امان البيانات مهم فمن المحتمل أنك تستخدم السحابة بالفعل لتخزين البيانات والبرامج والوصول إليها عبر الإنترنت بدلاً من محرك الأقراص الثابتة بجهاز الكمبيوتر الخاص بك، فكر في DropBox و Amazon Web Services و Box.

في الواقع ، الحوسبة السحابية ليست هي التكنولوجيا الجديدة، لقد كانت موجودة منذ الخمسينيات من القرن الماضي ، ولكنها اكتسبت مكانة بارزة فقط بين الجماهير بعد دخول Microsoft و Google السوق في عام 2008.

انتشرت التكنولوجيا الآن، إنها ظاهرة عالمية. يوجد المزيد من موفري الخدمات السحابية ومستخدمي هذه الأنظمة الأساسية أكثر من أي وقت مضى. ضع في اعتبارك هذه الإحصائيات الواضحة:

• وفقًا لتقرير منتدى الصناعة السحابية ، ارتفعت معدلات التبني في المملكة المتحدة من 48٪ في عام 2010 إلى 84٪ في عام 2015.
• على الصعيد العالمي ، من المتوقع أن ينمو السوق بنسبة 18٪ هذا العام .

لا ينبغي أن يفاجئك النمو الهائل، تقدم السحابة العديد من المزايا:

• زيادة الرشاقة
• تحسين سرعة الوصول إلى السوق
• انخفاض تكاليف البنية التحتية والتشغيل
• تحسين الأمن

في الواقع الأمن هو أحد أهم الفوائد ؛ 99٪ من الشركات في المملكة المتحدة ، التي استخدمت السحابة ، لم تتعرض أبدًا لخرق أمني.

بينما لا يزال الأمان يمثل الفائدة القصوى ، يعتقد الكثيرون خطأً أن بياناتهم ليست آمنة.

في هذا المقال ، سنوضح لك مدى أمانها بالفعل ، وسنسلط الضوء على فوائد استخدام السحابة.

انتهاء اسطورة امان البيانات

في الواقع ، تعد الانتهاكات الأمنية للبيانات المخزنة على السحابة أمرًا نادرًا. وفي السنوات القليلة الماضية ، لم تكن غالبية اختراق البيانات مرتبطة بالسحابة، بدلاً من ذلك ، كانت اختراقات داخلية للبيانات.

ومع ذلك ، تشير 73٪ من الشركات العالمية إلى أن أمن البيانات هو السبب الأكبر لعدم الانتقال إلى السحابة.

لماذا هذا؟  ما هي القضية الحقيقية ؟

يمنحك Revamp المحمول حرية إصدار فاتورة في أي مكان

تريد معظم الشركات التحكم المطلق في بياناتها ، وتتخلى عن السيطرة عند استخدام الخدمات السحابية. يفضلون الاحتفاظ بالبيانات داخل الشركة حتى لو كانت أقل أمانًا.

هذه الأسطورة تم كشفها. ولكن ، ما الذي يجعل السحابة آمنة جدًا؟، الأمان الذي يقدمه مقدمو الخدمات السحابية الرئيسيون

قبل الخوض في إجراءات الأمان النموذجية لأفضل الحلول السحابية ، أود التأكيد على أن موفري السحابة ليسوا جميعًا متشابهين. من المهم أن تسأل عن سياسات الأمان الخاصة بهم :

• هل يجرون عمليات تدقيق أمنية روتينية؟
• هل يتبعون التشريعات الحكومية؟
• هل لديهم جدار حماية ، واكتشاف مضاد للفيروسات ، ومصادقة مستخدم متعددة العوامل ، وتشفير بيانات؟

يقدم معظم موفري السحابة التشفير — الطريقة الأكثر فعالية لتأمين بياناتك عبر الإنترنت. يتضمن التشفير تحويل البيانات إلى رمز لمنع الوصول غير المرغوب فيه.

توفر الشركات الأخرى أيضًا طرقًا لتأمين المحتوى عند مشاركته. على سبيل المثال ، باستخدام Box ، لا ترسل ملفًا بالفعل ، ولكنك تقوم بإرسال معاينة للملف لا يمكنك تنزيلها.

بالإضافة إلى الأمن الداخلي ، تمنحك الشركات أيضًا القدرة على التحكم في البيانات.

أنها توفر لك خيار التعامل مع مفاتيح التشفير للوصول إلى البيانات. ويشجعك DropBox على استخدام المصادقة الثنائية (بدلاً من كلمة المرور ، تستخدم رمزًا لمرة واحدة).

إذا كنت لا تزال مترددًا في استخدام السحابة ، فإن النماذج الهجينة متاحة. يمكنهم تخزين البيانات الحساسة في سحابة خاصة وبيانات أخرى في سحابة عامة.

يخزن حل الاستضافة العامة بياناتك في مركز البيانات الخاص بهم ، وهم مسؤولون عن الإدارة والصيانة . مع السحابة الخاصة ، لديك سيطرة كاملة على تلك البيانات.

يعد الأمان بالتأكيد أحد الفوائد الرئيسية للترحيل إلى السحابة. لكن هل هناك غيرها؟

لماذا يجب أن تذهب إلى السحابة

دعنا نستكشف ست مزايا أخرى مقنعة:

1. تكاليف البنية التحتية والصيانة الخاصة بك أقل لأنك تحتاج إلى عدد أقل من الخوادم في الموقع
2. هناك صعوبة أقل بالنسبة لأقسام تكنولوجيا المعلومات والمشتريات في الاضطرار إلى الحصول على الأجهزة والبرامج
3. تصبح شركتك أكثر مرونة ؛ تم تصميم معظم الأنظمة الأساسية السحابية للجوال مما يعني أنها مصممة من أجل المرونة
4. أنت قادر على المنافسة بشكل أفضل ، محليًا وعالميًا ؛ يمكنك إنتاج منتجات بشكل أسرع وتحسين سرعة الوصول إلى السوق
5. لست ملزمًا بمكتب ويمكنك الوصول إلى المعلومات في أي مكان يوجد به اتصال بالإنترنت. هذا يؤدي إلى اتخاذ قرارات أسرع.
6. مشاركة الملفات في غاية السهولة. يمكن للموظفين الوصول إلى الملفات عبر الإنترنت دون تثبيت البرامج على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم.

دعنا نشارك مثالاً لنوضح لك مدى واقعية هذه الفوائد:

في مقطع فيديو على YouTube ، ذكر روب ألكساندر ، كبير مسؤولي المعلومات في Capital One ، كيف ساعدت Amazon Web Services  في تقليل عدد مراكز البيانات من 8 إلى 5 في عام 2016.

تستفيد الشركة الآن من السرعة الأفضل في السوق والتوسع المحسن لاستيعاب الطلب المتزايد. والأهم من ذلك ، أن الشركة تعمل بأمان أكثر مما كانت تعمل مع مراكز البيانات الخاصة بها.

