريبي.

لكني سألت نفسي:

• هل صنفت مصاريف عملي بشكل صحيح؟
• هل فاتني شيء ما؟
• هل سأسترد أموالي؟
• هل كنت أفعل هذا بشكل صحيح؟

الآن فهمت: في الأوقات العصيبة ، يجب على أصحاب الأعمال الصغيرة أن يدققوا كثيراً في كل جنيه ، ولكن خلال تلك الأوقات العصيبة تحتاج بشكل خاص إلى التحكم في كل معاملة في نشاطك التجاري ، برنامج المحاسبة ضروري في هذه الأوقات.

برامج المحاسبة: أمر أساسي ، حتى في الأوقات العصيبة.

خلال هذه الأوقات العصيبة ، من المحتمل أن تدقق في كل معاملة وتقوم بموازنة كل ما هو ضروري ، هذا هو أفضل مايمكنك عمله على الإطلاق.

هناك العديد من مجالات العمل الأساسية التي تحتاج للتركيز عليها ، مجالات مثل التسويق والمبيعات وحتى خدمة العملاء.

بالإضافة إلى ذلك ، يشعر الكثيرون أن Word و Excel يستطيعان القيام بوظيفة برامج المحاسبة ، أليس كذلك؟ حسنًا ، ليس بالضبط …

Word و Excel لهم أخطائهم.

باستخدام Word و Excel فقط للمحاسبة ، فإنك لا تقدم لنفسك أي خدمة ، أنت تعرف ما أتحدث عنه إذا وجدت نفسك يومًا:

• تقوم بتلك العملية المملة لإعادة فتح الفواتير لإصلاح الأخطاء الشائعة في الفواتير: تعديل تاريخ خاطئ ، أو رقم الفاتورة ، أو قيمة فاتورة خاطئة.
• تقوم بغربلة عدد لا يحصى من المجلدات للعثور على الفواتير والمستندات التي تبحث عنها.
• تبحث جاهدًا عن كل معلومات الدخل والمصروفات التي تحتاجها لإكمال إقرارك الضريبي.

في الواقع ، إذا كنت تستخدم Word و Excel ، فأنت ربما تترك الكثير من الأموال دون تحصيل ، فيما يلي أربعة أسباب مقنعة تجعل الاستثمار في برامج المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) يكلفك أقل بكثير من القيام بهذه المهام بنفسك.

4 أسباب للاحتفاظ بحل برامج المحاسبة كخيار مهم في الأوقات العصيبة 

1. سيصبح لديك المزيد من الوقت للعمل.

حتى في حالة عدم ارتكابك لأية أخطاء في فواتيرك ، فإنك تقضي وقت غير ضروري في تحرير وإنشاء الفواتير ، فكر بخصوص هذا الأمر لثانية…

تحتاج أولاً إلى العثور على نموذج الفاتورة الخاص بك ، والذي قد يستغرق بعض الوقت أثناء البحث في المجلدات الموجودة على اللابتوب الخاص بك ، بمجرد الحصول عليها ، تحتاج الآن لتحديث معلومات العميل ، وقيمة الفاتورة ، وإرفاق الفاتورة (التي كان عليك حفظها كملف PDF) ، ثم طبعاتها وإرسالها.

على مدار العام ومع الكثير من الفواتير ، تزداد تلك الدقائق الإضافية ، لكن لحسن الحظ ، باستخدام برامج المحاسبة السحابية ، يمكنك تسريع عملية الفوترة والمحاسبة بالكامل ، وكذلك منع بعض أخطاء الفواتير الشائعة.

برنامج الفاتورة ، على سبيل المثال ، يتيح لك إنشاء فواتير احترافية في غضون ثواني ، يقوم البرنامج بتحديث التواريخ وأرقام الفواتير دون الحاجة إلى تحريك إصبعك ، يقوم البرنامج أيضًا بإجراء الحسابات نيابةً عنك ، لذلك لا داعي للقلق بشأن الرياضيات.

تُترجم كل هذه الميزات الموفرة للوقت للمزيد من الوقت للتركيز على العمل ومجالات النمو الأخرى (مثل التسويق).

