تقدم برامج إدارة علاقات العملاء (CRM) مجموعة من الميزات التي يمكنك استخدامها لتحسين انتاجيتك ويمكن أن تساعدك على توفير الوقت وبناء عمليات أكثر فاعلية والتركيز على المهام ومن الممكن أن يساعدك نظام CRM الجيد في تركيز وقتك ، و يمكنك تحسين الانتاج باستخدام CRM سواء كنت تعمل في المكتب أو عن بُعد ، بحيث يمكنك القيام بمهام متعددة والقيام بالمزيد دون العمل لساعات أطول.

في هذه المقالة ، هنشارك النصائح العملية لتحسين إنتاجيتك التي يمكنك البدء في تنفيذها اليوم. من جذب العملاء المحتملين إلى الاختراقات الآلية ، إليك 13 طريقة يمكن من خلالها لـ CRM تحسين إنتاجيتك:

1. أوتوماتيكية المهام في سير عمل مبيعاتك
2. إدارة نشاطك
3. دمج CRM الخاص بك مع الأدوات الأخرى
4. مركزية الوثائق
5. تحديد المخاطر والفرص مع الرؤى
6. امنح ممثليك إمكانية الوصول إلى الميزات التي يحتاجون إليها
7. استخدم التسميات والفلاتر للوصول إلى المعلومات بسرعة
8. العمل على الصفقات بشكل تعاوني
9. تسجيل العملاء المحتملين بأقل جهد
10. تجربة سهلة الاستخدام تجعل من السهل إكمال العمل
11. فهم أفضل لعملائك
12. تطوير تدوين الملاحظات الفعال
13. حافظ على CRM الخاص بك محدثًا باستخدام تطبيق الهاتف المحمول

1. أوتوماتيكية المهام في سير عمل مبيعاتك

بتعمل أوتوماتيكية عملية المبيعات على تقليل عدد المهام الشاقة التي تستغرق وقتًا طويلاً ، مما يؤدي الي تحسين الإنتاجية وتضمين أفضل الممارسات، كلنا عارفين أن سير عمل المبيعات الذي يتم التحكم فيه بشكل جيد وقياسه أمر ضروري لدفع عجلة النمو، لننظر على كيفية أوتوماتيكية المهام في هذه العملية ، والتي تساعد حقًا في مناهج المبيعات القائمة على النشاط .

فيما يلي سبع مهام مبيعات يمكن أوتوماتيكيتها بسهولة لزيادة الإنتاجية:

1. إرسال رسائل بريد إلكتروني مخصصة تلقائيًا: حافظ على العملاء المحتملين عن طريق إرسال رسائل بريد إلكتروني عندما تصل الصفقات أو العملاء المحتملون إلى مراحل معينة.
2. تغيير مالك الصفقة عند تقدم عملية البيع: قم بتخصيص الصفقات إلى كبار الموظفين عندما يتقدمون بعد نقطة معينة.
3. قم بإنشاء مهمة متابعة عند إضافة جهات اتصال جديدة: تأكد من عدم تفويت فرصة جديدة ثمينة.
4. إدارة خطوات البيع : ضع علامة عندما تصل الصفقات إلى عمر معين أو مدة زمنية معينة بدون اتصال.
5. مراقبة العملاء المحتملين: تتبع تفاعل جهات الاتصال مع عملك وتفاعلات الموظفين مع جهات الاتصال ، مثل فتح البريد الإلكتروني أو رسائل البريد الإلكتروني المرسلة ، وجدولة الأنشطة تلقائيًا.
6. إضافة معلومات الاتصال: قم باستيراد المعلومات تلقائيًا من خدمات الاستطلاع واستخدم عمليات التكامل للحصول على معلومات الاتصال من وسائل التواصل الاجتماعي.
7. تأهيل العملاء المحتملين وتسجيل النقاط: استخدم تكامل CRM لتمكين عملية فحص العملاء المحتملين.