الخاتمة

وفر 11 ساعة في الأسبوع

بياناتك آمنة في السحابة. تنبع الأسطورة حول أمن البيانات غير الكافي من عدم رغبة الشركات في التخلي عن السيطرة. إنهم يشعرون أن ما لا يمكنهم السيطرة عليه ليس آمنًا. وهذا أمر مفهوم. فهمت.

ولكن الحقيقة هي أن أفضل الحلول المستندة إلى السحابة – مثل DropBox – آمنة. تعد الخروقات الأمنية نادرة جدًا.

إذا كنت تستخدم السحابة ، فلن تكون بياناتك أكثر أمانًا فحسب ، ولكنك ستدرك مجموعة من المزايا الأخرى. مزايا مثل انخفاض تكاليف البنية التحتية والصيانة ، وتقليل المتاعب لقسم تكنولوجيا المعلومات لديك ، وتحسين المرونة ، والقدرة على المنافسة بشكل أفضل على الصعيدين العالمي والمحلي ، وإمكانيات مشاركة الملفات ، واتخاذ القرارات بشكل أسرع.

هل أنت مستعد للترحيل إلى السحابة؟

من المحتمل أنك انتظرت قبل ارسال الفواتير إلى العميل سواء كنت مصممًا أو مؤلف إعلانات أو أي صاحب عمل صغير آخر قائم على الخدمة، لكن هل هذا هو الشيء الصحيح الذي يجب فعله حقًا؟ أليس هناك أوقات أفضل لإرسال فواتيرك مثل قبل أن تبدأ العمل؟ وماذا عن إرسال الفواتير في أيام محددة من الأسبوع؟

الجواب البسيط على هذه الأسئلة هو أنه يعتمد. يعتمد ذلك على مجموعة من العوامل. دعنا نستكشف هذه العوامل المختلفة من اجل ارسال الفواتير لمساعدتك في تحديد الوقت الذي يجب أن ترسل فيه فواتيرك بالضبط.

1. هل يجب تقديم الفواتير قبل بدء العمل؟

أحيانًا أقدم فاتورة قبل أن أقوم بالعمل لأنني أريد إيداعًا مقدمًا ، تقدم العديد من المزايا:

• زيادة الحماية

أنا متأكد من أنك ستوافق ، لا يوجد شيء أسوأ من إكمال المشروع ، فقط لانتظار السداد. تساعدك الودائع على التخلص من العملاء الذين لا يدفعون وتزيد من احتمالات الحصول على السداد الكامل.

ما هو الأرجح؟ شخص ما دفع لك بالكامل بعد أن دفع لك وديعة أو شخص ما دفع لك بالكامل بعد أن تجاهل وديعتك؟

• مشاركة أفضل للعملاء

عندما أعمل مع العملاء ، غالبًا ما أعتمد على مدخلاتهم وتعليقاتهم وتوجيهاتهم. إذا كان لدي سؤال معقول ، فأنا أريد أن أتمكن من التواصل معهم والحصول على رد. هذا يضمن نجاح مشاريع الكتابة الخاصة بي.

تزداد احتمالية الحصول على هذه المساعدة من العملاء إذا كانوا قد استثمروا بالفعل أموالاً في المشروع من خلال إيداع. لماذا؟ لأنهم يريدون الحصول على قيمة مقابل أموالهم.

• تحسين التدفق النقدي

هل نفدت الأموال النقدية خلال المشروع؟ هل اضطررت في أي وقت إلى العثور على أموال إضافية لأنه يتعين عليك  التعاقد ؟ توفر لك الودائع التدفق النقدي المطلوب وتمنع بعض مشاكل للعثور على بعض التدفق النقدي.

بالرغم من أن إرسال فاتورة تطلب إيداعًا مقدمًا قبل بدء العمل يعد أمرًا مناسبًا ، إلا أنه ليس دائمًا الحل الأفضل. على سبيل المثال ، إذا كنت قد أنشأت علاقة صحية مع عميل يدفع لك في الوقت المحدد ، فيمكنك حينها التوصل إلى اتفاق وإرسال الفواتير شهريًا أو أسبوعيًا أو حتى عند إرسال العمل. بالحديث عن هذا الموضوع…

2. هل يجب عليك ارسال الفواتير أثناء إكمال العمل؟

يضمن إرسال الفواتير عند إرسال العمل أنه جديد في أذهان عملائك وأنهم أقل عرضة للتخلص منه تحت ضغط العمل.كما أنه يؤكد أن هناك دائمًا رسومًا مرتبطة بعملك (لا أعمل مجانًا ما لم تكن هناك ظروف فريدة).

وأخيرًا ، من حقك الحصول على أموال مقابل تقديم خدمة ، أليس كذلك؟

ومع ذلك ، فإن أحد الجوانب السلبية لهذا النهج هو أنك تقوم بإعداد الفواتير قبل أن يوافق العميل على اكتمال العمل. إذا عاد العميل بالعديد من الإضافات ، فسيشعر بأنك أصدرت فاتورة لوظيفة غير مكتملة وسيصاب بالإحباط.

3. هل يجب أن تنتظر ارسال الفواتير؟

لو انتظرت لإرسال فواتيرك ، فمن المحتمل أن تشعر أن هذا هو الشيء الصحيح الذي يجب عليك فعله. إنه مهذب ولا يجعلك تبدو مثل جائع للمال، قد يكون هذا هو شعورك حقًا بهذه الطريقة ، أو قد تكون قد خسرت من قبل عميل في الماضي والآن أنت خائف من التعامل مع محادثة مالية محرجة محتملة في المستقبل.

إذا كنت خائفًا ، فقد حان الوقت للبدء في معالجة هذا الخوف من خلال الاستثمار في الأدوات التي تجعل المال أكثر قابلية للإدارة .

بالطبع ، في بعض الأحيان الانتظار هو الخيار الصحيح لأن هذه هي الاتفاقية التي لديك مع العميل. فكر في العملاء المشتركين.

قد تقرر أيضًا الانتظار لأنك تدير الفواتير بشكل روتيني. على سبيل المثال ، ربما تقوم بإصدار فاتورة في آخر شهر من كل شهر – تمنح العملاء 30 يومًا للدفع – بحيث يمكنك التحكم في “شيك راتب” ثابت.

في أي يوم من أيام الأسبوع يجب أن ترسل فاتورة؟

هناك الكثير من الأبحاث في أفضل يوم في الأسبوع لإرسال الفواتير

فالشركات التي تعمل بنظام الفواتير الأسبوعية أو نصف الشهرية – التي ترسل الفواتير في عطلات نهاية الأسبوع – تحصل على مدفوعات أسرع بعشرة أيام مقارنةً بالوقت الذي أرسلوا فيه الفواتير أيام الثلاثاء والخميس والجمعة.