أليس من المضحك انه كيف -على المدى الطويل- نقضي المزيد من الوقت في الأشياء التي نكرهها لأننا لا نستثمر لها؟ لذا ، استثمر الأموال في المحاسبة الآن وستجني الفوائد لاحقًا.

2. لن تضطر لدفع أموال أكثر مما تستحق للضرائب.

كان من المزعج دائماً عند تقديم إقراري الضريبي أنني أكون غير مستعد وغير منظم ، بدلاً من ذلك ، كنت أسرع في اللحظة الأخيرة دائماً لمحاولة جمع الدخل والمصروفات معًا ، هذا يشبه تجميع الألغاز ، إلا أن الأمر كان أصعب لأن كل قطع اللغز كانت متناثرة في كل مكان.

فرز ضرائبك بهذه الطريقة يضعك تحت ضغط كبير ويؤدي إلى ارتكاب الأخطاء ، أخطاء يمكن أن تكلفك الكثير من المال.

عندما تدير عملك الخاص ، فإن العديد من المصروفات معفاة من الضرائب ، فكر في مصروفات السفر وتكاليف البيانات والمساحة المكتبية في منزلك (إذا كنت تعمل من المنزل) أو حتى تلك الدورة التدريبية عبر الإنترنت التي اشتريتها لتحسين مهاراتك.

يمكنك استرداد جزء من تلك التكلفة من الضرائب ، ومع ذلك ، إذا لم تتتبع بدقة وتقوم بتصنيف وحفظ سجل منظم لجميع مصروفات العمل هذه ، فسينتهي بك الأمر إلى دفع أموال أكثر مما ينبغي.

لحسن الحظ ، تساعد برامج المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) في إنشاء سجل منظم وآمن حتى تكون مستعدًا بحلول وقت محاسبة الضرائب ، يمكنك الوصول إلى جميع سجلات المصروفات والدخل من مكان واحد ، وتصنيف المصروفات بسهولة.

3. ستصبح أنت من يتحكم في أموالك وتدفقك النقدي.

هل وجدت نفسك يومًا ما تعاني لتغطية إلتزاماتك في نهاية الشهر بسبب ضعف تدفقك النقدي؟ لقد مررت بالتأكيد بهذه المشكلة وهي مشكلة شائعة للعديد من مالكي الأنشطة التجارية الصغيرة.

دائمًا ما تسعى جاهدًا للحصول على ما يكفي من أموال لتغطية التكاليف ، ناهيك عن تنمية نشاطك التجاري ، قد تجد نفسك تستخدم بطاقتك الائتمانية لتغطية المصروفات ، ربما تقترض من العائلة والأصدقاء؟ أو ربما تكون محظوظ وتصلك دفعة من عميل في الوقت المناسب.

لكن هذه ليست الطريقة التي تريد أن تدير بها عملك ، أليس كذلك؟ أراهن أنك ستريد أن تمحو هذا القلق و تشعر بمزيد من الراحة من شهر لآخر ، السؤال هو: كيف تحصل على هذا المستوى من الراحة؟

ستصبح خبيرًا في تدفقاتك النقدية من خلال التحكم في دخلك ومصاريفك ، إذا كنت لا تقوم بمتابعة مقدار الأموال المتدفقة داخل وخارج عملك كل شهر ، فكيف تتوقع أن تقوم بتحسين التدفق النقدي الخاص بك؟ فكر في الأمر بهذه الطريقة: لن تعرف ما الذي يجب تحسينه إذا لم تكن تتبع المتغيرات (الدخل والمصروفات) التي تؤثر على تدفقك النقدي.

على سبيل المثال ، إذا كنت تراقب دخلك من شهر لآخر ، فيمكنك تحديد الأشهر ذات الدخل الأقل من المعتاد ثم تقوم بتحديد سبب ذلك ، وتبحث عن حلول لإصلاحها.

قد لا يكون لديك عدد كافي من العملاء ، وفي هذه الحالة يجب أن تقضي وقتًا أطول في تسويق نفسك ، أو ربما يكون لديك الكثير ممن يؤخرون دفعاتهم ، مما يعني أنه يجب عليك إما العثور على عملاء أفضل أو تقوم بتسريع عملية التحصيل.

