دفع الفواتير من عميل كبير من الشركات الكبيرة علامة فارقة فعندما تحصل على هذا العقد الموقع مع أول عميل كبير لك من الشركات ، قد تشعر أنك قد حققت انجاز أخيرًا ومع ذلك ، فإن العمل مع الشركات الكبرى له سلبياته ، وعلى الأخص في فواتيرك وتعاملك النقدي، لأن الشركات الكبيرة تميل إلى أن يكون لديها شروط دفع أطول ومتطلبات فواتير محددة للغاية يمكن أن تؤدي إلى صعوبات أو تأخير في الحصول على الأموال.

يمكن للشركات الكبيرة أن تستغرق وقتًا أطول في الدفع للشركات الصغيرة والمتوسطة، حتى عندما توافق على كل الشروط  فلا يزال بإمكان هذه الشركات الدفع متأخرًا،عند إصدار فاتورة لشركة كبيرة ، بتتبع فواتيرك عملية طويلة وتمر عبر العديد من المكاتب قبل إصدار الدفعة. إذا حدث خطأ ما على طول العملية ، فستتوقف ويتأخر الدفع.

فيما يلي بعض الأشياء المحددة التي يمكنك القيام بها للتأكد من عدم ضياع فاتورتك في الشركات ، حتى تتمكن من الدفع بشكل أسرع.

تأكد من إكمال جميع الأعمال الورقية اللازمة

وافق عميلك على اقتراحك وأنت على استعداد لبدء العمل، ليس بهذه السرعة. منذ البداية ، تأكد من إكمال جميع الأوراق التعاقدية والمالية التي يحتاجها عميلك. راجع كل مستند ، ثم وقع عليه وأعده إلى الجهة الصحيحة، إذا كانوا يدفعون لك عن طريق الإيداع المباشر ، فاطلب هذا النموذج مقدمًا ولا تنتظر حتى يحين موعد الفاتورة. إذا لم تكن متأكدًا من الأوراق المطلوبة ، فاطلب من الجهة المختصة مباشرة في بداية المشروع.

بمجرد اكتمال أوراقك ، من المرجح أن يمنحك العميل رقم أمر الشراء تأكد من حصولك على ذلك أيضًا. إذا كان عميلك يستخدم أوامر الشراء ، فربما لا يمكنك إصدار فاتورة بدونها.

اكتشف الي من سترسل الفواتير

هل يجب عليك إرسال الفاتورة إلى الحسابات أو أي شخص آخر؟ فإذا لم تصل فاتورتك في البريد الوارد الصحيح ، فأنت بذلك تؤخر الدفع بالفعل.

و اكتشف بمجرد توقيعك على العقد ، ثم احتفظ بسجل لمعلومات الاتصال الخاصة بهذا الشخص. ستحتاج إليها إذا كنت بحاجة إلى مطاردة الدفع لاحقًا أيضًا. علاوة على ذلك ، نظرًا لأن الشركات الكبيرة غالبًا ما تدير العديد من وحدات الأعمال ، فتأكد من معرفة الكيان الذي تقوم بإعداد الفواتير له – فقد لا يكون في نفس المدينة التي يوجد بها الشخص الذي تتواصل معه المعتاد!

اتبع متطلبات دفع الفواتير الخاصة بهم

قد تعتقد أن فاتورتك القياسية جيدة بما يكفي لكل عميل ، ولكنها قد لا تكون كذلك. قد يطلب كل عميل رؤية معلومات مختلفة في فاتورتك ، ومن المعروف أن الشركات الكبرى صارمة بشأن هذا الأمر فلو لم تظهر المعلومات الصحيحة في فاتورتك ، فقد تجد فاتورتك مرفوضة وتحتاج إلى إعادة تقديمها ، مما يؤدي إلى مزيد من تأخير الدفع. أفضل طريقة لمعرفة ما يجب أن يظهر على تلك الفاتورة؟ اسأل مباشرة

بصرف النظر عن عنوان إرسال الفواتير والشروط المتفق عليها ، فإن الأشياء المتوقعة هي:

• رقم أمر الشراء – تأكد من عرضه بشكل بارز
• اسم المشروع ورمز المشروع
• فئة العمل (غالبًا ما يظهر هذا في العقود المتعلقة بالحكومة)
• ساعات العمل
• المعدل بالساعة
• وصف العمل الذي أنجزته
• معدل الضريبة

حافظ على بساطة فواتيرك

فرق الحسابات هم أشخاص مشغولون يتعاملون مع مئات المستندات يوميًا. تأكد من تقديم فاتورتك بطريقة تسهل عليهم معالجتها. قلل من التصميمات الملونة و التزم بشيء بسيط وبهذه الطريقة يمكن طباعته ومسحه ضوئيًا وقراءته بسهولة.

اعرف كيف يفضلون دفع الفواتير

تستخدم العديد من الشركات الكبيرة تطبيقات الإيداع المباشر أو الدفع ، اكتشف ما يستخدمه عميلك وتأكد من أنك مستعد لتلقي هذه المدفوعات. سيؤدي ذلك إلى تقليل أي مشكلات تأخير في الدفع بسبب الصعوبات الفنية.

لديك خطة احتياطية

نظرًا لأن الشركات الكبيرة تشتهر بالدفع المتأخر ، فلدينا خطة للتخفيف من أي مشكلات متعلقة بالتعامل النقدي قد تنشأ بسبب تأخر السداد أو بطء السداد،على سبيل المثال ، قد ترغب في تكوين بعض الاحتياطيات النقدية أو التقدم بطلب للحصول على حد ائتمان خلال أوقات الاستقرار المالي النسبي. بهذه الطريقة ، ستعرف أن لديك حق الوصول إلى رأس مال إضافي بسرعة ، إذا وجدت نفسك تنتظر دفعة كبيرة بشكل غير عادي من عميل الشركة الجديد الخاص بك.

أنا متحمس لأنني سأقوم معرفة النفقات لو كنت مثل معظم أصحاب الأعمال ، فلن تستيقظ في الصباح وتقول ذلك

أعتقد أنك تقول : “كم من الوقت والتوتر كان بإمكاني توفيره لو أنني كنت أكثر اجتهادًا في الأشهر السابقة فقط؟”

وهذا هو الاساس لان تتبع النفقات يعد مفيدًا على الرغم من كون المهمة عادية و لكن توفير الوقت بدلاً من الضغط في التحضير للضرائب هو أمر متعب والان سنلقي نظرة على العديد من الفوائد لتتبع نفقاتك.

1. ستصبح مدركًا ماليًا وستحسن من معرفة النفقات

يُشار عادةً إلى نقص السيولة كأحد الأسباب الرئيسية لفشل الشركات، مقال ، بعد مقال ، بعد مقال يسلط الضوء على هذا.

لو كان التدفق النقدي كبيرًا جدًا ، فأنت بالتأكيد بحاجة إلى بذل كل ما في وسعك لإدارته بشكل أفضل ، حتى لا تقع في فخ امتلاك القليل جدًا؟ ، إحدى الطرق التي يمكنك القيام بذلك هي من خلال إدارة النفقات اليومية حتى لا تصل إلى نهاية الشهر وتجد أن النفقات هي الدخل ومن خلال تتبع نفقات العمل يوميًا ، يمكنك أيضًا التحكم في التكاليف ، ومعرفة ما تنفق أموالك عليه ومقدار الإنفاق و تصبح هذه الأرقام اليومية مؤشراً لمعرفة ما إذا كنت قد تجاوزت ميزانيتك الشهرية أم لا. تساعدك العملية برمتها على أن تصبح أكثر وعياً من الناحية المالية، ومع هذه المعرفة ، يمكنك إصلاح عادات الإنفاق السيئة وصنع عادات أفضل

لن تقوم فقط بتوفير المال حين تتبع نفقاتك والذي له تأثير إيجابي على صافي أرباحك – ولكن ستوفر أيضًا الأموال النقدية التي يمكنك استثمارها في مجالات عمل مهمة أخرى ، مثل قسم التسويق، في النهاية ، تقوم بتحسين إدارة أموالك.