يؤدي إعداد هذه الأوتوماتيكية إلى تحسين إنتاجية الموظف وتقليل مقدار الوقت الذي يقضيه في المهام الإدارية ومع ذلك ، هناك توازن بين التشغيل الآلي عالي الجودة واتباع منهج شخصي ، لأن تكيف العملية للفرد يمكن أن يكون إستراتيجية فعالة حقًا.

2. إدارة نشاطك

بتتطلب المبيعات الحفاظ على الكثير من العلاقات، يعني القيام بتسجيل قدر هائل من المعلومات وبتقدم CRMs طريقة ديناميكية لتنظيم النشاط، بيساعدك استخدام CRM لإدارة وقتك في تجنب تكرار البيانات والتأكد من أن لديك حق الوصول إلى كل ما تحتاجه.

جزء كبير من الإنتاجية هو تركيز انتباهك على المهام الأكثر أهمية، تقوم CRMs مثل Revamp بجمع هذه الإجراءات في طريقة عرض واحدة وتسمح لك بالتصفية حسب فترات زمنية محددة، فتعني مزامنة التقويم الخاص بك أنه يمكنك تتبع المواعيد وحجز الوقت للعمل على الأبحاث والمقترحات ، ودة بيساعد على زيادة التركيز ومنع أي مقاطعات، أنت كمان مسؤول: بوضعه في التقويم فإنك تلتزم بإنجازه ويمكن بعد ذلك عرض كل هذا النشاط في التقويم أو قائمة الأنشطة و يؤدي تعيين أنواع الأنشطة لإظهار الإجراءات التي تنقل المبيعات إلى الأمام (المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات) إلى زيادة التركيز أيضًا.

حاول تخصيص خمس دقائق (أو وقت كافٍ لك ، إذا كان لديك جدول أعمال مزدحم) لتحديث التقويم والمهام في بداية يوم العمل.

طريقة كانبان لإدارة مراحل البيع

تم إنشاء طريقة كانبان لإدارة المشروع من قبل مهندس في شركة تويوتا اليابان و كان الهدف هو تحسين إنتاجية العناصر البشرية في تصنيع السيارات ، ولكن تم اعتمادها الآن كأداة إنتاجية في جميع أنحاء العالم.

يعمل كانبان عن طريق نقل البطاقات التي توضح تفاصيل العمل بين القوائم ، أو من عمود إلى آخر ، مع تقدم العملية فالهدف هو مساعدتك على تصور العمل الذي يجب القيام به بسهولة.

إنه رائع للمبيعات لأنه يمكنك الحصول على عرض من صفحة واحدة لتقدم الصفقات عبر مراحل البيع الخاص بك.

3. دمج CRM الخاص بك مع الأدوات الأخرى

يعد دمج CRM مع أدواتك الأخرى جزءًا حيويًا من تحسين إنتاجية عملية البيع الخاصة بك. بيستغرق نسخ البيانات يدويًا من نظام إلى آخر وقتًا وبيزيد من احتمالية وقوع أخطاء وبيزيد من احتماليه وقوع مندوبيك في عادات سيئة (مثل ترك مهام مهمة حتى نهاية اليوم) هتساعدك عمليات الدمج على تجنب ذلك ،بالإضافة إلى أن عمليات التكامل مع تقنية التسويق الخاصة بك سوف تتأكد من أنك تستفيد من جميع البيانات التي لديك.

العمل في نظام بيئي واحد

بيستغرق التبديل بين الأنظمة المختلفة وقتًا طويلاً. إنه يكسر تركيزك ويجعل من الصعب أن تظل مركزًا ومنظمًا.

كلما زادت قوة CRM لديك ، زادت عناصر عملك التي يمكنك القيام بها داخل الأداة وأصبح من الأسهل الاستمرار في التركيز. جزء من ذلك يتعلق بدمج الأدوات الأخرى وجزء منه يتعلق باختيار CRM الذي يدير الوظائف الرئيسية لدورك.

