مطاردة العملاء من أجل المال والحصول علي المدفوعات الذي تدين به أمر مزعج  ومن المحتمل أن تكون على دراية بهذا السيناريو: تنتهي من العمل وترسل فاتورة إلى عميلك وتنتظر وصول دفعة ثم هناك القلق أثناء الانتظار  ويقضي العاملون لحسابهم الخاص وقتًا طويلاً جدًا في النقاش الداخلي حول ما إذا كان يجب تذكير عملائهم بأنهم مدينون بالدفع أم لا. وحتى عندما يقررون ذلك ، فإنهم يواجهون صعوبة في كيفية:

• نص أو بريد إلكتروني!
• مكالمه علي  الهاتف
• اعثر عليهم على Facebook وأرسل لهم رمز تعبيري بعلامة الدولار!

ولما توصل أموالك أخيرًا ، فأنت بحاجة إلى إضافة الوقت المستغرق للوصول إلى البنك وإيداع شيك ورقي فأكيد هناك طريقة أفضل.

إليك بعض الخطوات الصغيرة ، ولكن الأساسية ، التي يمكنك اتخاذها لضمان وصول الأموال إلى جيبك عاجلاً.

1.  الشيء الواضح: أرسل الفاتورة عاجلاً!

ممكن نسارع إلى إلقاء اللوم على العميل بسبب التأخر في السداد ولكن هل سبق لك أن دفعت متأخرًا لأنك اتأخرت في إرسال الفاتورة؟، لقد انتظرت طويلاً ولم اقوم بعمل فواتير لعميلي على الإطلاق!

لا ينبغي أن يكون إعداد فاتورة للعميل مهمة مخيفة تقوم بعملها مرة واحدة في الشهر ، أو حتى تشعر أنك بحاجة إلى الكثير من الوقت فيه، هيتيح لك العثور على حل الفواتير الذي يتيح لك تنفيذ العملية بسهولة مزيدًا من الوقت للقيام بعملاء ومشاريع جدد أو الاسترخاء 

ابحث عن برنامج بالميزات التالية:

• نموذج سهل المظهر احترافي يمكنك استخدامه مرارًا وتكرارًا
• إمكانية إرسال الفواتير من جهازك المحمول

ثم ابق على اطلاع على فواتيرك. بمجرد قبول العميل أن العمل نهائي ، أرسل فاتورة، الاحتمالات هي أنها ستكون أكثر توقيتًا مع الدفع إذا كنت تستخدم الفواتير في الوقت المناسب.

2. لا تنس تواريخ استحقاق المدفوعات وشروط الدفع

لا يمكنك توقع الحصول على أموال بسرعة إذا لم تكن واضحًا تمامًا في شروط الدفع الخاصة بك. سواء كنت تطلب السداد عند إيصال الفاتورة أو إذا كنت تتوقع ذلك في غضون ” 21 يومًا سحريًا ” ، فمن المفترض أن يكون هذا أمرًا واضحًا لعميلك.

يمكن أن يكون لصياغة الشروط الخاصة بك أيضًا تأثير على مدفوعاتك بشكل أسرع. ما تعلمناه من خلال دراسة لعملائنا الذين يدفعون الثمن هو أن لغتك الأدبية في الصياغة ، ستجعلك تحصل على المال بشكل أسرع ومن المفارقات أن منح بعض الوقت للدفع (يبدو أن 21 يومًا هو المكان المناسب) أدى إلى دفع أسرع.

ابحث عن منصة تقدم:

• المصطلحات التي لا يتعين عليك كتابتها يدويًا في كل فاتورة
• تواريخ الاستحقاق جنبًا إلى جنب مع تاريخ إصدار الفاتورة

سيضمن ذلك أن يكون عملاؤك علي وعي جيد بالموعد المتوقع للدفع وسيحبط أي فكرة يجب عليهم الادعاء بأنها لم تكن واضحة بشأن التوقعات.

3. أوتوماتيكية الفواتير كلما استطعت

كم من الوقت تقضيه في تكرار مهمة الفوترة نفسها مرارًا وتكرارًا؟ من إعداد نفس الفاتورة يدويًا مرارًا وتكرارًا لعملائك المتكررين إلى إرسال رسائل بريد إلكتروني للتذكير وعندما لا تصل مدفوعاتك في الوقت المحدد ، هناك طريقة أفضل لإنجاز هذه المهام بحيث تكون أكثر إنتاجية وتتلقى المدفوعات في النهاية أسرع.

لقد انتهت الأيام التي كانت فيها عبارة “ضعها وانسها” هي عبارة محفوظة ، منصات الفوترة التي تسمح لك بأوتوماتيكية المهام المتكررة متاحة بسهولة.