فمن الواضح أن هناك آراء مختلفة حول وقت إصدار الفاتورة. هذا يطرح الأسئلة: إذا كان لكل شخص أيام مختلفة ، فمن على حق؟ الجواب: كلهم ​​كذلك، لكن كيف يمكن أن يكونوا جميعًا على حق؟

كما ترى ، سيعتمد أفضل يوم للفاتورة على عملك ، والصناعة ، والعملاء وسير العمل. على سبيل المثال ، سيكون لعملائك دورات فوترة فريدة ؛ يدفعون الفواتير في يوم معين من أيام الأسبوع. استهدف تلك الأيام ، ومن المحتمل أن تحصل على أموال بشكل أسرع . انتظر ، بضعة أيام ، ومن المحتمل أن تحصل على أموال في جولة الدفع التالية.

لدى الشركات أيضًا سياسات دفع مختلفة. بعض الشركات الكبيرة ، على سبيل المثال ، وضعت سياسات وإجراءات ؛ هذه فقط طريقة عملهم. لقد صادفت مؤخرًا شركة مثل هذه تدفع عن طريق شيك ، بعد 30 يومًا من استلام الفاتورة.

الآن ، إذا كنت غير قادر على تغيير هذه الشروط ولكنك اخترت العمل معهم ، على الأقل يمكنك التخطيط لذلك لأنك على علم بذلك.

الحد الأدنى

الفواتير هو الجزء الأخير ، ويمكن القول أنه أهم جزء في الحصول على الأموال. سواء كنت تفعل ذلك كهواية أو عمل ، يجب أن يظل توقيت الفاتورة في قمة اهتماماتك ، هذا لا يعني أن هذا هو الشيء الصحيح الذي يجب فعله دائمًا.

في الواقع ، لا توجد استراتيجية ذات مقاس واحد يناسب الجميع ، وعندما تقوم بالفاتورة ستعتمد كليًا عليك وتأتي من فهم عملك وكل موقف، قد يطلب العملاء الجدد إصدار فواتير قبل بدء العمل وقد يكون العملاء المخلصون ، قد تقرر حتى إصدار الفاتورة عند إكمال العمل لتأكيد عدم توفر أي شيء مجانًا.

وأما أفضل يوم في الأسبوع للفاتورة؟ حسنًا ، جرب وانظر ما يناسبك.

الان ، متى سترسل فواتيرك ؟

حان وقت الضريبة؟ قد يكون ذلك لأن تتبع النفقات بالطريقة الخاطئة فليس هناك من ينكر أن تتبع النفقات يوفر العديد من الفوائد:

• تصبح أكثر وعيًا بكيفية إنفاق أموالك وتحسين إدارة أموالك
• أنت على استعداد للوقت الضريبي وقد تحصل على المال
• يساعدك على جمع كل النفقات القابلة للفوترة ويضمن أنك لن تخسر المال
• أنت تعرف بالضبط أين يقف عملك ولديك تعامل أفضل مع التدفق النقدي الخاص بك

ومع ذلك ، لا يدرك العديد من أصحاب الأعمال هذه الفوائد لأنهم يستخدمون طرقًا مستهلكة للوقت وفوضوية وتؤدي إلى خسارة الأموال عند تقديم الإقرار الضريبي، أعلم أنه عندما بدأت عملي الصغير ، كنت أستخدم إحدى هذه الطرق. كنت أتتبع النفقات في جداول البيانات لأنني حقًا لم أكن أعرف أي شيء أفضل. الشيء المضحك هو أنني اعتقدت أنني كنت أفعل ذلك بشكل صحيح. الحقيقة أنني لم أكن كذلك وسرعان ما اكتشفت أن هناك طريقة أفضل.

في هذه المقالة ، نستكشف هذه الطريقة الأفضل. سيضمن لك البقاء على اطلاع دائم ، ومنظم ، وعدم خسارة الأموال في الوقت الضريبي. لكن أولاً ، دعونا نلقي نظرة على عدد أصحاب الأعمال الذين يتتبعون النفقات والمشكلات التي يمكن أن تسببها.

كم عدد أصحاب الأعمال الذين يتتبعون المصروفات

إذا كنت مثل معظم أصحاب الأعمال ، فأنت تنسي الفواتير ولا تقوم بإنشائها وربما تقوم بتسليمها للمحاسب الخاص بك كل عام وجدول بيانات حيث تقوم بإدخال الإيصالات يدويًا، يمكن أن يؤدي الاحتفاظ بها في عقلك دون انشائها إلى الفوضى وفقدان الإيصالات ويخلق كابوسًا مطلقًا عند تقديم الإقرارات الضريبية

بالطبع ، يعد إنشاء جداول البيانات وإدخال جميع نفقاتك يدويًا أفضل قليلاً. لكن مرة أخرى – كما اكتشفت ، هناك مشاكل ؛ يستغرق إدخال البيانات وقتًا ، وهذا هو الوقت الذي يمكن أن تقضيه في مجالات عمل مهمة أخرى، ثم ، بالطبع ، هناك مسألة مدى صعوبة المهمة. إنه أمر ممل ، في الواقع ، لدرجة أنك تماطل وتخبر نفسك ، “سأتحمل هذه النفقات غدًا.”

لكنك لا تفعل. الأيام تتحول إلى أسابيع. تتحول الأسابيع إلى أشهر ، وقبل أن تعرف ذلك ، حان موعد تقديم إقرارك الضريبي ، ولم تفعل شيئًا. تبدو مألوفة؟، كلنا كنا هناك؛ أنا أعلم أن لدي. الخبر السار هو أن هناك حلًا بسيطًا لإصلاح هذه المشكلات: المحاسبة السحابية .

الطريقة الجديدة لأجل تتبع النفقات : المحاسبة السحابية

1. تتبع المصاريف بدون الجهد اليدوي

تتيح لك معظم منصات المحاسبة السحابية ربط حسابك المصرفي أو بطاقة الائتمان الخاصة بك حتى يتم تحديث نفقاتك تلقائيًا (لا مزيد من الإدخال اليدوي!). عادة ما تحدث هذه التحديثات على أساس يومي ، ويمكنك ان تفتخر بمعرفة أنك على اطلاع دائم.

2. تتبع أثناء التنقل

توفر بعض برامج المحاسبية الحسابية أيضًا تطبيقًا للهاتف المحمول يتيح لك تتبع النفقات أثناء السير على الطريق . هل كان لديك اجتماع عمل؟ التقط صورة بسرعة وسجلها واستمتع براحة البال مع العلم أن البرنامج سيصنفها وينظمها من أجلك.

3. سجلات ضريبية أفضل

من خلال تخزين الإيصالات في السحابة ، يكون لديك أيضًا سجل ضريبي أكثر أمانًا من الاحتفاظ بجدول بيانات. لكن لماذا؟ حسنًا ، إذا تم تدقيقك وتتبع النفقات في جدول بيانات ، فسيتعين عليك إنتاج النسخة الأصلية ، والتي قد تكون مؤهلة. ناهيك عن أنك ربما تكون قد فقدتها.