4. مركزية الوثائق

التنظيم عنصرًا أساسيًا في الحفاظ على نمو الإيرادات لأسباب عديدة ، أحدها أن بناء الإجراءات القابلة للتكرار وتحسينها يسمح لك بتدريب أعضاء الفريق على أفضل الممارسات، المفتاح هو الحصول على المعرفة وتحديثها والتأكد من أن كل شخص لديه إمكانية الوصول. في حالة المبيعات ، يعني ذلك المستندات الأساسية مثل العروض أو عروض الأسعار أو العقود أو قوالب البريد الإلكتروني.

لا تدع هذه المستندات تتراكم في مجلد غير مستخدم – قم بتضمينها في CRM الخاص بك ويؤدي تركيز هذه الموارد إلى توفير الوقت ، والتأكد من أن كل شخص لديه إمكانية الوصول إلى أحدث الموارد ويساعد في جعل عملية مبيعاتك قابلة للتطوير.

5. تحديد المخاطر والفرص برؤى

بتوفر لوحات معلومات CRM عرضًا من صفحة واحدة للأداء، فكر في الموضوع على أنه جهاز عرض بجانب سرير المريض يعرض جميع المعلومات المهمة وتساعدك الرؤى والتقارير اللي بتوفرها لك لوحة المعلومات على الوصول إلى فهم ما يجب تحديد أولوياته وأين توجد المشكلات ، ودة بيؤدي لزيادة الإنتاجية.

تتضمن الأفكار الرئيسية التي يجب تضمينها في لوحة معلومات المبيعات ما يلي:

• يؤدي والصفقات حسب المصدر
• عدد الصفقات في مراحل البيع الخاصة بك
• متوسط ​​حجم كل صفقة في مراحل البيع الخاص بك
• متوسط ​​الوقت من بدايه لنهاية الصفقة 
• نسبة الإغلاق: عدد العملاء المحتملين الذين يتحولون إلى مبيعات

انظر إلى الاتجاهات لتحديد المخاطر والفرص، قد تلاحظ مخاطر مثل انخفاض متوسط ​​حجم صفقتك (هل يقوم العملاء بخفض الميزانيات أم يتم تقديم الكثير من الخصومات؟) أو انخفاض معدل التحويل في مرحلة معينة (هل تقوم بنشاط غير فعال أو يؤدي إلى تأهل العملاء المحتملين بشكل سيئ؟).

6. امنح ممثليك إمكانية الوصول إلى الميزات التي يحتاجون إليها

بيضمن إعداد الأذونات بشكل صحيح أن كل شخص لديه حق الوصول الذي يحتاجه على الفور. الطريقة الأكثر إنتاجية لإدارة الوصول هي إنشاء مجموعات أذونات لمجموعات محددة من أعضاء الفريق، ودة يعني أنه في كل مرة ينضم فيها عضو جديد في الفريق ، يمكنك تعيين الأدوات التي يحتاجونها بسرعة والوصول إليها بدلاً من إعداد كل فرد بمفردة

7. استخدم الملصقات والمرشحات للوصول إلى المعلومات بسرعة

هل تحتاج إلى رؤية جهات الاتصال التي تشكل جزءًا من حملة توعية معينة؟ هل تريد أن ترى جميع العملاء المناسبين لشخصية معينة؟

هتمنحك الملصقات والفلاتر رؤية عبر معلومات جهة الاتصال والشركة ، مما يعني أنه يمكنك الوصول بسرعة إلى المعلومات التي تحتاجها.

