بصفتك صاحب نشاط تجاري صغير أو مستقل ، فمن المألوف أن تتحمل مصروفات نيابة عن عملائك عند العمل في المشاريع ، تُعرف هذه بالمصروفات القابلة للإسترداد ، ومن المقبول تمامًا أن تحاسب عملائك عليها.

ومع ذلك ، فإن المفتاح هو التأكد من أن فواتيرك لا تشكل مفاجأة لعميلك ، على العكس ، قد تكافح من أجل الحصول على أموالك.

لمعرفة المزيد حول المصروفات القابلة للاسترداد وكيفية إصدار فاتورة لعملائك ، اقرأ هذا الدليل الكامل. ستتعلم فيه:

• ما هي المصروفات القابلة للإسترداد
• أمثلة على المصروفات القابلة للإسترداد
• كيفية تسجيلها وتتبعها بشكل صحيح
• كيفية إدارتها
• أفضل الممارسات لجمعها

ما هي المصروفات القابلة للإسترداد؟

تُعرف أيضًا بالمصروفات القابلة للفوترة ، المصروفات القابلة للإسترداد هي المصاريف التي تتحملها نيابة عن عملائك أثناء تقديم العمل.

تتميز المصروفات القابلة للإسترداد أيضًا بطابع عمل مميز – ربما تحتاج إلى حضور مؤتمر لمشروع عميل ودفع تكاليف فندق – ولإثبات هذا لشركتك ، سيتعين عليك في كثير من الأحيان تقديم دليل في شكل إيصال ، في كلتا الحالتين ، يمكنك استردادها لأنها من جيبك الخاص ، ويمكنك تحصيلها من عميلك.

بالنسبة إلى الموظفين ، من الأسهل عادةً تحديد ما يمكن استرداده ، لا سيما وأن الشركات تقدم إرشادات واضحة بشكل عام.

بالنسبة لمن يعملون لحسابهم الخاص ، فإن سداد المصاريف أكثر تعقيدًا بعض الشيء ، قد يكون تحديد ما يمكن استرداده أمرًا صعبًا ، وقد لا تقوم بتحرير فاتورة للعميل مقابل بعض المصروفات القابلة للاسترداد.

على سبيل المثال ، ربما لا تحاسب العميل على جزء من تكاليف الإنترنت الخاصة بك على الرغم من أن هذه التكاليف قابلة للإسترداد في كثير من الحالات.

أمثلة على المصروفات القابلة للإسترداد المشتركة

للتبسيط ، فيما يلي أمثلة على المصروفات الشائعة القابلة للإسترداد ، ضع في اعتبارك أن هذه المصروفات لا يمكن استردادها في جميع الحالات ، سيتعين عليك تقييم كل موقف واستخدام الحس السليم واسأل نفسك:

هل هذه المصاريف ضرورية لانجاز العمل؟

هل من المعقول أن يدفع العميل مقابل هذا؟

هل أنا أتحملها نيابة عن العميل؟

إذا أجبت بنعم على هذه الأسئلة ، فمن المحتمل أن يتم تعويضها ، إذا لم تكن متأكدًا ، فتحدث إلى محاسب أو صديق لديه خبرة في المصروفات القابلة للفوترة ، وكما سترى لاحقًا ، بمجرد أن تقرر أن المصروفات قابلة للاسترداد ، فقط تأكد من أن عملائك على دراية بأنهم سيدفعون مقابل هذا. 

أمثلة أصغر على المصروفات القابلة للإسترداد

هناك مصروفات صغيرة قد تتحملها نيابة عن عملائك ، لم تكن محسوبة في بداية المشروع ، وتشمل هذه المصروفات كل شيء من الطباعة والقهوة وحتى تكاليف التسليم والبريد.

ربما في اللحظة الأخيرة ، يطلب منك عميلك إرسال المنتج إليهم بالبريد ، وعليك الآن دفع رسوم بريدية ، إذا لم يتم إدراج ذلك في رسوم المشروع مقدمًا ، يتم استرداد هذه التكلفة كمصروفات مخصصة.

أو ربما تحملت رسوم الهاتف أو الإنترنت في الخارج ، على سبيل المثال ، ككاتب ، قد يكون لديك معدل محدد لإجراء مقابلة وتدوينها وكتابة مقال ، قد لا يتضمن السعر تكلفة الاتصال – ربما تستخدم Skype ، في هذه الحالات ، سيتعين عليك زيادة رصيد Skype الخاص بك ، أصبحت تكلفة هذا الاتصال الآن قابلة للاسترداد.

على الرغم من أن هذه المصروفات صغيرة ، يمكن أن تضيف معًا مبلغًا كبيرًا ، لذا من الحكمة تتبعها وإعادة تحصيلها جميعًا.

أمثلة أكبر على المصروفات القابلة للإسترداد

هناك أيضًا مصاريف أكبر قابلة للإسترداد مثل السفر ، والتي تشمل الوجبات والترفيه والإقامة والمواصلات (سيارات الأجرة والسفريات وما إلى ذلك).

هذه التكاليف قابلة للإسترداد ، على سبيل المثال ، عليك حجز الفنادق وتناول الغداء بالخارج ، من الواضح ، فقط لأن هناك مصاريف قابلة للاسترداد ، لا يعني هذا أنه يمكنك تحميل عميلك كل مصاريفك إذا اشتريت لنفسك تذكار من المدينة  ، عادة ما يكون هناك حد أقصى ستتفق عليه مقدمًا مع عميلك.

