خلال الأوقات الصعبة ، ستحتاج برامج المحاسبة للتعامل مع كل معاملة محاسبية في عملك بشكل خاص.

استغرق الأمر مني 6 ساعات ، ولكن بعد مراجعة كشوف حساباتي البنكية ، والتحقق من إيصالاتي ، وتصنيف مصروفاتي في جدول بيانات Excel ، أخيرًا أصبحت جاهز لإرسال بيانات 6 أشهر إلى مستشاري الضريبي.

لكني سألت نفسي:

• هل صنفت مصاريف عملي بشكل صحيح؟
• هل فاتني شيء ما؟
• هل سأسترد أموالي؟
• هل كنت أفعل هذا بشكل صحيح؟

الآن فهمت: في الأوقات العصيبة ، يجب على أصحاب الأعمال الصغيرة أن يدققوا كثيراً في كل جنيه ، ولكن خلال تلك الأوقات العصيبة تحتاج بشكل خاص إلى التحكم في كل معاملة في نشاطك التجاري ، برنامج المحاسبة ضروري في هذه الأوقات.

برامج المحاسبة: أمر أساسي ، حتى في الأوقات العصيبة.

خلال هذه الأوقات العصيبة ، من المحتمل أن تدقق في كل معاملة وتقوم بموازنة كل ما هو ضروري ، هذا هو أفضل مايمكنك عمله على الإطلاق.

هناك العديد من مجالات العمل الأساسية التي تحتاج للتركيز عليها ، مجالات مثل التسويق والمبيعات وحتى خدمة العملاء.

بالإضافة إلى ذلك ، يشعر الكثيرون أن Word و Excel يستطيعان القيام بوظيفة برامج المحاسبة ، أليس كذلك؟ حسنًا ، ليس بالضبط …

Word و Excel لهم أخطائهم.

باستخدام Word و Excel فقط للمحاسبة ، فإنك لا تقدم لنفسك أي خدمة ، أنت تعرف ما أتحدث عنه إذا وجدت نفسك يومًا:

• تقوم بتلك العملية المملة لإعادة فتح الفواتير لإصلاح الأخطاء الشائعة في الفواتير: تعديل تاريخ خاطئ ، أو رقم الفاتورة ، أو قيمة فاتورة خاطئة.
• تقوم بغربلة عدد لا يحصى من المجلدات للعثور على الفواتير والمستندات التي تبحث عنها.
• تبحث جاهدًا عن كل معلومات الدخل والمصروفات التي تحتاجها لإكمال إقرارك الضريبي.

في الواقع ، إذا كنت تستخدم Word و Excel ، فأنت ربما تترك الكثير من الأموال دون تحصيل ، فيما يلي أربعة أسباب مقنعة تجعل الاستثمار في برامج المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) يكلفك أقل بكثير من القيام بهذه المهام بنفسك.

4 أسباب للاحتفاظ بحل برامج المحاسبة كخيار مهم في الأوقات العصيبة 

1. سيصبح لديك المزيد من الوقت للعمل.

حتى في حالة عدم ارتكابك لأية أخطاء في فواتيرك ، فإنك تقضي وقت غير ضروري في تحرير وإنشاء الفواتير ، فكر بخصوص هذا الأمر لثانية…

تحتاج أولاً إلى العثور على نموذج الفاتورة الخاص بك ، والذي قد يستغرق بعض الوقت أثناء البحث في المجلدات الموجودة على اللابتوب الخاص بك ، بمجرد الحصول عليها ، تحتاج الآن لتحديث معلومات العميل ، وقيمة الفاتورة ، وإرفاق الفاتورة (التي كان عليك حفظها كملف PDF) ، ثم طبعاتها وإرسالها.

على مدار العام ومع الكثير من الفواتير ، تزداد تلك الدقائق الإضافية ، لكن لحسن الحظ ، باستخدام برامج المحاسبة السحابية ، يمكنك تسريع عملية الفوترة والمحاسبة بالكامل ، وكذلك منع بعض أخطاء الفواتير الشائعة.

برنامج الفاتورة ، على سبيل المثال ، يتيح لك إنشاء فواتير احترافية في غضون ثواني ، يقوم البرنامج بتحديث التواريخ وأرقام الفواتير دون الحاجة إلى تحريك إصبعك ، يقوم البرنامج أيضًا بإجراء الحسابات نيابةً عنك ، لذلك لا داعي للقلق بشأن الرياضيات.

تُترجم كل هذه الميزات الموفرة للوقت للمزيد من الوقت للتركيز على العمل ومجالات النمو الأخرى (مثل التسويق).

أليس من المضحك انه كيف -على المدى الطويل- نقضي المزيد من الوقت في الأشياء التي نكرهها لأننا لا نستثمر لها؟ لذا ، استثمر الأموال في المحاسبة الآن وستجني الفوائد لاحقًا.

2. لن تضطر لدفع أموال أكثر مما تستحق للضرائب.

كان من المزعج دائماً عند تقديم إقراري الضريبي أنني أكون غير مستعد وغير منظم ، بدلاً من ذلك ، كنت أسرع في اللحظة الأخيرة دائماً لمحاولة جمع الدخل والمصروفات معًا ، هذا يشبه تجميع الألغاز ، إلا أن الأمر كان أصعب لأن كل قطع اللغز كانت متناثرة في كل مكان.

فرز ضرائبك بهذه الطريقة يضعك تحت ضغط كبير ويؤدي إلى ارتكاب الأخطاء ، أخطاء يمكن أن تكلفك الكثير من المال.

عندما تدير عملك الخاص ، فإن العديد من المصروفات معفاة من الضرائب ، فكر في مصروفات السفر وتكاليف البيانات والمساحة المكتبية في منزلك (إذا كنت تعمل من المنزل) أو حتى تلك الدورة التدريبية عبر الإنترنت التي اشتريتها لتحسين مهاراتك.