بغض النظر عن وضعك ، سيساعدك برنامج الفاتورة ، تساعدك المحاسبة السحابية على تتبع الدخل والمصروفات ، وتقوم بما لا يستطيع برنامج مثل Word و Excel القيام به ، باستخدام برامج المحاسبة السحابية ، يمكنك:

• أن تتعرف على كيفية أداء عملك بفضل تقارير الدخل والمصروفات.
• معرفة الفواتير المعلقة.

4. ستشعر بالفخر لأنك تتعامل بشكل إحترافي وصحيح.

من فوائد استخدام برامج المحاسبة السحابية التي غالباً ما يتم نسيانها هي الشعور الرائع الذي تشعر به نتيجة الاستثمار في حل يساعد عملك على النجاح.

يضمن لك الاستثمار في برامج المحاسبة السحابية أنك ستقدم أفضل ما لديك لنشاطك التجاري ، لماذا ا؟ لأنك  بهذاتستخدم الأدوات المناسبة لتنمية نشاطك التجاري دون اللجوء للحلول التي تكلفك الوقت والمال مع زيادة الضغط أيضًا.

هناك شيء مجزي بطبيعته نتيجة لمعرفة أنك بذلت قصارى جهدك لتنمية نشاطك التجاري ، فهو لا يمنحك إحساسًا كبيرًا بالفخر فقط ، بل يجعلك أيضًا تشعر بأنك رجل أعمال “محترف”.

وفي النهاية ، هناك الكثير مما يمكن قوله عن رؤيتك لنفسك كرجل أعمال جاد ، لأنه إذا لم تكن كذلك ، فكيف تتوقع أن يراك العملاء بهذه الطريقة؟

الخلاصة

برامج المحاسبة جزء لا يتجزأ من إدارة الأعمال التجارية الناجحة ، لذلك لا تجعل تصعب الأمر على نفسك باستخدام برامج مثل Word و Excel التي تسبب المشاكل.

بدلاً من هذا ، استثمر في برامج المحاسبة السحابية التي من شأنها:

• أن تمنحك المزيد من الوقت للعمل.
• تساعدك على التجهيز للضرائب.
• تساعدك على التحكم في التدفق النقدي.
• تجعلك تشعر بالفخر لمعرفتك أنك تبذل كل ما في وسعك لتنمية نشاطك التجاري.

برنامج الفاتورة يجعل إدارة عملك الصغير أمرًا سهلاً من خلال ضمان قضاء وقت أقل في المحاسبة والمزيد من الوقت في العمل الذي تحبه ، اقم بتجرب نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يوم الآن.

منذ أكثر من عشر سنوات ، كان من الصعب الحصول على برامج المحاسبة السحابية (Cloud Accounting)

الآن ، أصبح استخدام هذه البرامج بسيطًا ومريحًا أكثر من أي وقت مضى.

قبل أن وجود الـ “Cloud” ، كان يتم تخزين السجلات المحاسبية على جهاز كمبيوتر ، وكانت مهمة إدارة الدفاتر اليومية تتطلب وجود شخص ما في المكتب لتسجيل المعاملات ودفع الفواتير وإصدار فواتير العملاء.

في كثير من الأحيان ، كان يتم تأجيل المهام المحاسبية لنهاية الأسبوع أو الشهر أو حتى نهاية العام ، ويرجع هذا إلى أن أصحاب الأعمال كانوا يعطون الأولوية لخدمة عملائهم على حساب قضاء الوقت في المحاسبة والتعامل مع الدفاتر ، لا يستطيع أحد أن يلومهم؟

لكن كل هذا التسويف يصبح واضحًا عندما يحين وقت حساب الضرائب ، فقد تم تصنيف المصروفات بشكل خاطئ أو تم نسيانها تمامًا ، ولم تتم تسوية الحسابات ، لذا تراكمت الأخطاء دون أن يلاحظها أحد ، واختلطت المصروفات الشخصية مع المصروفات الخاصة بالنشاط التجاري.

في هذه الحالة يصبح التخطيط الضريبي عديم الفائدة لأن البيانات المالية الغير صحيحة لا يمكن أن تعطي تقديرات ضريبية دقيقة ، يقضي المحاسبون ساعات (باهظة الثمن) لا تعد ولا تحصى لتصحيح الأخطاء قبل أن يتمكنوا من إعداد الإقرار الضريبي.