لكن الأمر لا يتعلق فقط بالحصول على سجل ضريبي آمن. من خلال الاستثمار في برنامج مثل  Revamp  ، ستتلقى تصنيفات مصروفات تلقائية وستكون لديك إمكانية الوصول إلى فئات الأعمال المعفاة من الضرائب.

في النهاية سيكون لديك جميع الإيصالات في مكان واحد ، وستكون منظمًا بشكل أفضل في موسم الضرائب. والأهم من ذلك ، أنك هتضمن حصولك على أكبر قدر ممكن من المال من ضرائب الضرائب.

4. المصاريف القابلة للفوترة 

إذا كنت لا تتبع النفقات بشكل صحيح ، فقد تنسى إصدار فاتورة لعميلك. ولكن ، إذا كنت تستخدم السحابة ، يمكنك وضع علامة على أي نفقات على أنها قابلة للفوترة ، وإضافة ترميز – باستخدام حل المحاسبة السحابي المناسب – حتى سحبها إلى فاتورة.

5. السيطرة على التكاليف الخاصة بك = السيطرة على التدفق النقدي الخاص بك

يتيح لك تتبع النفقات في السحابة الحصول على قائمة جيدة بالنفقات المنظمة بدقة والتي ستساعدك على البقاء على رأس تكاليفك. سيكون لديك أيضًا إمكانية الوصول إلى التقارير المالية الهامة .

على سبيل المثال ، تُنشئ  Revamp تقارير الربح والنفقات التي يمكن الوصول إليها من لوحة التحكم الخاصة بها. ستعرف ما الذي تنفق أموالك عليه ، وكيف يعمل عملك ، وستكون لديك سيطرة قوية على التدفق النقدي الخاص بك.

الخلاصة: إذا قمت بتتبعها ، يمكنك تغييرها

ينسي معظم أصحاب الأعمال التدفق النقدي ، والخصومات ، والشعور العام بمكانة أعمالهم لأنهم إما لا يتتبعون نفقاتهم أو لديهم أنظمة غير مناسبة.

يؤدي الاحتفاظ بالإيصالات وتتبع النفقات في جداول البيانات فقط إلى المشكلات في المستقبل. فكيف يمكنك:

• هل تعرف ما الذي تنفق أموالك عليه؟
• تحديد ما إذا كنت تزيد أو تحت الميزانية؟
• تحسين إدارة الأموال واتخاذ قرارات مالية أفضل؟
• الحقيقة هي أنك لا تفعل ذلك.

لكن ليس عليك أن تكون في هذا الموقف. من خلال تبني المحاسبة السحابية ، يمكنك:

• إدارة النفقات دون الإدخال اليدوي
• تتبع النفقات أثناء التنقل
• إنشاء سجلات ضريبية أفضل
• تسجيل جميع النفقات القابلة للفوترة
• تحكم بشكل أفضل في تكاليفك وتدفقك النقدي

فما تنتظرون؟

إذا كنت تتتبع النفقات بالطريقة القديمة ، فقم بالترقية إلى حل أبسط. واحد من شأنه أن يبقيك منظمًا ، ويضع المزيد من المال في جيبك ويساعدك على معرفة كيفية أداء عملك. حل مثل Revamp .

تم تصميم Revamp لأصحاب الأعمال الصغيرة القائمة على الخدمات مثلك والذين ليس لديهم وقت للمحاسبة المعقدة. يوفر الحل أداة تعقب نفقات بسيطة لكنها قوية تتكامل مع ميزات إعداد الفواتير وإعداد التقارير. ومع وجود تجربة مجانية لمدة 15 يومًا – بدون قيود – فليس لديك ما تخسره.

إمتلاكك برنامج للفواتير و المحاسبة بسيط يناسبك سوف يضع عملك على الطريق الصحيح.

عندما تبدأ نشاط تجاري صغير ، هناك الكثير من التكاليف التي يجب وضعها في الاعتبار ، من أدوات تجارتك إلى أدوات التسويق (مثل موقعك الإلكتروني) ، والبرامج التي تحتاجها ، يمكن أن تكون التكاليف باهظة ، غالبًا لا تكون برامج المحاسبة في قائمة الأولويات.

ناهيك عن أن الكثير من هذه المصروفات مطلوبة قبل حتى أن تبدأ أو تكتسب عملاء أو تحقق دخل ثابت.

من الطبيعي (ومن المنطقي) محاولة تأجيل بعض تكاليف بدء التشغيل المبكرة ، “سأفعل هذا بمجرد أن يأتي المال” أو “سأستثمر في هذا عندما تبدأ الأمور في الازدياد!” أو “ستكون هذه أولويتي الأولى عندما أحقق أرباحًا”

شئ أساسي: برنامج محاسبة لإدارة أموالك.

برنامج المحاسبة استثمار غير مهم لماذا ا؟ لأنه في البداية يمكنك ببساطة تسجيل معاملاتك بإستخدام برامج Word و Excel حتى يكون لديك تدفق مالي كبير يحتاج إلى برامج أفضل ، أليس هذا صحيح؟

أنا هنا لأخبرك أن هذا المنطق – رغم أنه مفهوم – إلا أنه خاطئ ، وفيما يلي بعض الأسباب التي تجعلك تعطي الأولوية لبرامج المحاسبة تمامًا مثل الأدوات الأخرى لتجارتك عندما تبدأ نشاط تجاري صغير:

1. أنت تريد أن تمنح نفسك أفضل احتمالات النجاح

الحقيقة المؤلمة والقاسية عن الشركات الصغيرة هي أن : يفشل الكثير منها ، في الواقع يفشل 33٪ في خلال أول عامين ، وفي مثل هذه الأوقات الصعبة ، تصبح هذه الاحتمالات مذهلة.

قد يكون السبب هو أن القليل من المال يأتي ، أو أن الكثير من المال يتم استنزافه من خلال مصروفات خارجة عن السيطرة ، قد يكون السبب هو أن العملاء يتخلون عن الشركة قبل موعد الدفع.

إذا بدأت في السيطرة على إيراداتك وتكاليفك ، فستكون لديك فرصة أفضل لأن لا تكون واحدًا من تلك الـ 33٪ ، استثمر في برنامج المحاسبة المناسب وستتمكن بسهولة من:

• ان تبقى على اطلاع دائم بالفواتير في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة.
• يمكنك تحصيل المدفوعات بسهولة عبر الإنترنت حتى لا تضطر إلى التعامل مع “الشيكات في البريد”.
• تتبع وتصنيف إيصالات المصروفات ، حتى تعرف بالضبط مقدار ما يتم صرفه.

2. عملاؤك سوف يشكرونك لجعل تعاملاتهم أسهل

لو أن كل التجار يستخدمون برنامج للفواتير و المحاسبة ، كل شهر أنت ستحصل على فواتير في البريد الإلكتروني ، توضح بوضوح كل مشترياتك

هذا أسهل بكثير بالنسبة لك من تلقي مكالمات مزعجة من التجار ، والأفضل من هذا ، إنه يجعلك تعلم حجم مشترياتك ، وتفكر في ما هو أهم بالنسبة لك.

