إمتلاكك برنامج للفواتير و المحاسبة بسيط يناسبك سوف يضع عملك على الطريق الصحيح.

عندما تبدأ نشاط تجاري صغير ، هناك الكثير من التكاليف التي يجب وضعها في الاعتبار ، من أدوات تجارتك إلى أدوات التسويق (مثل موقعك الإلكتروني) ، والبرامج التي تحتاجها ، يمكن أن تكون التكاليف باهظة ، غالبًا لا تكون برامج المحاسبة في قائمة الأولويات.

ناهيك عن أن الكثير من هذه المصروفات مطلوبة قبل حتى أن تبدأ أو تكتسب عملاء أو تحقق دخل ثابت.

من الطبيعي (ومن المنطقي) محاولة تأجيل بعض تكاليف بدء التشغيل المبكرة ، “سأفعل هذا بمجرد أن يأتي المال” أو “سأستثمر في هذا عندما تبدأ الأمور في الازدياد!” أو “ستكون هذه أولويتي الأولى عندما أحقق أرباحًا”

شئ أساسي: برنامج محاسبة لإدارة أموالك.

برنامج المحاسبة استثمار غير مهم لماذا ا؟ لأنه في البداية يمكنك ببساطة تسجيل معاملاتك بإستخدام برامج Word و Excel حتى يكون لديك تدفق مالي كبير يحتاج إلى برامج أفضل ، أليس هذا صحيح؟

أنا هنا لأخبرك أن هذا المنطق – رغم أنه مفهوم – إلا أنه خاطئ ، وفيما يلي بعض الأسباب التي تجعلك تعطي الأولوية لبرامج المحاسبة تمامًا مثل الأدوات الأخرى لتجارتك عندما تبدأ نشاط تجاري صغير:

1. أنت تريد أن تمنح نفسك أفضل احتمالات النجاح

الحقيقة المؤلمة والقاسية عن الشركات الصغيرة هي أن : يفشل الكثير منها ، في الواقع يفشل 33٪ في خلال أول عامين ، وفي مثل هذه الأوقات الصعبة ، تصبح هذه الاحتمالات مذهلة.

قد يكون السبب هو أن القليل من المال يأتي ، أو أن الكثير من المال يتم استنزافه من خلال مصروفات خارجة عن السيطرة ، قد يكون السبب هو أن العملاء يتخلون عن الشركة قبل موعد الدفع.

إذا بدأت في السيطرة على إيراداتك وتكاليفك ، فستكون لديك فرصة أفضل لأن لا تكون واحدًا من تلك الـ 33٪ ، استثمر في برنامج المحاسبة المناسب وستتمكن بسهولة من:

• ان تبقى على اطلاع دائم بالفواتير في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة.
• يمكنك تحصيل المدفوعات بسهولة عبر الإنترنت حتى لا تضطر إلى التعامل مع “الشيكات في البريد”.
• تتبع وتصنيف إيصالات المصروفات ، حتى تعرف بالضبط مقدار ما يتم صرفه.

2. عملاؤك سوف يشكرونك لجعل تعاملاتهم أسهل

لو أن كل التجار يستخدمون برنامج للفواتير و المحاسبة ، كل شهر أنت ستحصل على فواتير في البريد الإلكتروني ، توضح بوضوح كل مشترياتك

هذا أسهل بكثير بالنسبة لك من تلقي مكالمات مزعجة من التجار ، والأفضل من هذا ، إنه يجعلك تعلم حجم مشترياتك ، وتفكر في ما هو أهم بالنسبة لك.

كما يجعلك تثق بهم أكثر .

غالبًا ما يواجه أصحاب الأعمال الصغيرة تحديات في بناء الثقة مع العملاء ، فلماذا لا تقدم نفسك بطريقة تجعلك تبدو أكثر احترافًا من البقية !؟

و كل هذا فقط بإستخدام برنامج للفواتير و المحاسبة بسيط مثل برنامج الفاتورة

لكن في النهاية ، لا أتوقع أنهم يفعلوا ذلك حقًا من أجلك ، في الواقع ، توقع أنهم يفعلوا ذلك ليتقاضوا أموالهم بشكل أسرع ، لذا حقًا ، إنه فوز للطرفين.

3. باستخدام برنامج المحاسبة المناسب ، ستتمكن بسرعة من إتقان التدفق النقدي

ربما تكون دراما التدفق النقدي هي التجربة الأكثر شيوعًا وخصوصاً لأصحاب الأعمال الصغيرة .

هناك سيناريوهات تجعلني قلقاً ومستيقظًا في الليل: ماذا لو كنت بحاجة للسفر بالطائرة لحالة طوارئ ما؟ ماذا لو مرضت؟ لا يسعني إلا أن أتخيل كيف يكون الحال بالنسبة لصاحب عمل صغير يتعامل مع دخل متغير.

لتنمية عملك ، تحتاج أولاً إلى إتقان التدفق النقدي ، ومن الصعب إتقان ما لا يمكنك قياسه ، إذا كنت لا تتتبع دخلك وتكاليفك ، فأنت تنظر فقط إلى رصيد مصرفي يتأرجح ، بدون رؤية واضحة حول كيفية التحكم فيه.

