قانونياً يُطلب من أصحاب الشركات الصغيرة أن يكون لديهم سجلات محاسبية دقيقة وحديثة مرة واحدة على الأقل في السنة لتقديمها.

لا تضمن لك السجلات المناسبة وفاءك بالتزاماتك الضريبية فحسب ، بل يمكنها أيضًا تقديم صورة أوضح عن الصحة المالية لشركتك ، بل وتساعدك أيضًا على كسب المزيد من المال وتوفيره ، ذلك لأن السجلات المناسبة يمكن أن تساعدك على تجنب العقوبات المحتملة والرسوم والتكاليف غير الضرورية ، وإيجاد فرص لتوفير المال ومساعدتك على اتخاذ قرارات أفضل عندما يتعلق الأمر بإدارة عملك.

في الواقع ، يمكن أن يوفر لك وجود معلومات مالية دقيقة وحديثة تحت تصرفك 365 يومًا في السنة مجموعة من الفوائد بعيدة المدى لأصحاب الأعمال الصغيرة ، سنوضح لك القليل منها:

يمكن أن تقلل من عبء الخضوع للمراجعات المالية.

إن وجود سجلات مالية دقيقة وحديثة يمكن أن يقلل من احتمالية الخضوع للمراجعة ، ولكن يمكن أيضًا أن يقلل الصداع الناتج عن المراجعة إلى الحد الأدنى في حالة إجرائها.

يمكن أن تحسن إدارة التدفق النقدي.

أحد أكبر التهديدات لبقاء الشركات الصغيرة هو ضعف إدارة التدفق النقدي ، في الواقع ، وجدت دراسة أجرتها أحد منظمات الإقتصاد العالمية أن 30٪ من الشركات الصغيرة تفشل نتيجة لنفاد الأموال.

ولكن من الصعب البقاء على اطلاع دائم بتدفق الأموال داخل وخارج الشركة بدون سجلات دقيقة ، لا تتيح لك السجلات المناسبة الحصول على صورة أكثر دقة عن الوضع المالي لشركتك فحسب ، بل يمكن أن تساعدك أيضًا على توقع وتجنب أي مشكلات محتملة في التدفق النقدي.

سوف تحسن قدرتك للحصول على التمويل.

السجلات الجيدة تسهل على مالكي الشركات الصغيرة الحصول على تمويل خارجي ، حيث إنها غالبًا ما تكون أول ما يطلبه مقدمو القروض والمستثمرون والأكثر أهمية لهم ، حتى إذا كنت لا تبحث عن تمويل خارجي في هذا الوقت ، يمكن للسجلات المناسبة تسريع العملية في حالة حدوث أزمة ، بعد كل شيء ، عندما تواجه مشكلة حرجة في التدفق النقدي ، ربما لا ترغب في قضاء قدر كبير من الوقت في العمل على تحديث سجلاتك قبل أن تتمكن من حلها ، بدلاً من ذلك ، يمكن أن تتيح لك السجلات المناسبة أن تطمئن إلى أن عملك جاهز لمتابعة التمويل الخارجي دون أي تأخير.

يمكن أن تحسن دورات الفواتير الخاصة بك.

إذا كانت دورة الفواتير تعمل بسلاسة ، فلا داعي للقلق مطلقًا بشأن تأخير دفعة لأحد الموردين ، أو عدم تحصيلك لأموالك ، سيسمح لك تتبع المدفوعات أيضًا باكتساب فهم أفضل لكيفية إنفاق الشركة لأموالها مما يساعدك في تقليل التكلفة ، ويمكنه أيضًا ضمان عدم تفويت أي مدفوعات قد تؤدي إلى دفع رسوم وغرامات تأخير غير ضرورية.

تضمن السجلات الصحيحة أنك ترسل الفواتير إلى العملاء المناسبين في الوقت المناسب ، وتساعدك أيضًا على إدارة وتتبع حسابات القبض الخاصة بك لضمان حصولك دائمًا على أجر مقابل عملك.

ستقلل من دورات التحصيل الخاصة بك.

كل يوم تنتظر فيه قبل إرسال فاتورة إلى العميل هو يوم بدون تحصيل ، حتى إذا كنت تستطيع الانتظار بضعة أيام لبضعة تحصيلات أخرى ، إلا أن الكثير من التأخيرات يمكن أن تؤدي إلى أزمة تدفق نقدي حقيقية ، إن ضمان حصولك على أموالك في الوقت المناسب يعد أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها لمنع أزمة التدفق النقدي من تهديد عمل تجاري ناجح وقابل للاستمرار.

ستبقي موظفيك سعداء.

يمكن أن تساعد السجلات السليمة في تحسين رفاهية الموظفين ورفع معنوياتهم ، وليس فقط في قسم المحاسبة ، بدون سجلات دقيقة فإنك تخاطر بتأخير دفع رواتب الموظفين ، مما قد يتسبب في مجموعة من المتاعب لكلا الطرفين.

على سبيل المثال ، أي اختلال بين الدخل المعلن للموظف وأرباحه الفعلية قد يكون له تأثيرات على الإقرارات الضريبية.

سوف يساعدك على رؤية المور بشكل أوضح.

إذا كنت تقوم بتحديث سجلاتك بضع مرات في العام فقط ، فمن المحتمل أن تفقد رؤى مهمة يمكن أن تساعدك في أن تصبح رائداً أفضل للأعمال ، بدون سجلات دقيقة لن تكون على دراية بالمشاكل إلا عندما تحدث ، السجلات الغير دقيقة لا تؤدي إلى صعوبة تحديد المشكلات المالية فحسب ، بل تجعل حلها أيضًا أكثر صعوبة.

ومع ذلك ، من خلال السجلات المالية الدقيقة والحديثة ، ستتمكن من تحديد التهديدات المحتملة ومنعها قبل أن تصبح خطيرة.

لم يكن الأمر أسهل من أي وقت مضى.

كان هناك وقت كان يتعين فيه على أصحاب الشركات الصغيرة إعداد سجلاتهم بأنفسهم ، أو تعيين موظف بدوام كامل أو الاستعانة بمصادر خارجية لإعداد اللسجلات الخاصة بهم عن طريق شركة محاسبة مكلفة ، ولكن يوجد الآن خيار رابع يوفر مزيدًا من المرونة والراحة والكفاءة من حيث التكلفة مقارنة بكل ما سبق ، الحلول عبر الإنترنت مثل برنامج الفاتورة تقدم أدوات برمجية تساعد الشركات الصغيرة تجعل إدارة السجلات أسهل وأقل استهلاكًا للوقت وأكثر فعالية من حيث التكلفة من أي وقت مضى.