كما يجعلك تثق بهم أكثر .

غالبًا ما يواجه أصحاب الأعمال الصغيرة تحديات في بناء الثقة مع العملاء ، فلماذا لا تقدم نفسك بطريقة تجعلك تبدو أكثر احترافًا من البقية !؟

و كل هذا فقط بإستخدام برنامج للفواتير و المحاسبة بسيط مثل برنامج الفاتورة

لكن في النهاية ، لا أتوقع أنهم يفعلوا ذلك حقًا من أجلك ، في الواقع ، توقع أنهم يفعلوا ذلك ليتقاضوا أموالهم بشكل أسرع ، لذا حقًا ، إنه فوز للطرفين.

3. باستخدام برنامج المحاسبة المناسب ، ستتمكن بسرعة من إتقان التدفق النقدي

ربما تكون دراما التدفق النقدي هي التجربة الأكثر شيوعًا وخصوصاً لأصحاب الأعمال الصغيرة .

هناك سيناريوهات تجعلني قلقاً ومستيقظًا في الليل: ماذا لو كنت بحاجة للسفر بالطائرة لحالة طوارئ ما؟ ماذا لو مرضت؟ لا يسعني إلا أن أتخيل كيف يكون الحال بالنسبة لصاحب عمل صغير يتعامل مع دخل متغير.

لتنمية عملك ، تحتاج أولاً إلى إتقان التدفق النقدي ، ومن الصعب إتقان ما لا يمكنك قياسه ، إذا كنت لا تتتبع دخلك وتكاليفك ، فأنت تنظر فقط إلى رصيد مصرفي يتأرجح ، بدون رؤية واضحة حول كيفية التحكم فيه.

بإمتلاكك برنامج للفواتير و المحاسبة بسيط ستتمكن من التحكم في التدفق النقدي الخاص بك ، يمكنك بسهولة تتبع وقياس الدخل والتكاليف ، سيساعدك أيضًا في حل اي مشكلة في وقتها ، على سبيل المثال:

• إنخفاض المبيعات في شهر ما؟ إذاً حان الوقت لزيادة الجهد للحصول على المزيد من العملاء.
• إستنزاف الكثير من المال ؟ إذاً حان الوقت لخفض بعض التكاليف والتدقيق أكثر في المصروفات.

ولكن إذا لم تتمكن من تتبعها ، فلا يمكنك تغييرها.

4. برامج المحاسبة ستجبرك على أن تكون موضوعيًا

كونك صاحب مشروع صغير فهذا يجعلك تشعر بالشغف لمشروغك ، أنت تحب ما تفعله ، في الغالب أنك تحلم بهذا لفترة طويلة.

لكن هذا الشغف يمكن أن يلقي أحيانًا بظلاله على تصرفاتك ، قد تفضل العمل الذي تستمتع به على العمل المربح ، أو ببساطة تعيش في حالة إنكار لحقائق دخلك ومصروفاتك.

جزء من أن تصبح مالكًا تجاريًا ناضجًا هو تعلم كيفية النظر إلى أداء عملك دون تحيز ، دع الحقائق تتحدث.

مرة أخرى ، فإن برنامج للفواتير و المحاسبة بسيط مثل برنامج الفاتورة ستفعل هذا تماماً ، سترى الخدمات التي تجلب لك أكبر قدر من المال ، وستكون قادر على معرفة أين تقضي معظم الوقت.

لكن برامج المحاسبة قد لا تكون دائمًا أداة لتعكير المزاج!

• قد ترى أحياناً أن عملائك المفضلين هم أيضًا الأكثر ربحًا لك ، مما يسمح لك بالبناء على تلك العلاقات
• قد تكتشف أن العمل الذي بدا وكأنه “ربح سريع” هو العمل الذي نتج عنه أكبر قدر من التراجع في الأرباح وتكون قادرًا على تبرير إهمالك له.

تعلُم رؤية الأشياء بموضوعية هو منظور قيم يجب اكتسابه ، لكن من المحتمل أنك لن تتعلمه بدون أداة تمنحك ملاحظات سهلة وفورية ودقيقة.

5. اختر برنامج محاسبة يمكنك النمو باستخدامه.

بالتأكيد ، يمكنك البدء باستخدام Word و Excel ، لقد فعلت هذا عندما كان لدي عمل صغير … لذلك أعرف إلى أي مدى يمكنك الذهاب باستخدام هذه الأدوات البسيطة التي يمكن الوصول إليها.

سأخبرك ما هي المشكلة: ستصل إلى نقطة حيث سيتوقفوا عن العمل ، سيكون لديك عدد كبير جدًا من الفواتير لإرسالها وتتبعها ، وسينهار النظام بأكمله من الداخل ، بعد ذلك ، في الوقت الذي تكون فيه مشغولاً للغاية ومتوتراً ، ستواجه قرارًا صعبًا: ما البرنامج الذي يجب أن أستخدمه؟

لا أعرف عنك أكثر منك ، لكن عن نفسي ، أنا أكره اتخاذ القرارات بالإجبار ، أفضل عمل ما يجب ، والاستثمار في البرامج التي تعد أداة ثابتة وموثوقة بالنسبة لي خلال تلك الأوقات الصعبة.

أريد أن أقوم باختيارات تخدمني اليوم وغدًا ، ولهذا السبب أعتقد أنه من الخطأ عدم إعطاء الأولوية لحل برامج المحاسبة من البداية.

الخلاصة

أنت بالفعل تحب ما تفعله ، لست بحاجة إلى إقناعك بأن تصبح أكثر شغفًا بالتصوير الفوتوغرافي أو الكتابة أو استشارات الأعمال أو أيًا كانت الخدمة التي تقدمها.

ولكن لكي تكون صاحب مشروع صغير ناجح ، تحتاج أيضًا إلى تدريب نفسك لتكون شغوفًا بإدارة أموالك ، ليس بالضرورة أن تكون إدارة أموالك أمر غير طبيعي.

فيما يلي طرق لجعل الأمر أسهل:

• استثمر مبكرًا في البرامج المناسبة.
• التزم باستخدامها بشكل صحيح.
• واظب على رؤية الإحصائيات و الأرقام.

معظم الناس يكرهون التمرين إلى ان يجدوا صالة رياضية يحبونها ويبدأون في رؤية النتائج؟ الأمر نفسه مع إدارة الشؤون المالية ، ابحث عن برنامج مثل برنامج الفاتورة الذي تم تصميمه ليجعلك تشعر بالراحة ، وسيكون عبارة عن آلة أعمال صغيرة بسيطة.