2. أنت مستعد بشكل أفضل لموسم الضرائب وقد تسترد أموالك

موسم الضرائب هو وقت مخيف من العام لأولئك الذين ليسوا مستعدين لان البحث عن تلك الفواتير والإيصالات على أجهزة الكمبيوتر المحمولة وصناديق الأحذية أمر شائع لكن لا يجب أن تكون هذه هي تجربتك، فمن خلال الاحتفاظ بسجلات دقيقة ، سيكون لديك كل شيء جاهزًا في الوقت المناسب للضريبة، لا تهرب ولا توتر ولا تقلق بشأن ما إذا كنت تخسر المال فكما ترى ، فإن العديد من النفقات معفاة من الضرائب مما يعني أنه يمكنك استرداد المال و تشمل هذه النفقات:

• غداء واجتماعات العمل
• تكاليف الهاتف الخلوي والبيانات
• نفقات السفر ، مثل الوقود لحضور اجتماع العميل
• اللوازم المكتبية مثل الاقلام والورق
• نفقات الإيجار

ولكن لا يمكنك استرداد الأموال إلا إذا قمت بتعقب هذه النفقات التجارية وتصنيفها والإفصاح عنها، وعدم الاحتفاظ بسجلات دقيقة يعني أنك تترك أموالاً مكتسبة بصعوبة على الطاولة وفي يد رجل الضرائب.

3. أن تبقي موظفيك راضيين

إذا كنت تدير فريقًا من الموظفين ، فمن المحتمل أن يرسلوا لك إيصالات بنفقات السفر والوجبات والنفقات الأخرى من جيبك.ومن خلال مراقبة نفقاتك ، يمكنك تعويض الموظفين على الفور وتحافظ عمليات السداد الفورية على سعادة فريقك لأنه لا يتعين عليهم ملاحقتك لتذكيرك بتقارير النفقات التي قدموها منذ أكثر من شهر.

4. يمكنك تحديد مدى ربحية عملك بسرعة من خلال معرفة النفقات

ربما تعرف كيفية حساب ربحيتك: الإيرادات مطروحًا منها النفقات ومن المحتمل أيضًا أن تفهم مدى أهمية ذلك بالنسبة لعملك، حيث يخبرك ما إذا كنت تجني الأموال ، ويساعدك على جذب المستثمرين ويساعد في الحصول على التمويل وبالنظر إلى أهمية أن تكون مربحًا ، قد تعتقد أن معظم أصحاب الأعمال سيظلون على رأس ذلك ولكن بعد كل شيء ، من منا لا يريد أن يعرف مدى ربحه في لمحة ؟

ومع ذلك ، فإن الحقيقة هي أن العديد من أصحاب الأعمال يكافحون لحساب الربحية لأنهم لا يحتفظون بسجلات دقيقة لدخلهم ونفقاتهم ولحسن الحظ ، من خلال تتبع النفقات ، غالبًا ، بالإضافة إلى دخلك ، يمكنك تحديد ربحيتك بسرعة دون البحث في السجلات.

وسيمنعك التتبع اليومي أيضًا من إجراء تخمينات حول الربح ففي الواقع ، بيرتكب العديد من الشركات هذا الخطأ – فهم يرون المبيعات قادمة ، ولكن نظرًا لأنهم لا يتتبعون نفقاتهم ، فإنهم يفترضون خطأً أن أعمالهم أكثر ربحية مما هي عليه في الواقع.

