من طرق توفير الأموال هي الاستغناء عن الورق و المستندات ، ولكن تحتاج الشركات الكبيرة والصغيرة إلى المستندات لأسباب مختلفة ، من عقود العملاء الجدد إلى عقود إيجار المكاتب إلى فواتير الخدمات ، يتلقى رواد الأعمال اعداد لا حصر لها من المستندات اللازمة لإدارة أعمالهم.
عندما تتم طباعة كل هذه المستندات ، فإنها تشغل مساحة كبيرة ، ويمكن أن تكلف أصحاب الأعمال مبالغ كثيرة ، أظهرت إحدى الدراسات أن الشركات تنفق 80 جنيهاً لكل موظف على الورق سنويًا ، وأن 50-70 ٪ من المساحات المكتبية يتم استخدامها لحفظ المستندات المطبوعة وتخزينها.
إحدى طرق توفير هذه التكاليف هي عدم استخدام الورق في عملك ، في حين أن هذه قد تبدو مهمة صعبة عندما تفكر فيها لأول مرة ، إلا أن مجموعة متنوعة من التقنيات الجديدة جعلت هذه المهمة أبسط وأكثر سلاسة للشركات.
هل تريد معرفة المزيد حول لماذا وكيف تصبح بلا أوراق؟ دعنا نتعرف على فوائد عدم استخدام الورق وبعض الطرق التي يمكنك العمل بها بدون استخدام الورق.
فوائد عدم استخدام الورق.
التخلص من المواد المطبوعة من عملك يوفر مزايا متعددة ، باختصار ، العمل الخالي من الورق يكون أكثر صداقة للبيئة ونظافة وكفاءة من عدة نواحٍ.
التحول الرقمي يوفر أموال الشركات.
إحدى الدراسات قدرت أن الشركات تنفق حوالي 8 مليون جنيه سنويًا في الورق ، كما أنه يكلف الشركة 20 جنيهاً في المتوسط لتقديم مستند ، و 20 جنيهاً أخرى للعثور على مستند في غير مكانه ، و 220 جنيهاً لإعادة إنتاج مستند مفقود ، هذه مبالغ هائلة يتم إنفاقها على الورق وحده.
نقل جميع المستندات المطبوعة -بما في ذلك الخاصة بالمحاسبة- إلى مستندات رقمية يمكن أن يساعدك في خفض أو حتى التخلص من العديد من هذه التكاليف ، وجدت الأبحاث أن الشركات الرقمية تكون أكثر ربحية بنسبة 50٪ ، وتدر إيرادات أكثر بنسبة 13٪ ، وتقدر قيمتها بنسبة 19٪ أعلى من نظيراتها في الصناعة.
لذلك ، في حين أن اعتماد التقنيات والأساليب الخالية من الورق سيؤدي حتماً إلى تكاليف أولية ، فإن العائد طويل الأجل على استثمارك يثبت أن الرقمنة تؤتي ثمارها.
الأعمال الخالية من الورق تعتبر أكثر كفاءة.
يمكن أن تصبح الإدارة والبحث من خلال أنظمة حفظ الملفات الورقية أمرًا صعبًا للغاية ، لقد وضعنا جميعًا أوراقًا مهمة في غير مكانها في الماضي ، ونعرف هذا الشعور بالإحباط الناتج عنه.
ومع ذلك ، يمكن للأرشيفات الرقمية أن تجعل فريقك (وعملك) أكثر إنتاجية ، بدلاً من القلق بشأن المستندات المفقودة أو الخاطئة ، يمكنك البحث بسرعة في الأرشيفات الرقمية من أي مكان به اتصال بالإنترنت ببضع نقرات فقط.
إرسال المستندات الرقمية واستلامها يعد أكثر فاعلية بكثير من المستندات الورقية ، يمكن للمستندات الرقمية أن تجعل العمليات المعتادة أسرع ، سواء كنت ترسل فواتير إلكترونية أو تحصل على توقيع رقمي على عقد من أحد العملاء.
يعد تحرير المستندات الرقمية أمرًا بسيطًا مثل التحرير في برنامج الـWord ، بينما يمكن تحرير ملفات PDF على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، تعرف على المزيد حول كيفية تحرير ملف PDF، يمكنك عمل المزيد باستخدام محرر PDF متخصص ، تسمح لك البرامج المتخصصة بأشياء مثل توقيع المستندات عبر الإنترنت وتحويل البيانات إلى مستندات PDF دون استخدام أي ورق.