مطاردة العملاء من أجل المال والحصول علي المدفوعات الذي تدين به أمر مزعج  ومن المحتمل أن تكون على دراية بهذا السيناريو: تنتهي من العمل وترسل فاتورة إلى عميلك وتنتظر وصول دفعة ثم هناك القلق أثناء الانتظار  ويقضي العاملون لحسابهم الخاص وقتًا طويلاً جدًا في النقاش الداخلي حول ما إذا كان يجب تذكير عملائهم بأنهم مدينون بالدفع أم لا. وحتى عندما يقررون ذلك ، فإنهم يواجهون صعوبة في كيفية:

• نص أو بريد إلكتروني!
• مكالمه علي  الهاتف
• اعثر عليهم على Facebook وأرسل لهم رمز تعبيري بعلامة الدولار!

ولما توصل أموالك أخيرًا ، فأنت بحاجة إلى إضافة الوقت المستغرق للوصول إلى البنك وإيداع شيك ورقي فأكيد هناك طريقة أفضل.

إليك بعض الخطوات الصغيرة ، ولكن الأساسية ، التي يمكنك اتخاذها لضمان وصول الأموال إلى جيبك عاجلاً.

1.  الشيء الواضح: أرسل الفاتورة عاجلاً!

ممكن نسارع إلى إلقاء اللوم على العميل بسبب التأخر في السداد ولكن هل سبق لك أن دفعت متأخرًا لأنك اتأخرت في إرسال الفاتورة؟، لقد انتظرت طويلاً ولم اقوم بعمل فواتير لعميلي على الإطلاق!

لا ينبغي أن يكون إعداد فاتورة للعميل مهمة مخيفة تقوم بعملها مرة واحدة في الشهر ، أو حتى تشعر أنك بحاجة إلى الكثير من الوقت فيه، هيتيح لك العثور على حل الفواتير الذي يتيح لك تنفيذ العملية بسهولة مزيدًا من الوقت للقيام بعملاء ومشاريع جدد أو الاسترخاء 

ابحث عن برنامج بالميزات التالية:

• نموذج سهل المظهر احترافي يمكنك استخدامه مرارًا وتكرارًا
• إمكانية إرسال الفواتير من جهازك المحمول

ثم ابق على اطلاع على فواتيرك. بمجرد قبول العميل أن العمل نهائي ، أرسل فاتورة، الاحتمالات هي أنها ستكون أكثر توقيتًا مع الدفع إذا كنت تستخدم الفواتير في الوقت المناسب.

2. لا تنس تواريخ استحقاق المدفوعات وشروط الدفع

لا يمكنك توقع الحصول على أموال بسرعة إذا لم تكن واضحًا تمامًا في شروط الدفع الخاصة بك. سواء كنت تطلب السداد عند إيصال الفاتورة أو إذا كنت تتوقع ذلك في غضون ” 21 يومًا سحريًا ” ، فمن المفترض أن يكون هذا أمرًا واضحًا لعميلك.

يمكن أن يكون لصياغة الشروط الخاصة بك أيضًا تأثير على مدفوعاتك بشكل أسرع. ما تعلمناه من خلال دراسة لعملائنا الذين يدفعون الثمن هو أن لغتك الأدبية في الصياغة ، ستجعلك تحصل على المال بشكل أسرع ومن المفارقات أن منح بعض الوقت للدفع (يبدو أن 21 يومًا هو المكان المناسب) أدى إلى دفع أسرع.

ابحث عن منصة تقدم:

• المصطلحات التي لا يتعين عليك كتابتها يدويًا في كل فاتورة
• تواريخ الاستحقاق جنبًا إلى جنب مع تاريخ إصدار الفاتورة

سيضمن ذلك أن يكون عملاؤك علي وعي جيد بالموعد المتوقع للدفع وسيحبط أي فكرة يجب عليهم الادعاء بأنها لم تكن واضحة بشأن التوقعات.

3. أوتوماتيكية الفواتير كلما استطعت

كم من الوقت تقضيه في تكرار مهمة الفوترة نفسها مرارًا وتكرارًا؟ من إعداد نفس الفاتورة يدويًا مرارًا وتكرارًا لعملائك المتكررين إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني للتذكير وعندما لا تصل مدفوعاتك في الوقت المحدد ، هناك طريقة أفضل لإنجاز هذه المهام بحيث تكون أكثر إنتاجية وتتلقى المدفوعات في النهاية أسرع.

لقد انتهت الأيام التي كانت فيها عبارة “ضعها وانسها” هي عبارة محفوظة ، منصات الفوترة التي تسمح لك بأوتوماتيكية المهام المتكررة متاحة بسهولة.

ابحث عن برنامج يتيح لك:

• إنشاء فواتير تتكرر تلقائيًا (إذا قمت بالفوترة على أساس الاشتراك)
• قم بإنشاء رسائل تذكير بالدفع المتأخر وإرسالها إلى عملائك تلقائيًا
• تطبيق الرسوم المتأخرة على أرصدة الفواتير المستحقة تلقائيًا

قائمة مهامك كبيرة بما يكفي بالفعل ، كما أن القلق بشأن كيفية تذكير العميل بدفع فاتورته وموعده أمر مؤكد في أحسن الأحوال. تعني أوتوماتيكية الفواتير أنه يمكنك نسيان إرسال فاتورة أو تذمر العميل المتأخر في السداد.

4. اجعل من السهل على العملاء أن يدفعوا لك (ولكي تتلقى المدفوعات)

يزداد احتمال إتمام الأشخاص لمهمة ما عندما تكون واضحة وسهلة. إذا كنت تقصر خيارات الدفع على الطرق التي تتطلب المزيد من الجهد ، فمن غير المرجح أن يدفع عميلك فاتورتك في الوقت المناسب. كم مرة انتظرت مؤخرًا في مجموعة متاجر بقالة بينما يقوم شخص ما بقطع شيك؟

قطعت خيارات الدفع عبر الإنترنت شوطًا طويلاً منذ الأيام الأولى لـ eBay حيث كان PayPal هو الخيار الوحيد. تتوفر معالجات الدفع بسهولة وغالبًا ما تتصل ببرنامج الفوترة حتى يتمكن عملاؤك من التنقل في عملية الدفع في لمح البصر.

ابحث عما يلي في حل معالجة الدفع:

• وظائف لمجموعة واسعة من أنواع البطاقات
• قدرة عملائك على الدفع من أي جهاز باستخدام أحدث الطرق ( أصبح الدفع عبر الهاتف المحمول شيئًا أكثر فأكثر)

اختر البرنامج الذي يقدم لك هذه الميزات:

• أوقات المعالجة السريعة
• تحويلات تلقائية إلى حسابك المصرفي

إن انتظار قيام عملائك بالدفع هو نصف المهمة  فالسماح بإيداع الودائع السريعة والبسيطة في حسابك المصرفي يقلل الوقت الذي يتعين عليك انتظاره للحصول على المدفوعات بشكل كبير. فتخلص من مخاوف التدفق النقدي واسترخي بينما تتدفق الأموال ، أو لا تجلس واستمر في التركيز على العمل الذي تحب القيام به.