قد ترغب في إلقاء نظرة على:

• الصفقات التي مضى عليها أكثر من ثلاثة أشهر
• الصفقات الضائعة
• الصفقات التي يملكها مندوب مبيعات معين

يمكنك مشاركة عروض التصفية وتقارير الإحصاءات مع فريقك أيضًا، وإذا كنت تستخدم CRM المستند إلى السحابة مثل Revamp ، فيمكنك حفظ الروابط إلى تلك العروض في الإشارات المرجعية الخاصة بك وهناك أيضًا خيار لإضافة حقول مخصصة إلى CRM ، مما يسمح لك بوضع علامة على الأشخاص في حملات تسويقية محددة

8. العمل على الصفقات بشكل تعاوني

بتسمح CRMs لأعضاء الفريق المختلفين بالوصول إلى المعلومات، يعني وضع علامة على الأشخاص في التعليقات أنه يمكنهم القفز إلى زمام المبادرة أو التعامل والبدء مباشرة في العمل، ويمكن أن يكون الحصول على إشعار من زميل بأن الوقت قد حان لتولي مهمة ما أمرًا محفزًا ويساعد الأشخاص على التركيز، ويمكن للشركات الصغيرة ، على وجه الخصوص ، الاستفادة من العمل كفريق ، حيث إنها تمكن مندوبي المبيعات من الحصول على فترات راحة منظمة وقصيرة والتركيز على المهام لفترة زمنية محددة ، مما يمنعهم من الإرهاق أو التسويف.

9. تسجيل العملاء بأقل جهد

تسجيل العملاء المحتملين يدويًا عملية مؤلمة تستغرق وقتًا طويلاً، فهو لا يؤثر على الإنتاجية فحسب ، بل إنه يخاطر أيضًا بارتكاب الأخطاء أو ضياع الفرص.

لذلك ، تحتاج إلى استخدام CRM الخاص بك للحصول على هذه المعلومات بسهولة، من الناحية المثالية ، تريد أن يتم استيراد العملاء المتوقعين الذين يأتون من الاستفسارات عبر الإنترنت (التنزيلات ونماذج الاتصال وما إلى ذلك) إلى CRM تلقائيًا ودة يعني أنه ينتقل مباشرة إلى سير عملك.

10. تجربة سهلة الاستخدام تجعل من السهل إكمال العمل

كل شخص مختلف ، ولكن غالبًا ما ترتبط تلك الصفات الصادرة بالإحباط من المهام الإدارية بصفتك مندوب مبيعات ، ربما تكون مهتمًا بالحصول على الهاتف والبيع أكثر من العمل من خلال تعديل البيانات ، وهو محق في ذلك ويمكن أن يكون نظام CRM الذي تم إعداده جيدًا سهل الاستخدام بشكل لا يصدق ويساعد حقًا في إدارة الوقت، فاجعل إدخال البيانات أمرًا سهلاً وممتعًا وستكون لديك فرصة أفضل لأن تكون أنت وفريقك منتجين وتقومون بمهام متعددة وينجزون العمل ودة يعني تخصيص بعض الوقت لتخصيص CRM الخاص بك ، بما في ذلك التقاط البيانات الأساسية فقط ، وإعداد لوحة البيانات ومراحل البيع والتفكير بشكل عام في بناء رحلة مستخدم رائعة.

وهذا يعني أيضًا اختيار CRM الذي تم إعداده ليكون بديهيًا وسهل الالتقاط.

11. فهم أفضل لعملائك

كلما فهمت العملاء بشكل أفضل ، كان من الأسهل تأهيل المحادثات ، ودة يعني وقت أقل في المكالمات الهاتفية.

بتعتمد العملية على الاستجواب الفعال ، ولكن يمكن أن يوفر CRM الخاص بك رؤى تعتمد على البيانات لتعزيز العملية.

فيما يلي بعض الأمثلة على الاتجاهات التي ستساعدك على تحسين التأهيل:

• كيف ترتبط البيانات الديموغرافية ، مثل أرقام الموظفين ، بحجم الصفقة
• متوسط ​​الوقت المستغرق لإغلاق الصفقة حسب الشخصية وعندما يكون عمر الصفقة مؤشرًا ، يجب إغلاقها
• تتبع سبب ضياع الصفقات لاكتشاف أي خطأ في مراحل البيع الخاصة بك

بيتيح لك قضاء بعض الوقت في التعمق في هذه الاتجاهات تعزيز شخصياتك وتأهيلك بشكل أفضل ، حتى تكون أكثر إنتاجية.