لحسن الحظ ، وفرت برامج المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) مجموعة من الأدوات والتقنيات التي يمكن أن تساعد في تقليل متاعب إدارة الفواتير والمحاسبة.

أحدثت التكنولوجيا السحابية (Cloud Technology) ثورة في عالم المحاسبة ، ليس فقط لأصحاب الأعمال الصغيرة ، ولكن لمحترفي المحاسبة والضرائب أيضاً ، دعونا نلقي نظرة على خمس مميزات في برامج المحاسبة السحابية تجعل عملك أسهل.

المحتويات

1. سجل مصروفات عملك بسهولة.

2. تحديثات دورية ومجانية للبرامج.

3. تعاون مع فريقك وعملائك.

1. سجل مصروفات عملك بسهولة.

هل محفظتك مكتظة بإيصالات المصروفات؟ كم من هذه المصروفات سوف يدخل بالفعل في إقرارك الضريبي في نهاية العام؟ ما لم تسجل مصروفاتك فور حدوثها ، فمن السهل أن تفقدها أو تنسى أمرها عندما يحين وقت إعداد إقرارك الضريبي.

يتيح لك برنامج المحاسبة السحابية تتبع مصروفات العمل بسهولة عن طريق تسجيلها و تصنيفها.

إذا قامت مصلحة الضرائب بإختيار نشاطك التجاري للتدقيق ، فإن هذه البيانات يريد المفتشون الإطلاع على الإيصالات.

باستخدام برنامج المحاسبة السحابية ، يمكنك التقاط صورة لإيصالك ، يمكن إرفاق هذه الإيصالات بمصروفاتك في بضع ثوانٍ فقط ، لا مزيد من الأدراج المليئة بالإيصالات ، لا مزيد من الأوراق المفقودة.

2. تحديثات دورية ومجانية للبرامج.

كانت الطريقة القديمة للعمل مع برامج المحاسبة هي شراء مجموعة برامج باهظة الثمن ثم تثبيتها على جهاز كمبيوتر ، وعندما يتم طرح إصدار جديد كل عام ، فإن أصحاب الأعمال الصغيرة سيكون عليهم أن يضعوا ميزانية جديدة لهذا التحديث أو يواصلون العمل باستخدام إصدار قديم -وغير مدعوم في كثير من الأحيان- من البرنامج.

إذا احتاج صاحب العمل أن يمنح عدة أشخاص حق الوصول إلى بيانات المحاسبة ، فسيتعين على الشركة شراء تراخيص إضافية ، بالإضافة لهذا ، فإن وجود مستخدمين إضافيين يجعل التحديثات أمرًا مزعجًا لأن وقتها كان لابد من تثبيت الإصدارات الجديدة على كل جهاز على حدة.

المحاسبة السحابية عملت بالفعل على تبسيط عملية تحديث البرامج ، لم تعد بحاجة إلى القلق بشأن تثبيت البرامج أو التحديث إلى الإصدارات الجديدة أو نسخ البيانات احتياطيًا ، ما عليك سوى الوصول إلى البرنامج من خلال مستعرض ويب (Google Chrome على سبيل المثال) ومطور البرامج هو من يعتني بالتحديثات والنسخ الاحتياطية والأمان دون الحاجة إلى طلب مساعدة مهندس الـIT ، كل هذا مقابل رسوم شهرية معقولة بدلاً من مبالغ ضخمة مقدمًا.

3. تعاون مع فريقك وعملائك.

المحاسبة السحابية تجعل من السهل مشاركة المعلومات مع المحاسب أو مفتش الضرائب ، يؤدي هذا إلى زيادة الأمن والتعاون مع تقليل عملية النقل والإرسال التقليدية ، لنلقي نظرة على مثال.

لنفترض أنك مقاول تفكر في الاستثمار في قطعة جديدة من المعدات ، لست متأكدًا مما إذا كانت هذه هي الخطوة الصحيحة لنشاطك التجاري ، هل يجب أن تستأجر أم تشتري؟ هل ستتسبب الأقساط في حدوث مشكلة في التدفق النقدي؟ ماذا سيكون تأثير هذا على ضرائبك؟

باستخدام برنامج محاسبة قديم ، من المحتمل أن تتصل بالمحاسب لشرح الموقف ، سيطلب منك محاسبك إرسال بياناتك المالية حتى تاريخه ، سيتعين عليك إما طباعتها وتسليمها يدويًا أو إرسالها بالبريد الإلكتروني ، ونأمل أن يكون هذا البريد الإلكتروني آمناً.