5. اجعل دفع فواتيرك تجربة رائعة للعملاء

سوف يركز برنامج الفواتير الرائع على عملائك تمامًا كما هو الحال في عملك. يجب أن تكون التجربة مثالية من استلام الفاتورة إلى إجراء الدفع. إذا كان تفاعل عميلك مع البرنامج ممتعًا ولا يُنسى ، فإن المبلغ الذي سيدفعه بسرعة – ليس ذلك فحسب ، فقد يختار خدماتك مرة أخرى على منافسيك!

للحصول على تجربة رائعة لعملائك ، ابحث عن أداة الفواتير التي:

• يتيح لك عدة طرق لإرسال الفواتير
• يوفر نموذج دفع مباشر
• يسمح لعملائك بفتح (ودفع) الفواتير على أي جهاز
• يحتوي على قوالب فاتورة قابلة للتخصيص ونقية
• يوفر أدوات للتواصل السريع والسهل

من الجيد أن نقول إنه يجب عليك “مفاجأة وإسعاد” عميلك بفواتيرك. بعد كل شيء ، إنها فاتورة يجب عليهم دفعها. بالنسبة لهم ، المفتاح للحصول على تجربة جيدة هو فاتورة واضحة ذات مظهر احترافي يتم إرسالها في الوقت المناسب. بالنسبة لك ، فإن مفتاح الحصول على الأموال بشكل أسرع هو جعل عملية الدفع سهلة قدر الإمكان

خاتمة

يعد الحصول على أموال في الوقت المحدد أحد أكبر الصعوبات التي سيواجهها أصحاب الأعمال وأصحاب الأعمال الحرة. إن توفير تجربة رائعة “من إيصال الفاتورة إلى إتمام الدفع” يمكن أن يخفف من التوتر حتى تتمكن من قضاء المزيد من الوقت في فعل ما تحب ووقت أقل في القلق بشأن التدفق النقدي الخاص بك. يمكن أن يوفر الانتقال إلى برنامج الفواتير / المحاسبة المستند إلى السحابة الحل الأمثل ، مما يمنحك الأدوات اللازمة للحصول على أموال بسرعة مباشرة من لحظة إصدار فاتورة العميل.

في الكثير من الخيارات المتاحة ، والعديد منها يقدم تجارب مجانية وأدوات التعلم الإلكتروني لمساعدتك على إتقان البرنامج بسرعة. يتيح لك الاستفادة من هذه الميزات تحديد البرنامج الأنسب لعملك. بمجرد اكتشاف البرنامج المناسب لك ، يمكنك حل مشاكل الدفع الخاصة بك.

بصفتك صاحب نشاط تجاري صغير أو مستقل ، فمن المألوف أن تتحمل مصروفات نيابة عن عملائك عند العمل في المشاريع ، تُعرف هذه بالمصروفات القابلة للإسترداد ، ومن المقبول تمامًا أن تحاسب عملائك عليها.

ومع ذلك ، فإن المفتاح هو التأكد من أن فواتيرك لا تشكل مفاجأة لعميلك ، على العكس ، قد تكافح من أجل الحصول على أموالك.

لمعرفة المزيد حول المصروفات القابلة للاسترداد وكيفية إصدار فاتورة لعملائك ، اقرأ هذا الدليل الكامل. ستتعلم فيه:

• ما هي المصروفات القابلة للإسترداد
• أمثلة على المصروفات القابلة للإسترداد
• كيفية تسجيلها وتتبعها بشكل صحيح
• كيفية إدارتها
• أفضل الممارسات لجمعها

ما هي المصروفات القابلة للإسترداد؟

تُعرف أيضًا بالمصروفات القابلة للفوترة ، المصروفات القابلة للإسترداد هي المصاريف التي تتحملها نيابة عن عملائك أثناء تقديم العمل.

تتميز المصروفات القابلة للإسترداد أيضًا بطابع عمل مميز – ربما تحتاج إلى حضور مؤتمر لمشروع عميل ودفع تكاليف فندق – ولإثبات هذا لشركتك ، سيتعين عليك في كثير من الأحيان تقديم دليل في شكل إيصال ، في كلتا الحالتين ، يمكنك استردادها لأنها من جيبك الخاص ، ويمكنك تحصيلها من عميلك.

بالنسبة إلى الموظفين ، من الأسهل عادةً تحديد ما يمكن استرداده ، لا سيما وأن الشركات تقدم إرشادات واضحة بشكل عام.

بالنسبة لمن يعملون لحسابهم الخاص ، فإن سداد المصاريف أكثر تعقيدًا بعض الشيء ، قد يكون تحديد ما يمكن استرداده أمرًا صعبًا ، وقد لا تقوم بتحرير فاتورة للعميل مقابل بعض المصروفات القابلة للاسترداد.

على سبيل المثال ، ربما لا تحاسب العميل على جزء من تكاليف الإنترنت الخاصة بك على الرغم من أن هذه التكاليف قابلة للإسترداد في كثير من الحالات.

أمثلة على المصروفات القابلة للإسترداد المشتركة

للتبسيط ، فيما يلي أمثلة على المصروفات الشائعة القابلة للإسترداد ، ضع في اعتبارك أن هذه المصروفات لا يمكن استردادها في جميع الحالات ، سيتعين عليك تقييم كل موقف واستخدام الحس السليم واسأل نفسك:

هل هذه المصاريف ضرورية لانجاز العمل؟

هل من المعقول أن يدفع العميل مقابل هذا؟

هل أنا أتحملها نيابة عن العميل؟

إذا أجبت بنعم على هذه الأسئلة ، فمن المحتمل أن يتم تعويضها ، إذا لم تكن متأكدًا ، فتحدث إلى محاسب أو صديق لديه خبرة في المصروفات القابلة للفوترة ، وكما سترى لاحقًا ، بمجرد أن تقرر أن المصروفات قابلة للاسترداد ، فقط تأكد من أن عملائك على دراية بأنهم سيدفعون مقابل هذا. 

أمثلة أصغر على المصروفات القابلة للإسترداد

هناك مصروفات صغيرة قد تتحملها نيابة عن عملائك ، لم تكن محسوبة في بداية المشروع ، وتشمل هذه المصروفات كل شيء من الطباعة والقهوة وحتى تكاليف التسليم والبريد.

ربما في اللحظة الأخيرة ، يطلب منك عميلك إرسال المنتج إليهم بالبريد ، وعليك الآن دفع رسوم بريدية ، إذا لم يتم إدراج ذلك في رسوم المشروع مقدمًا ، يتم استرداد هذه التكلفة كمصروفات مخصصة.

أو ربما تحملت رسوم الهاتف أو الإنترنت في الخارج ، على سبيل المثال ، ككاتب ، قد يكون لديك معدل محدد لإجراء مقابلة وتدوينها وكتابة مقال ، قد لا يتضمن السعر تكلفة الاتصال – ربما تستخدم Skype ، في هذه الحالات ، سيتعين عليك زيادة رصيد Skype الخاص بك ، أصبحت تكلفة هذا الاتصال الآن قابلة للاسترداد.