أفكار أخيرة

تتبع نفقات العمل أمر بالغ الأهمية. يسمح لك بما يلي:

• أكثر وعيًا بكيفية إنفاقك
• تحسين إدارة أموالك
• يؤهلك لموسم الضرائب
• يساعدك على استعادة المال
• يجعل موظفيك أكثر سعادة
• يلعب دورًا حاسمًا في حساب ربحيتك

بالطبع ، لتحقيق هذه الفوائد ، تحتاج إلى الاستثمار في الأدوات التي ستساعدك على تتبع نفقاتك أثناء التنقل، لن تساعد هذه الأدوات فقط في تقليل الأعمال الروتينية لتكاليف التتبع ، ولكنها ستضمن أيضًا تحديث سجلاتك في جميع الأوقات مما يمنحك تحكمًا أكبر في تكاليفك.

   خمن ما هى Revamp  إحدى هذه الأدوات. برنامج محاسبة الأعمال الصغيرة يجعل تتبع النفقات أمرًا سهلاً. قم بتوصيل حسابك المصرفي لتجنب الإدخال اليدوي ، والتقط صورة لإيصال يمكنك تحميله على السحابة وتحديد مدى ربحك من خلال تقارير الربحية المباشرة.

من أجل خدمة العملاء يعمل الجميع في شهرهم الأول في العمل لمعرفة المنتج والعملاء ، من الداخل والخارج وبتتمثل مهمتهم في أبعد من دة لكل عملائنا ، ويجب أن يكون متعاطفًا ، ويقوم بقيم الدعم الثمانية الخاصة بنا في كل مكالمة”.

بالمناسبة ، هذه القيم الثمانية هي:

• العملاء أولاً ، دائمًا
• كن بشرياً وليس روبوت
• الحماس واللباقة في الحديث
• اختيار الكلمات بعناية
• تحلي بإيجابية جذرية
• كن الطالب والمعلم
• دعم الفريق
• ارفع من المرح!

ما الذي تبحث عنه أثناء البحث عن أفضل حل محاسبي سحابي لعملك، هنا الخمسة الاوائل.

1. هل يردون على الهاتف بسرعة ويقدمون أكثر من مجرد استجابة قياسية؟

لقد تلقينا جميعًا تلك المكالمات إلى مراكز دعم العملاء وبعد عدد قليل من الرنات ، يمكنك الاتصال بعدة جولات من الخيارات المسجلة قبل أن يتم وضعها في الانتظار لمدة 15 دقيقة “للوكيل المتاح التالي”.

ولما يأتي الوكيل المذكور أخيرًا على الخط ، تسأل سؤالك ، وتعيده إليك ، ثم تستمع إليه يكتب لمدة دقيقة أو دقيقتين قبل تحديد الإجابة ، والتي قرأها لك بدون أي تأثير، بالكاد يعالج الرد مخاوفك ولكن بعض أسئلة المتابعة تؤكد أن هذا الشخص لن يكون قادرًا على تقديم أي شيء أكثر من إجابة جاهزة، فبتقول “حسنًا … شكرًا” ويسألون لو كان هناك أي شيء آخر يمكنهم مساعدتك فيه ، مما يجبرك على الرفض ، كما لو كانوا قد ساعدوك في أي شيء في المقام الأول.

دة ليس نوع السيناريو الذي تريد التعامل معه عندما تواجه سؤالاً متعلقًا بالمحاسبة، أنت بحاجة إلى إجابات كاملة بسرعة حتى تتمكن من إرسال تلك الفاتورة على الفور ، أو تشغيل تقرير مالي ، أو إدخال المعلومات الحيوية في حسابك، تفتخر العديد من برامج المحاسبة السحابية بواجهاتها البديهية ، ولكن ماذا يحدث إذا واجهت مشكلة وتحتاج إلى إنسان لمساعدتك؟ قد تفكر في منح أرقام هواتف دعم العملاء تجربة تشغيل بسؤال بسيط ابحث عن:

• كم من الوقت كان عليك الانتظار؟
• هل قدم الممثل ردًا طبيعيًا ومفيدًا – أم أنه من نص؟
• هل يمكنهم الإجابة على أسئلة إضافية؟
• هل ساعات دعم العملاء تتناسب مع ساعات عملك؟

2. هل يقدمون دعمًا مخصصًا لعملك وصناعتك؟

تم تصميم العديد من حلول المحاسبة السحابية لمجموعة من الشركات الصغيرة. على سبيل المثال ، تقدم  Revamp خدماتها للمبدعين مثل الكتاب ومصممي الجرافيك والمحامين وشركات أو وكالات العلاقات العامة الصغيرة ومستشاري تكنولوجيا المعلومات والتجار / المقاولين. على الرغم من أن البرنامج هو نفسه ، إلا أن طريقة استخدام العملاء له مختلفة قليلاً ، لانه من الأهمية أن يقوم ممثلو دعم العملاء بتخصيص خدماتهم للعميل على الخط.