بمجرد أن يتلقى المحاسب بياناتك المالية ، يقوم بمراجعتها ، قد يحتاج إلى بعض التقارير الإضافية أو لديه المزيد من الأسئلة حول تكلفة المعدات وعقد الإيجار أو خيارات التمويل ، من المحتمل أن يستغرق المحاسب يومًا أو يومين على الأقل لمعالجة هذه الأرقام وتقديم المعلومات التي تحتاجها لاتخاذ قرار.

الآن ، دعنا نفكر في كيفية تنفيذ هذا السيناريو مع برامج المحاسبة السحابية ، عندما تتصل بالمحاسب ، فإنه سيكون قادرًا على تسجيل الدخول إلى البرنامج بينما تتحدثون.

يلقي المحاسب نظرة سريعة على معلوماتك ويمكنه رؤية صافي الدخل السنوي الخاص بك على الفور ، ربما لا يزال يجب عليه الاتصال بك مرة أخرى بعد أن تتاح له الفرصة لمعالجة بعض الأرقام ، لكن العملية ستستغرق ساعات بدلاً من أيام.

يمكن أن يحدث نفس هذا التعاون سواء كنت تفكر في الاستثمار في المعدات أو توقيع عقد جديد مع عميل أو شراء عقارات أو تعيين موظف ، تتمتع أنت ومحاسبك بوصول سهل وآمن إلى المعلومات المالية التي يمكن استخدامها لاتخاذ قرارات أفضل في الوقت الذي تريدونه.

سواء كنت تعتمد حاليًا على جداول البيانات أو برنامج سطح مكتب تقليدي للقيام بالمحاسبة في شركتك الصغيرة ، ففكر في الانتقال إلى المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) ، لن يؤدي هذا إلى زيادة كفاءة إدارتك المالية فحسب ، لكن سوف يوفر لك الوقت أيضاً ، بهذه الطريقة يمكنك البدء في التركيز على أهداف عملك الأساسية ، وتعزيز نجاح شركتك على المدى الطويل.

قم بوضع فواتيرك وحساباتك على برنامج محاسبة اون لاين (Cloud Accounting) ، حتى تتمكن من إستثمار المزيد من الوقت في العمل فقط.

في مسيرتي المهنية كمدون مستقل ، أجريت مقابلات مع عشرات الأشخاص من مهن مختلفة: من المقاولين والتجار إلى الشركات الصغيرة الأخرى التي تقدم الخدمات المنزلية ، إذا كان هناك شيء واحد مشترك بين هؤلاء الأشخاص المجتهدين ، فهو أنهم دائماً ما يكونوا مشغولون ، مشغولون جدا جدا.

سواء كنت تسافر بين مواقع العمل ، أو تقابل عملاء جدد ، أو تقوم بمتابعة العملاء الحاليين ، أو تطلب البضائع وتقوم بإستلامها ، أو تقوم بالعمل في مشاريع ، أو مهتم بالتسويق ، فهذا كثير عليك.

هذا النوع من رواد الأعمال ذوي المهارات المتعددة لا يملكون الوقت للجلوس على مكتب لإدارة شؤونهم المالية كل يوم ، في الواقع ، غالبًا ما تكون المحاسبة أمر مؤلم لهؤلاء الذين يعملون لحسابهم الخاص ، لقد بدأوا أعمالهم التجارية الخاصة بهم لأنهم طموحون ورائعون في ما يقومون به ، وليس لأنهم أرادوا أن تغمرهم الأعمال الورقية.

هل هذا الوصف ينطبق عليك؟

الخبر السار هو أن هناك طرق سهلة لتولي جميع مهام المحاسبة الخاصة بك حتى أثناء التنقل ، واحد منهم هو برامج محاسبة اون لاين (Cloud Accounting) كبرنامج الفاتورة ، لقد كانت المحاسبة الاون لاين سبباً في تغيير قواعد اللعبة لملايين الشركات الصغيرة حول العالم ، وهي مناسبة تمامًا للمقاولين المشغولين وشركات الخدمات المنزلية الصغيرة.