على الرغم من أن هذه المصروفات صغيرة ، يمكن أن تضيف معًا مبلغًا كبيرًا ، لذا من الحكمة تتبعها وإعادة تحصيلها جميعًا.

أمثلة أكبر على المصروفات القابلة للإسترداد

هناك أيضًا مصاريف أكبر قابلة للإسترداد مثل السفر ، والتي تشمل الوجبات والترفيه والإقامة والمواصلات (سيارات الأجرة والسفريات وما إلى ذلك).

هذه التكاليف قابلة للإسترداد ، على سبيل المثال ، عليك حجز الفنادق وتناول الغداء بالخارج ، من الواضح ، فقط لأن هناك مصاريف قابلة للاسترداد ، لا يعني هذا أنه يمكنك تحميل عميلك كل مصاريفك إذا اشتريت لنفسك تذكار من المدينة  ، عادة ما يكون هناك حد أقصى ستتفق عليه مقدمًا مع عميلك.

كيفية تسجيل المصاريف القابلة للاسترداد

بغض النظر عن نوع المصروفات القابلة للإسترداد ، من الضروري تتبعها ، بهذه الطريقة يكون لديك سجل لكل عميل ، ويمكنك أن تطمئن إلى أنك لا تصرف المال بدون حساب. 

أسهل طريقة لتتبع المصروفات القابلة للإسترداد هي استخدام برامج المحاسبة

على سبيل المثال ، يقوم برنامج الفاتورة بهذا ، يتيح لك تتبع المصروفات القابلة للإسترداد.

كل ما عليك فعله هو التحقق من دقة هذه المصروفات ، وإذا كانت قابلة للإسترداد ، ثم يمكنك إرفاق إيصال وإضافة ترميز (إن أمكن).

كيفية إدارة المصروفات القابلة للإسترداد في برنامج الفاتورة

هل تبحث عن إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إنشاء وتتبع المصروفات القابلة للاسترداد في حساب برنامج الفاتورة الخاص بك؟

بمجرد تسجيل المصروفات على أنها قابلة للفوترة ، استخدم البرنامج لإنشاء فاتورة ، ستختلف طريقة إنشاء الفاتورة وفقًا للبرنامج الذي تستخدمه ، ولكن في برنامج الفاتورة ستتبع هذه الخطوات لإعادة سداد المصروفات.

أفضل الممارسات لتحصيل المصورفات القابلة للإسترداد

فقط لأن المصروفات قابلة للاسترداد ، لا يعني ذلك أنه يجب عليك إصدار فاتورة للعميل مقابلها ، قبل إعداد الفواتير ، اتبع أفضل الممارسات.

1. اتفق مقدمًا على المصروفات واجبة السداد.

لتجنب المحادثات المحرجة أو حتى الغاضبة ، عند بدء مشروع جديد ، ضع القواعد مسبقًا فيما يتعلق بأنواع المصروفات التي سيتم دفعها.

يمكن أن يكون لديك بند نفقة خاص بك في عقدك ، أو اسأل عميلك عما إذا كان لديه سياسة تتعلق بالمصروفات ، لو كان عندك شك ، اسأل ، وطبق دائمًا الحس السليم من خلال عرض المصروفات من منظور عميلك.

هل يعتبرها مصاريف معقولة؟ أنت لا تريد أن تفقد عميلاً لأنه يعتقد أنك تستنزفه.

2. تفاصيل المصروفات وتقديم الأدلة الداعمة.

حتى بعد الاتفاق على ما يمكن استرداده ، يجب عليك تحديد مصروفاتك وتقديم أدلة داعمة لها حيثما أمكن ذلك ، حتى إذا أضفت بند واحد فقط “للمصروفات” إلى فاتورتك ، فقم دائمًا بإرفاق تقرير مصروفات بصور الإيصالات الأصلية وتفاصيل كل الرسوم.

تقرير المصروفات هو ببساطة تقرير يفصل جميع مصروفاتك لتتبع إنفاقك ويتضمن تفاصيل الضرائب المعمول بها ، ربما يحتاج عميلك إلى هذه التفاصيل لأغراض محاسبية وضريبية خاصة به ، وستعزز هذه الشفافية حسن النية لدى كلا الجانبين.

3. إصدار فاتورة العملاء في فترة زمنية معقولة.

من الممارسات التجارية الجيدة دائمًا إصدار فواتير لعملائك بالمصروفات القابلة للاسترداد في أسرع وقت ممكن ، على سبيل المثال ، يمكنك إعداد فاتورة بهذه المصروفات فور حدوثها ، أو يمكنك إرسال فاتورة المصروفات القابلة للإسترداد مع الفاتورة النهائية المستحقة في نهاية المشروع.

كلما أسرعت في إصدار فاتورة لعملائك ، كلما تم الدفع لك بشكل أسرع ، من الأسهل أيضًا حل أي خلافات (إن وجدت) والإجابة على الأسئلة ، لنكن صادقين ، من الصعب تذكر أي تفاصيل خاصة بالمصروفات بعد مرور عام.

4. فهم الآثار الضريبية.

إذا كنت ترغب في إضافة هامش إلى المصروفات ، فسيتعين عليك المطالبة بالمصروفات بنفسك أو تسجيلها كتكلفة للبضائع المباعة و إضافة الضرائب المطبقة عليها.

يمكن أن تنطبق هذه المعلومات على معظم المواقف ، ولكن يجب عليك دائمًا مراجعة مستشار ضرائب محترف على دراية بوضعك الخاص عند إعداد ضرائبك.

تتبع دائمًا مصروفاتك القابلة للإسترداد

يعتبر تحمل المصروفات نيابة عن عملائك جزء لا يتجزأ من إدارة الأعمال التجارية ، فقط تأكد من تحصيلهم من العملاء – مع مراعاة أفضل الممارسات لتحصيل المصروفات – حتى لا تخسر الأرباح.

وتذكر: قبل إعداد الفواتير لعملائك ، قم بتسجيل هذه المصروفات بشكل صحيح حتى يكون لديك سجل دقيق ، ولا تنسى تحميل العميل الرسوم وإصدار الإيصالات عند الحاجة ، برنامج الفاتورة يجعل كل هذا سهل للغاية.

باستخدام برنامج الفاتورة ، يمكنك تتبع مصروفاتك تلقائيًا ، وتعيين مصاريف للعميل وتمييزها على أنها قابلة للفوترة ، ما عليك سوى إدراج المصروفات القابلة للإسترداد في فاتورة وإرسالها إلى عميلك للحصول على الأموال.

ابدأ في استخدام برنامج الفاتورة اليوم لتسجيل وإعادة تحصيل مصروفاتك القابلة للإسترداد.