ابحث عن برنامج يتيح لك:

• إنشاء فواتير تتكرر تلقائيًا (إذا قمت بالفوترة على أساس الاشتراك)
• قم بإنشاء رسائل تذكير بالدفع المتأخر وإرسالها إلى عملائك تلقائيًا
• تطبيق الرسوم المتأخرة على أرصدة الفواتير المستحقة تلقائيًا

قائمة مهامك كبيرة بما يكفي بالفعل ، كما أن القلق بشأن كيفية تذكير العميل بدفع فاتورته وموعده أمر مؤكد في أحسن الأحوال. تعني أوتوماتيكية الفواتير أنه يمكنك نسيان إرسال فاتورة أو تذمر العميل المتأخر في السداد.

4. اجعل من السهل على العملاء أن يدفعوا لك (ولكي تتلقى المدفوعات)

يزداد احتمال إتمام الأشخاص لمهمة ما عندما تكون واضحة وسهلة. إذا كنت تقصر خيارات الدفع على الطرق التي تتطلب المزيد من الجهد ، فمن غير المرجح أن يدفع عميلك فاتورتك في الوقت المناسب. كم مرة انتظرت مؤخرًا في مجموعة متاجر بقالة بينما يقوم شخص ما بقطع شيك؟

قطعت خيارات الدفع عبر الإنترنت شوطًا طويلاً منذ الأيام الأولى لـ eBay حيث كان PayPal هو الخيار الوحيد. تتوفر معالجات الدفع بسهولة وغالبًا ما تتصل ببرنامج الفوترة حتى يتمكن عملاؤك من التنقل في عملية الدفع في لمح البصر.

ابحث عما يلي في حل معالجة الدفع:

• وظائف لمجموعة واسعة من أنواع البطاقات
• قدرة عملائك على الدفع من أي جهاز باستخدام أحدث الطرق ( أصبح الدفع عبر الهاتف المحمول شيئًا أكثر فأكثر)

اختر البرنامج الذي يقدم لك هذه الميزات:

• أوقات المعالجة السريعة
• تحويلات تلقائية إلى حسابك المصرفي

إن انتظار قيام عملائك بالدفع هو نصف المهمة  فالسماح بإيداع الودائع السريعة والبسيطة في حسابك المصرفي يقلل الوقت الذي يتعين عليك انتظاره للحصول على المدفوعات بشكل كبير. فتخلص من مخاوف التدفق النقدي واسترخي بينما تتدفق الأموال ، أو لا تجلس واستمر في التركيز على العمل الذي تحب القيام به.

5. اجعل دفع فواتيرك تجربة رائعة للعملاء

سوف يركز برنامج الفواتير الرائع على عملائك تمامًا كما هو الحال في عملك. يجب أن تكون التجربة مثالية من استلام الفاتورة إلى إجراء الدفع. إذا كان تفاعل عميلك مع البرنامج ممتعًا ولا يُنسى ، فإن المبلغ الذي سيدفعه بسرعة – ليس ذلك فحسب ، فقد يختار خدماتك مرة أخرى على منافسيك!

للحصول على تجربة رائعة لعملائك ، ابحث عن أداة الفواتير التي:

• يتيح لك عدة طرق لإرسال الفواتير
• يوفر نموذج دفع مباشر
• يسمح لعملائك بفتح (ودفع) الفواتير على أي جهاز
• يحتوي على قوالب فاتورة قابلة للتخصيص ونقية
• يوفر أدوات للتواصل السريع والسهل

من الجيد أن نقول إنه يجب عليك “مفاجأة وإسعاد” عميلك بفواتيرك. بعد كل شيء ، إنها فاتورة يجب عليهم دفعها. بالنسبة لهم ، المفتاح للحصول على تجربة جيدة هو فاتورة واضحة ذات مظهر احترافي يتم إرسالها في الوقت المناسب. بالنسبة لك ، فإن مفتاح الحصول على الأموال بشكل أسرع هو جعل عملية الدفع سهلة قدر الإمكان

خاتمة

يعد الحصول على أموال في الوقت المحدد أحد أكبر الصعوبات التي سيواجهها أصحاب الأعمال وأصحاب الأعمال الحرة. إن توفير تجربة رائعة “من إيصال الفاتورة إلى إتمام الدفع” يمكن أن يخفف من التوتر حتى تتمكن من قضاء المزيد من الوقت في فعل ما تحب ووقت أقل في القلق بشأن التدفق النقدي الخاص بك. يمكن أن يوفر الانتقال إلى برنامج الفواتير / المحاسبة المستند إلى السحابة الحل الأمثل ، مما يمنحك الأدوات اللازمة للحصول على أموال بسرعة مباشرة من لحظة إصدار فاتورة العميل.

في الكثير من الخيارات المتاحة ، والعديد منها يقدم تجارب مجانية وأدوات التعلم الإلكتروني لمساعدتك على إتقان البرنامج بسرعة. يتيح لك الاستفادة من هذه الميزات تحديد البرنامج الأنسب لعملك. بمجرد اكتشاف البرنامج المناسب لك ، يمكنك حل مشاكل الدفع الخاصة بك.