إذا كنت تعمل في الخدمات المنزلية أو صاحب حرفة ، فإليك ما يمكن أن تقدمه لك المحاسبة الاون لاين:

1. وضع تقديرات سريعة وواضحة في دقائق معدودة.

السؤال الأول الذي يسأله عميلك هو ، “ما تكلفة هذا؟” لذا فإن القدرة على وضع تقدير سريع ودقيق وواضح أمر أساسي ، باستخدام المحاسبة السحابية (المحاسبة اون لاين) ، يمكنك وضع تقدير ببضع نقرات فقط ، وعندما يتحول هذا العميل المحتمل إلي عميل حقيقي ، تصبح معلوماته بالفعل موجودة في النظام ، لذلك يصبح تتبع الوقت والفواتير سريعًا وسهلاً ، بمجرد أن يبدأ مشروعك ، سيساعد هذا التقدير في إبقاء العمل تحت السيطرة.

2. قم بإصدار فاتورة من مكتبك ، موقع العمل أو من أي مكان.

آخر شيء تريد القيام به في نهاية يوم طويل وشاق هو الجلوس أمام جهاز الكمبيوتر الخاص بك لإرسال الفواتير ، وتسجيل المصروفات ، والنظر في من يدين لك بالمال ، لحسن الحظ ، معظم منصات المحاسبة السحابية يمكن الوصل لها عن طريق الهاتف المحمول ، يمكنك تنفيذ كل ما سبق وأكثر على الهاتف أو الآيباد أو أي جهاز آخر ، أثناء التنقل.

بمجرد انتهاء المشروع ، يمكنك إرسال فاتورة من سيارتك.

3. الأعمال الورقية ذات المظهر الاحترافي تدعم بناء الثقة مع عملائك.

أنا لا أقول أن هناك أي خطأ في تلك الفواتير التي أنشأتها بإستخدام Word أو Excel ، ولكن هناك طرق تترك انطباع أفضل لدى عملائك ، وفي نفس الوقت تساعد في توفير الوقت.

تقدم معظم منصات المحاسبة السحابية نماذج فواتير قابلة للتخصيص ، وميزات إعداد التقارير ، لذلك في كل مرة تتواصل فيها مع عميلك ، ستبدو كالمحترفين ، بالإضافة إلى ذلك ، بمجرد إضافة رقم سجل تجاري و بطاقة ضريبية ، وإنشاء النموذج الخاص بك ، يصبح إرسال الفواتير أمرًا سهلاً مثل إدخال المعلومات الجديدة والنقر فوق إرسال أو طباعة.

4. قل وداعًا لجداول البيانات.

تسمح لك معظم منصات المحاسبة السحابية بتخزين بيانات المصروفات رقميًا ، وحتى تنظيمها تلقائيًا حسب العميل والفئة بحيث تكون في غاية السهولة وقت تحصيل الضرائب ، في كل مرة تقوم فيها بتسجيل الدخول إلى البرنامج ، سترى ما تنفقه ومدى ربحك في لمحة ، دون عناء جداول البيانات.

5. احصل على أجر مقابل كل دقيقة تعمل فيها.

تعد مواقع العمل أماكن مزدحمة ، وباعتبارك المالك ، فمن المحتمل أن يتم إنشغالك في مليون اتجاه مختلف ، كيف يمكنك التأكد من أنك تتابع بشكل صحيح جميع عملائك؟ يمكن أن تخسر مئات -بل آلاف- من الجنيهات كل عام.

تتميز منصات المحاسبة السحابية بوظائف تتبع العملاء التي تسمح لك ببساطة ببدء إضافة بيانات العملاء ، في نهاية المشروع ، سيكون لديك سجل جاهز لتضيفه في الفاتورة.

6. أتمتة الفواتير للمنتجات والخدمات المتكررة والعملاء.