يمكنك استرداد جزء من تلك التكلفة من الضرائب ، ومع ذلك ، إذا لم تتتبع بدقة وتقوم بتصنيف وحفظ سجل منظم لجميع مصروفات العمل هذه ، فسينتهي بك الأمر إلى دفع أموال أكثر مما ينبغي.

لحسن الحظ ، تساعد برامج المحاسبة السحابية (Cloud Accounting) في إنشاء سجل منظم وآمن حتى تكون مستعدًا بحلول وقت محاسبة الضرائب ، يمكنك الوصول إلى جميع سجلات المصروفات والدخل من مكان واحد ، وتصنيف المصروفات بسهولة.

3. ستصبح أنت من يتحكم في أموالك وتدفقك النقدي.

هل وجدت نفسك يومًا ما تعاني لتغطية إلتزاماتك في نهاية الشهر بسبب ضعف تدفقك النقدي؟ لقد مررت بالتأكيد بهذه المشكلة وهي مشكلة شائعة للعديد من مالكي الأنشطة التجارية الصغيرة.

دائمًا ما تسعى جاهدًا للحصول على ما يكفي من أموال لتغطية التكاليف ، ناهيك عن تنمية نشاطك التجاري ، قد تجد نفسك تستخدم بطاقتك الائتمانية لتغطية المصروفات ، ربما تقترض من العائلة والأصدقاء؟ أو ربما تكون محظوظ وتصلك دفعة من عميل في الوقت المناسب.

لكن هذه ليست الطريقة التي تريد أن تدير بها عملك ، أليس كذلك؟ أراهن أنك ستريد أن تمحو هذا القلق و تشعر بمزيد من الراحة من شهر لآخر ، السؤال هو: كيف تحصل على هذا المستوى من الراحة؟

ستصبح خبيرًا في تدفقاتك النقدية من خلال التحكم في دخلك ومصاريفك ، إذا كنت لا تقوم بمتابعة مقدار الأموال المتدفقة داخل وخارج عملك كل شهر ، فكيف تتوقع أن تقوم بتحسين التدفق النقدي الخاص بك؟ فكر في الأمر بهذه الطريقة: لن تعرف ما الذي يجب تحسينه إذا لم تكن تتبع المتغيرات (الدخل والمصروفات) التي تؤثر على تدفقك النقدي.

على سبيل المثال ، إذا كنت تراقب دخلك من شهر لآخر ، فيمكنك تحديد الأشهر ذات الدخل الأقل من المعتاد ثم تقوم بتحديد سبب ذلك ، وتبحث عن حلول لإصلاحها.

قد لا يكون لديك عدد كافي من العملاء ، وفي هذه الحالة يجب أن تقضي وقتًا أطول في تسويق نفسك ، أو ربما يكون لديك الكثير ممن يؤخرون دفعاتهم ، مما يعني أنه يجب عليك إما العثور على عملاء أفضل أو تقوم بتسريع عملية التحصيل.

بغض النظر عن وضعك ، سيساعدك برنامج الفاتورة ، تساعدك المحاسبة السحابية على تتبع الدخل والمصروفات ، وتقوم بما لا يستطيع برنامج مثل Word و Excel القيام به ، باستخدام برامج المحاسبة السحابية ، يمكنك:

• أن تتعرف على كيفية أداء عملك بفضل تقارير الدخل والمصروفات.
• معرفة الفواتير المعلقة.

4. ستشعر بالفخر لأنك تتعامل بشكل إحترافي وصحيح.

من فوائد استخدام برامج المحاسبة السحابية التي غالباً ما يتم نسيانها هي الشعور الرائع الذي تشعر به نتيجة الاستثمار في حل يساعد عملك على النجاح.

يضمن لك الاستثمار في برامج المحاسبة السحابية أنك ستقدم أفضل ما لديك لنشاطك التجاري ، لماذا ا؟ لأنك  بهذاتستخدم الأدوات المناسبة لتنمية نشاطك التجاري دون اللجوء للحلول التي تكلفك الوقت والمال مع زيادة الضغط أيضًا.

هناك شيء مجزي بطبيعته نتيجة لمعرفة أنك بذلت قصارى جهدك لتنمية نشاطك التجاري ، فهو لا يمنحك إحساسًا كبيرًا بالفخر فقط ، بل يجعلك أيضًا تشعر بأنك رجل أعمال “محترف”.

وفي النهاية ، هناك الكثير مما يمكن قوله عن رؤيتك لنفسك كرجل أعمال جاد ، لأنه إذا لم تكن كذلك ، فكيف تتوقع أن يراك العملاء بهذه الطريقة؟

الخلاصة

برامج المحاسبة جزء لا يتجزأ من إدارة الأعمال التجارية الناجحة ، لذلك لا تجعل تصعب الأمر على نفسك باستخدام برامج مثل Word و Excel التي تسبب المشاكل.

بدلاً من هذا ، استثمر في برامج المحاسبة السحابية التي من شأنها:

• أن تمنحك المزيد من الوقت للعمل.
• تساعدك على التجهيز للضرائب.
• تساعدك على التحكم في التدفق النقدي.
• تجعلك تشعر بالفخر لمعرفتك أنك تبذل كل ما في وسعك لتنمية نشاطك التجاري.

برنامج الفاتورة يجعل إدارة عملك الصغير أمرًا سهلاً من خلال ضمان قضاء وقت أقل في المحاسبة والمزيد من الوقت في العمل الذي تحبه ، اقم بتجرب نسخة تجريبية مجانية لمدة 30 يوم الآن.