الأعمال غير الورقية أكثر تعتبر صداقة للبيئة.
طباعة آلاف الصفحات لشركتك لا تعد أمرًا رائعًا بالنسبة للبيئة ، يستخدم العامل العادي في حوالي 10000 ورقة سنويًا ويتم التخلص من حوالي 375 مليون خرطوشة حبر كل عام ، وينتهي معظم هذه النفايات في مدافن القمامة أو المحارق.
لكن التحول إلى عمل خالٍ من الورق يساعد في الحد من هذه النفايات ، وتوفير الأشجار والمياه ، وإبقاء الخراطيش بعيدة عن مدافن النفايات.
إذا لم يكن التحول إلى البيئة الخضراء حافزًا في حد ذاته ، فإن على سبيل المثال وزارة الطاقة الأمريكية تقدم مجموعة متنوعة من الإعفاءات الضريبية والخصومات للاستثمار في الممارسات الصديقة للبيئة ولربما نقتدي بهذه الممارسات قريباً في عالمنا العربي.
ثلاث طرق بسيطة للتخلص من الورق:
يعد التحول لعدم استخدام الورق أسهل مما تعتقد ، بل إنه أسهل عندما تأخذ الأمر خطوة بخطوة ، ابدأ بنقل أنواع المستندات الثلاثة الشائعة هذه إلى نسخ رقمية.
1. العقود الرقمية و عروض الاسعار.
عندما تطلب من العملاء أو المقاولين التوقيع على عقد لمشروع قادم ، قم بإلغاء العقود الورقية وعروض الأسعار ، بدلاً من ذلك ، قم بإعداد مسودة للنسخ الرقمية وقم بإرسالها عبر البريد الإلكتروني للتوقيع ، لن تتمكن فقط من استعادة هذه المستندات الموقعة بشكل أسرع ، ولكن سيكون من السهل الاحتفاظ بنسخة يمكنك الوصول إليها بسهولة في سجلاتك.
لإرسال وإدارة التوقيعات الخاصة بالعقود الرقمية والموجزات ، استخدم أداة سهلة الاستخدام مثل Adobe Acrobat أو DocuSign.
2. إيصالات البريد الإلكتروني.
عندما يدفع أحد عملائك مقابل منتج أو خدمة ، فإنك تقدم لهم إيصالًا ، لكن الإيصالات الورقية صعب تتبعها لكل من الشركات والعملاء ، بدلاً من ذلك ، اعرض إيصالات البريد الإلكتروني لعملائك.
غالباً سيفضل معظم عملائك النسخة الرقمية من إيصالاتهم ، يتوقع 85٪ من الناس القيام بأعمالهم التجارية رقميًا لأنهم يجدون المعاملات الورقية غير مريحة وبطيئة وغير موثوقة.
3. الفواتير الإلكترونية.
تعد الفاتورة من أكثر المستندات شيوعًا التي يستخدمها أصحاب الأعمال يوميًا ، والمزيد من الشركات تأخذ خطوة في الفواتير الرقمية.
استخدم برنامج مثل برنامج الفاتورة لفوترة عملائك وإعداد الفواتير عبر الإنترنت وفواتير عملك (مثل إيجار مكتبك ، والمرافق) ، الفواتير عبر الإنترنت لا تقلل من تكاليفك فقط ، بل تساعدك أيضًا في الحصول على أموالك بشكل أسرع.
المضي قدماً في الأعمال التجارية اللاورقية.
قد يبدو العمل الغير ورقي بمثابة مبادرة بيئية من شأنها أن تكلفك الكثير من المال ولا تستحق العناء ، لكن الاستغناء عن استخدام الورق له عائد استثماري يتجاوز الفوائد البيئية ، يمكنك أيضًا توفير بعض النقود وتكون أكثر إنتاجية في هذه العملية.
كما أوضحنا ، تحويل مستنداتك الورقية إلى رقمية يمكن أن يساعدك في إجراء تغييرات تدريجية مع الاستمرار في الاستمتاع بالمزايا.