عند البحث عن حلول المحاسبة السحابية ، تأكد من تمثيل نوع عملك الصغير أو صناعتك كعميل نموذجي. إذا كنت تريد حقًا التحقق من التزامهم بخدمة العملاء ، فاتصل بهم واطلب منهم مساعدتك في معرفة أفضل طريقة لإعداد حسابك أو إرسال فاتورة أو إعداد تقدير أو أداء وظيفة أخرى للبرنامج. إذا لم يسألك عن نوع العمل الذي تديره ، فمن المحتمل ألا تحصل على خدمة مخصصة.

3. هل تشعر أن أخصائي الدعم الخاص بك سيبقى على الخط طالما كنت في حاجة إليه؟

عندما تواجه أزمة متعلقة بالمحاسبة ، فإن آخر شيء تحتاجه هو أن تشعر بالاندفاع ، فالعديد من مراكز الاتصال المزدحمة لديها حصص في وقت معالجة المكالمات لضمان الرد على الحد الأقصى من المكالمات، في حين أن هذا أمر مثير للإعجاب إذا شعر وكيل دعم العملاء بالضغط لإجراء المزيد من المكالمات ، فقد تتأثر جودة خدمتهم.

دي حاجه تتجنبها Revamp “ليس هناك حاجة لخدمة العملاء أن يخرج من المكالمة بسرعة، في الواقع ، غالبًا ما نأخذ الوقت الكافي لإلقاء نظرة على حسابات العملاء أثناء إجراء مكالمة وتحديد الطرق التي يمكنهم من خلالها استخدامها بكفاءة أكبر 

4. هل تحصل على نفس نوع الخدمة التي تحصل عليها الشركات عالية القيمة؟

عندما يتعلق الأمر بتلقي خدمة مقابل منتج تدفع مقابله ، فأنت تريد أن تعتقد أنك لا تقل أهمية عن أي عميل آخر، ستضمن أنك تحصل على خدمة عملاء متميزة وربما يحتاج العملاء ذوو الحجم الكبير في بعض الأحيان إلى دعم إضافي ، ولكن يجب أن تكون الخدمات الأساسية متسقة في جميع المجالات.

5. هل هناك خيار جيد للخدمة الذاتية متاح؟

ماذا يحدث عندما يكون لديك سؤال في منتصف الليل – أو قبل ساعات العمل؟ سيكون لحل المحاسبة السحابية عالي الجودة قسم أسئلة وأجوبة قوي عبر الإنترنت يسعى جاهدًا للإجابة على جميع الأسئلة حتى يتمكن العملاء من خدمة أنفسهم.

نحن نقوم بالتحديث المستمر و الجديد لكل شيئ تم إضافته مؤخرًا ، وأي شيء آخر نعتقد أنه سيؤدي إلى تحسين الخدمة الذاتية”.

إنها لفكرة جيدة أن تتصفح موقع الويب الخاص بالمنتج. تعرف على نوع الموارد المتاحة لمساعدتك في توفير الوقت وحل المشكلات بنفسك، بشكل عام ، تسعى معظم برامج المحاسبة السحابية جاهدة لتصميم نظام سهل الاستخدام. لكن دعم العملاء ميزة مهمة للمساعدة في حل المشاكل و يمكن أن يعلمك حتى كيفية استخدام البرنامج على النحو الأمثل لعملك، فهناك فرق كبير بين عدم وجود دعم والدعم المتوسط ​​والدعم الكبير