كيفية تسجيل المصاريف القابلة للاسترداد

بغض النظر عن نوع المصروفات القابلة للإسترداد ، من الضروري تتبعها ، بهذه الطريقة يكون لديك سجل لكل عميل ، ويمكنك أن تطمئن إلى أنك لا تصرف المال بدون حساب. 

أسهل طريقة لتتبع المصروفات القابلة للإسترداد هي استخدام برامج المحاسبة

على سبيل المثال ، يقوم برنامج الفاتورة بهذا ، يتيح لك تتبع المصروفات القابلة للإسترداد.

كل ما عليك فعله هو التحقق من دقة هذه المصروفات ، وإذا كانت قابلة للإسترداد ، ثم يمكنك إرفاق إيصال وإضافة ترميز (إن أمكن).

كيفية إدارة المصروفات القابلة للإسترداد في برنامج الفاتورة

هل تبحث عن إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إنشاء وتتبع المصروفات القابلة للاسترداد في حساب برنامج الفاتورة الخاص بك؟

بمجرد تسجيل المصروفات على أنها قابلة للفوترة ، استخدم البرنامج لإنشاء فاتورة ، ستختلف طريقة إنشاء الفاتورة وفقًا للبرنامج الذي تستخدمه ، ولكن في برنامج الفاتورة ستتبع هذه الخطوات لإعادة سداد المصروفات.

أفضل الممارسات لتحصيل المصورفات القابلة للإسترداد

فقط لأن المصروفات قابلة للاسترداد ، لا يعني ذلك أنه يجب عليك إصدار فاتورة للعميل مقابلها ، قبل إعداد الفواتير ، اتبع أفضل الممارسات.

1. اتفق مقدمًا على المصروفات واجبة السداد.

لتجنب المحادثات المحرجة أو حتى الغاضبة ، عند بدء مشروع جديد ، ضع القواعد مسبقًا فيما يتعلق بأنواع المصروفات التي سيتم دفعها.

يمكن أن يكون لديك بند نفقة خاص بك في عقدك ، أو اسأل عميلك عما إذا كان لديه سياسة تتعلق بالمصروفات ، لو كان عندك شك ، اسأل ، وطبق دائمًا الحس السليم من خلال عرض المصروفات من منظور عميلك.

هل يعتبرها مصاريف معقولة؟ أنت لا تريد أن تفقد عميلاً لأنه يعتقد أنك تستنزفه.

2. تفاصيل المصروفات وتقديم الأدلة الداعمة.

حتى بعد الاتفاق على ما يمكن استرداده ، يجب عليك تحديد مصروفاتك وتقديم أدلة داعمة لها حيثما أمكن ذلك ، حتى إذا أضفت بند واحد فقط “للمصروفات” إلى فاتورتك ، فقم دائمًا بإرفاق تقرير مصروفات بصور الإيصالات الأصلية وتفاصيل كل الرسوم.

تقرير المصروفات هو ببساطة تقرير يفصل جميع مصروفاتك لتتبع إنفاقك ويتضمن تفاصيل الضرائب المعمول بها ، ربما يحتاج عميلك إلى هذه التفاصيل لأغراض محاسبية وضريبية خاصة به ، وستعزز هذه الشفافية حسن النية لدى كلا الجانبين.

3. إصدار فاتورة العملاء في فترة زمنية معقولة.

من الممارسات التجارية الجيدة دائمًا إصدار فواتير لعملائك بالمصروفات القابلة للاسترداد في أسرع وقت ممكن ، على سبيل المثال ، يمكنك إعداد فاتورة بهذه المصروفات فور حدوثها ، أو يمكنك إرسال فاتورة المصروفات القابلة للإسترداد مع الفاتورة النهائية المستحقة في نهاية المشروع.

كلما أسرعت في إصدار فاتورة لعملائك ، كلما تم الدفع لك بشكل أسرع ، من الأسهل أيضًا حل أي خلافات (إن وجدت) والإجابة على الأسئلة ، لنكن صادقين ، من الصعب تذكر أي تفاصيل خاصة بالمصروفات بعد مرور عام.

4. فهم الآثار الضريبية.

إذا كنت ترغب في إضافة هامش إلى المصروفات ، فسيتعين عليك المطالبة بالمصروفات بنفسك أو تسجيلها كتكلفة للبضائع المباعة و إضافة الضرائب المطبقة عليها.

يمكن أن تنطبق هذه المعلومات على معظم المواقف ، ولكن يجب عليك دائمًا مراجعة مستشار ضرائب محترف على دراية بوضعك الخاص عند إعداد ضرائبك.

تتبع دائمًا مصروفاتك القابلة للإسترداد

يعتبر تحمل المصروفات نيابة عن عملائك جزء لا يتجزأ من إدارة الأعمال التجارية ، فقط تأكد من تحصيلهم من العملاء – مع مراعاة أفضل الممارسات لتحصيل المصروفات – حتى لا تخسر الأرباح.

وتذكر: قبل إعداد الفواتير لعملائك ، قم بتسجيل هذه المصروفات بشكل صحيح حتى يكون لديك سجل دقيق ، ولا تنسى تحميل العميل الرسوم وإصدار الإيصالات عند الحاجة ، برنامج الفاتورة يجعل كل هذا سهل للغاية.

باستخدام برنامج الفاتورة ، يمكنك تتبع مصروفاتك تلقائيًا ، وتعيين مصاريف للعميل وتمييزها على أنها قابلة للفوترة ، ما عليك سوى إدراج المصروفات القابلة للإسترداد في فاتورة وإرسالها إلى عميلك للحصول على الأموال.

ابدأ في استخدام برنامج الفاتورة اليوم لتسجيل وإعادة تحصيل مصروفاتك القابلة للإسترداد.