12. تطوير تدوين الملاحظات الفعال

تعتبر ملاحظات الاجتماع ضرورية للحصول على معلومات حول صفقة ما ، ولكن كتابتها بطريقة تلتقط المعلومات القيمة بسرعة وتجعلها في متناول الجميع فنًا.

يمكن أن يؤدي تحسين مهارات تدوين الملاحظات إلى تحسين إنتاجيتك عن طريق تسهيل عملية المتابعة كثيرًا وهيساعدك نظام CRM الجيد على فهم هذه المهارات من خلال الملاحظات المرتبطة بالصفقات والعملاء المتوقعين.

• استخدام عناوين فعالة: اجعل الوصول إلى الملاحظات أكثر سهولة من خلال إبراز الأقسام المهمة مثل “نشاط المتابعة” أو “أهداف العميل”.
• اكتب مع زملائك في الاعتبار: إن مشاركة المعلومات حتى يحصل الجميع على قيمة منها تجعل من السهل التعاون وتفرض عليك عادات جيدة.
• اعرف ما تحتاج إلى تسجيله من كل اجتماع: سيُعلمك ذلك بمؤهلاتك وممارسات المتابعة.

• كن موجزًا: يمكن أن تساعدك الجمل القصيرة والنقاط على التقاط المعلومات بسرعة.

13. حافظ على CRM الخاص بك محدثًا باستخدام تطبيق الهاتف المحمول

حينما تكون جالسًا في المنزل أو في المواصلات اجعل هذا الوقت مفيداً ، حيث يمكنك تدوين الملاحظات وتعيين المهام والتخطيط لنشاط المتابعة على هاتفك المحمول.

تمتلك معظم CRMs الآن تطبيقًا شاملاً للهاتف المحمول يتيح لك تتبع النشاط بسهولة ، والأهم من ذلك ، الحفاظ على كل شيء محدثًا أثناء التنقل، بدلاً من الاحتفاظ بقائمة في مفكرة ، أو محاولة تذكر التحديثات التي تحتاج إلى إجرائها عند العودة إلى المكتب ، يمكنك إجراء التغييرات بسرعة وسهولة بعد الاجتماع.

ستساعدك وظيفة البحث في CRM في تحديد موقع المعلومات بسرعة أيضًا ، لو احتجت إلى العثور على شيء قبل الاجتماع

أفكار أخيرة

بيعد استهداف الأشخاص بشكل فعال ، والمتابعة الجادة والتقاط المعلومات القيمة جزءًا ضروريًا من المبيعات – والقيام بها بشكل جيد بيعمل فرق كبير (ليس فقط في الإنتاجية ، ولكن من المحتمل أيضًا للروح المعنوية والعافية والصحة العقلية).

إنه لأمر مدهش كيف يمكن أن تؤدي الخطوات الصغيرة لزيادة إنتاجيتك إلى مكاسب كبيرة، وفر 20 دقيقة في اليوم وهذا يضيف ما يصل إلى 11 يومًا تقريبًا في السنة، ودة بغض النظر عن حقيقة أنك تجعل عملية البيع أكثر فعالية ومتعة في هذه العملية.

يمكن أن يكون CRM مفيدًا بشكل خاص إذا كان فريقك يعمل عن بُعد ، حيث يمكن استخدامه بغض النظر عن مساحة العمل الخاصة بك. و يمكنك تشجيع فريقك على تسجيل الوصول عند اتصالهم بالإنترنت وتتبع جهودهم على أداة CRM للتأكد من أنهم يتم إنجاز الأشياء.

نتمني أن يكون هذا المنشور قد ألهمك لبدء تنفيذ الأساليب لتحسين إنتاجيتك اليوم.