بإمتلاكك برنامج للفواتير و المحاسبة بسيط ستتمكن من التحكم في التدفق النقدي الخاص بك ، يمكنك بسهولة تتبع وقياس الدخل والتكاليف ، سيساعدك أيضًا في حل اي مشكلة في وقتها ، على سبيل المثال:

• إنخفاض المبيعات في شهر ما؟ إذاً حان الوقت لزيادة الجهد للحصول على المزيد من العملاء.
• إستنزاف الكثير من المال ؟ إذاً حان الوقت لخفض بعض التكاليف والتدقيق أكثر في المصروفات.

ولكن إذا لم تتمكن من تتبعها ، فلا يمكنك تغييرها.

4. برامج المحاسبة ستجبرك على أن تكون موضوعيًا

كونك صاحب مشروع صغير فهذا يجعلك تشعر بالشغف لمشروغك ، أنت تحب ما تفعله ، في الغالب أنك تحلم بهذا لفترة طويلة.

لكن هذا الشغف يمكن أن يلقي أحيانًا بظلاله على تصرفاتك ، قد تفضل العمل الذي تستمتع به على العمل المربح ، أو ببساطة تعيش في حالة إنكار لحقائق دخلك ومصروفاتك.

جزء من أن تصبح مالكًا تجاريًا ناضجًا هو تعلم كيفية النظر إلى أداء عملك دون تحيز ، دع الحقائق تتحدث.

مرة أخرى ، فإن برنامج للفواتير و المحاسبة بسيط مثل برنامج الفاتورة ستفعل هذا تماماً ، سترى الخدمات التي تجلب لك أكبر قدر من المال ، وستكون قادر على معرفة أين تقضي معظم الوقت.

لكن برامج المحاسبة قد لا تكون دائمًا أداة لتعكير المزاج!

• قد ترى أحياناً أن عملائك المفضلين هم أيضًا الأكثر ربحًا لك ، مما يسمح لك بالبناء على تلك العلاقات
• قد تكتشف أن العمل الذي بدا وكأنه “ربح سريع” هو العمل الذي نتج عنه أكبر قدر من التراجع في الأرباح وتكون قادرًا على تبرير إهمالك له.

تعلُم رؤية الأشياء بموضوعية هو منظور قيم يجب اكتسابه ، لكن من المحتمل أنك لن تتعلمه بدون أداة تمنحك ملاحظات سهلة وفورية ودقيقة.

5. اختر برنامج محاسبة يمكنك النمو باستخدامه.

بالتأكيد ، يمكنك البدء باستخدام Word و Excel ، لقد فعلت هذا عندما كان لدي عمل صغير … لذلك أعرف إلى أي مدى يمكنك الذهاب باستخدام هذه الأدوات البسيطة التي يمكن الوصول إليها.

سأخبرك ما هي المشكلة: ستصل إلى نقطة حيث سيتوقفوا عن العمل ، سيكون لديك عدد كبير جدًا من الفواتير لإرسالها وتتبعها ، وسينهار النظام بأكمله من الداخل ، بعد ذلك ، في الوقت الذي تكون فيه مشغولاً للغاية ومتوتراً ، ستواجه قرارًا صعبًا: ما البرنامج الذي يجب أن أستخدمه؟

لا أعرف عنك أكثر منك ، لكن عن نفسي ، أنا أكره اتخاذ القرارات بالإجبار ، أفضل عمل ما يجب ، والاستثمار في البرامج التي تعد أداة ثابتة وموثوقة بالنسبة لي خلال تلك الأوقات الصعبة.

أريد أن أقوم باختيارات تخدمني اليوم وغدًا ، ولهذا السبب أعتقد أنه من الخطأ عدم إعطاء الأولوية لحل برامج المحاسبة من البداية.

الخلاصة

أنت بالفعل تحب ما تفعله ، لست بحاجة إلى إقناعك بأن تصبح أكثر شغفًا بالتصوير الفوتوغرافي أو الكتابة أو استشارات الأعمال أو أيًا كانت الخدمة التي تقدمها.

ولكن لكي تكون صاحب مشروع صغير ناجح ، تحتاج أيضًا إلى تدريب نفسك لتكون شغوفًا بإدارة أموالك ، ليس بالضرورة أن تكون إدارة أموالك أمر غير طبيعي.

فيما يلي طرق لجعل الأمر أسهل:

• استثمر مبكرًا في البرامج المناسبة.
• التزم باستخدامها بشكل صحيح.
• واظب على رؤية الإحصائيات و الأرقام.

معظم الناس يكرهون التمرين إلى ان يجدوا صالة رياضية يحبونها ويبدأون في رؤية النتائج؟ الأمر نفسه مع إدارة الشؤون المالية ، ابحث عن برنامج مثل برنامج الفاتورة الذي تم تصميمه ليجعلك تشعر بالراحة ، وسيكون عبارة عن آلة أعمال صغيرة بسيطة.