العديد من المهن أو شركات الخدمات المنزلية ، مثل عمال تنظيف المنازل ، لديهم قائمة من العملاء الذين يستخدمون خدماتهم بشكل منتظم ، يمكنك إنقاذ نفسك من الأعمال الروتينية للفواتير كل شهر عن طريق إعداد ملف تعريف في منصة المحاسبة السحابية الخاصة بك حتى يقوم البرنامج تلقائيًا بإضافة بيانات الفواتير نيابة عنك.

قد تكون المحاسبة السحابية هي الإجابة التي كنت تبحث عنها لمساعدتك في فهم كيفية قضاء وقتك وكيف تهتم بجميع المهام المحاسبية المرتبطة بإدارة الأعمال التجارية.

عندما يسألني أحد العملاء عن شكل الفاتورة الإلكترونية وعن كيفية تجنب المشاكل القانونية في فاتورته ، فإنه يسأل عادةً عن شيء واحد: كيفية التأكد من حصوله على أموال مقابل العمل الذي يقوم به.

بعد كل شيء ، لا يوجد شيء أسوأ من مطاردة أموالك ، يستهلك وقتك الثمين الذي يمكنك تكريسه لمشاريع أخرى ، علاوة على ذلك ، يمكن أن يؤدي قلقك على أموالك إلى الكثير من الليالي بلا نوم.

من المؤكد أن قراء هذه المدونة يقدّرون كيف تخلص برنامج الفاتورة من مشاكل الفواتير ، ولكن قد تتساءل عما إذا كان هناك أي شيء يمكنك إضافته في فاتورتك لجعلها أكثر إلزامًا وتضمن حصولك على أموالك في الوقت المحدد أو على الأقل تحديد موعد إستحقاق.

الإجابة البسيطة هي أنه لا يوجد بند قانوني مضمون يضمن لك الدفع: العميل الوهمي سيظل عميلاً وهميًا بغض النظر عن مدى دقة صياغة فاتورتك ، ومع ذلك ، هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لجعل شكل الفاتورة الإلكترونية “قانوني” بشكل أكبر لضمان حصولك على أموال مقابل العمل الشاق الذي تقوم به.

1. بيانات العميل الصحيحة.

ربما كنت تعمل يومياً مع شخص ما ، لكن هذا لا يعني أن هذا الشخص هو المسؤول عن القسم المالي ، اعتمادًا على حجم شركة العميل ، قد يكون لديهم قسم محاسبة ، هذا يعني أن هذا الشخص يقوم فقط بإعادة توجيه فاتورتك إلى الشخص المسئول عن الفواتير ، لذلك إذا كانت هذا الشخص في إجازة ، فقد ينتهي الأمر بفاتورتك عالقة في صندوق الوارد الخاص بهم.

من لحظة بداية العمل مع العميل ، اطلب تفاصيل بيانات من هو المسؤول عن الدفع لك ، عادةً ما يكون من الأسهل التعامل مع هذا الشخص مباشرةً وإرسال الفواتير له ، بهذه الطريقة ستعرف أن قسم المحاسبة قد استلم فاتورتك بالفعل ، وقد يكون من الأسهل متابعة الدفعات المتأخرة معهم مباشرةً.

2. رقم تعريف فريد لكل فاتورة.

قم بإنشاء نوع من نظام الترقيم لتنظيم فواتيرك ، قد يكون هذا نظام ترقيم أساسي يبدأ بـ 001 أو يمكن أن يكون حسب التاريخ (على سبيل المثال 08142017). سيساعدك هذا في الحفاظ على فواتيرك منظمة للأغراض الضريبية ، كما أن نظام ترقيم الفواتير الجيد سيجعل الأمور أسهل (وسيكون شكل الفاتورة الإلكترونية أكثر احترافية) إذا احتجت إلى المتابعة مع عميل بشأن فاتورة متأخرة ، خذها مني ، ستبدو أكثر جدية عند الإستعلام عن حالة الفاتورة 0032 بدلاً من “تلك الفاتورة التي أرسلتها من اسبوعين”.

3. مطابقة شروط الفاتورة وشروط العقد.

عندما يتعلق الأمر بفواتير العملاء ، فأنت بحاجة إلى التأكد من تطابق جميع المعلومات مع التفاصيل الموضحة في العقد ، على سبيل المثال ، إذا كان العقد ينص على أن شروطك للدفع هي الدفع بعد 30 يوم من الإستلام ، فلا يمكنك المطالبة بالدفع عند استلام فاتورتك ، وإذا كنت لا تستخدم عقدًا يتضمن شروطًا للدفع ، فسترغب في تغيير ذلك على الفور.

4. أي تفاصيل أساسية يطلبها عميلك.

في بعض الحالات ، سيكون لدى الشركات متطلبات محددة بشأن المعلومات التي يجب أن تكون موجودة في الفاتورة ، على سبيل المثال ، سيطلب بعض العملاء أن تتضمن فاتورتك رقم البطاقة الضريبية (أو رقم الضمان الاجتماعي) ، أو قد تحتاج إلى إضافة ملخص تفصيلي للخدمات التي تقوم بإعداد فواتير لها ، قد يحدد البعض الآخر أنه يجب إرسال الفواتير إلكترونيًا أو عبر البريد العادي ، سيؤدي عدم وجود المعلومات الصحيحة في فاتورتك إلى تأخير الدفع ، لذلك من الأفضل دائمًا أن تسأل مقدمًا عما إذا كان لديهم احتياجات معينة.

5. تاريخ وشروط الدفع.

يجب أن تتضمن كل فاتورة تاريخ الإصدار وتاريخ الإستحقاق أو توضح شروط الدفع ، تعود المصطلحات الدقيقة التي تستخدمها إليك أنت وعميلك ، ولكن إليك بعض الاقتراحات:

بعض الأبحاث حول شروط الدفع وتأثيرها على احتمالية الحصول على الأموال توضح أن هناك مصطلحات مما يلي هي الطريقة المثلى: “شكرًا لك – نحن نقدر عملك حقًا! يُرجى إرسال الدفعة في غضون 21 يومًا من استلام هذه الفاتورة “.

كن واضحًا ومحددًا قدر الإمكان ، لن يعرف جميع العملاء معنى مصطلح “30 يوم” ، إن قول “خلال 30 يومًا” (أو حتى كتابة تاريخ الاستحقاق المحدد) سيكون أسهل أن يفهمه الجميع.

تجنب استخدام “الدفع عند الاستلام” كلما أمكن ذلك (إلا إذا ناقشت هذا الأمر مع العميل مسبقًا) ، قد تعتقد أن هذه اللغة ستساعدك في الحصول على أموالك بشكل أسرع ، ولكن عدم تحديد موعد نهائي فعلي يمكن أن يأتي بنتائج عكسية ، قد يفسرها بعض العملاء على أنها “ادفع كلما استطعت”.

6. تفاصيل الخدمات و المنتجات في الفاتورة.

يجب أن يوضح كل سطر في الفاتورة الخدمات او المنتجات التي يتم إصدار فواتير عنها بالضبط ، إذا تم تحصيل رسوم ثابتة من العميل عن الخدمات ، فأنت بحاجة إلى تحديد ما تحصل عليه ، إذا كنت تتقاضى أجرك بالساعة ، فحدد أجر الساعة وعدد الساعات التي إستغرقتها في العمل.

من الجيد قراءة هذا الجزء من الفاتورة بسهولة ، ولكن حاول أن تكون واضحًا قدر الإمكان ، إنها فرصة جيدة لتذكير عميلك بقيمة العمل الذي قدمته.

ملاحظة أخيرة: لتجنب المشاكل القانونية ، ناقش دائمًا شروط الدفع مع العميل في البداية.

النهج الاستباقي هو دائمًا أفضل طريقة لضمان دفع فواتيرك في الوقت المحدد ، ناقش شروط الدفع الخاصة بك مع العملاء مبكراً ، لست بحاجة إلى أن تبدو محاميًا صارمًا يمكنك صياغتها في شكل سؤال بسيط مثل “يدفع لي عملائي الآخرون في غضون 21 يومًا من إكتمال المشروع ، هل هذا يناسبك؟”

هذا كافي ، إذا لاحظت أي إرتباك في رد فعلهم ، فثق بحدسك وامض قدمًا ، بالإضافة إلى ذلك ، قم دائمًا بإدراج شروط الدفع في عقدك ، سيؤدي هذا لتسهيل متابعة الدفع في حالة حدوث خطأ.