عندما يسألني أحد العملاء عن شكل الفاتورة الإلكترونية وعن كيفية تجنب المشاكل القانونية في فاتورته ، فإنه يسأل عادةً عن شيء واحد: كيفية التأكد من حصوله على أموال مقابل العمل الذي يقوم به.

بعد كل شيء ، لا يوجد شيء أسوأ من مطاردة أموالك ، يستهلك وقتك الثمين الذي يمكنك تكريسه لمشاريع أخرى ، علاوة على ذلك ، يمكن أن يؤدي قلقك على أموالك إلى الكثير من الليالي بلا نوم.

من المؤكد أن قراء هذه المدونة يقدّرون كيف تخلص برنامج الفاتورة من مشاكل الفواتير ، ولكن قد تتساءل عما إذا كان هناك أي شيء يمكنك إضافته في فاتورتك لجعلها أكثر إلزامًا وتضمن حصولك على أموالك في الوقت المحدد أو على الأقل تحديد موعد إستحقاق.

الإجابة البسيطة هي أنه لا يوجد بند قانوني مضمون يضمن لك الدفع: العميل الوهمي سيظل عميلاً وهميًا بغض النظر عن مدى دقة صياغة فاتورتك ، ومع ذلك ، هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لجعل شكل الفاتورة الإلكترونية “قانوني” بشكل أكبر لضمان حصولك على أموال مقابل العمل الشاق الذي تقوم به.

1. بيانات العميل الصحيحة.

ربما كنت تعمل يومياً مع شخص ما ، لكن هذا لا يعني أن هذا الشخص هو المسؤول عن القسم المالي ، اعتمادًا على حجم شركة العميل ، قد يكون لديهم قسم محاسبة ، هذا يعني أن هذا الشخص يقوم فقط بإعادة توجيه فاتورتك إلى الشخص المسئول عن الفواتير ، لذلك إذا كانت هذا الشخص في إجازة ، فقد ينتهي الأمر بفاتورتك عالقة في صندوق الوارد الخاص بهم.

من لحظة بداية العمل مع العميل ، اطلب تفاصيل بيانات من هو المسؤول عن الدفع لك ، عادةً ما يكون من الأسهل التعامل مع هذا الشخص مباشرةً وإرسال الفواتير له ، بهذه الطريقة ستعرف أن قسم المحاسبة قد استلم فاتورتك بالفعل ، وقد يكون من الأسهل متابعة الدفعات المتأخرة معهم مباشرةً.

2. رقم تعريف فريد لكل فاتورة.

قم بإنشاء نوع من نظام الترقيم لتنظيم فواتيرك ، قد يكون هذا نظام ترقيم أساسي يبدأ بـ 001 أو يمكن أن يكون حسب التاريخ (على سبيل المثال 08142017). سيساعدك هذا في الحفاظ على فواتيرك منظمة للأغراض الضريبية ، كما أن نظام ترقيم الفواتير الجيد سيجعل الأمور أسهل (وسيكون شكل الفاتورة الإلكترونية أكثر احترافية) إذا احتجت إلى المتابعة مع عميل بشأن فاتورة متأخرة ، خذها مني ، ستبدو أكثر جدية عند الإستعلام عن حالة الفاتورة 0032 بدلاً من “تلك الفاتورة التي أرسلتها من اسبوعين”.

3. مطابقة شروط الفاتورة وشروط العقد.

عندما يتعلق الأمر بفواتير العملاء ، فأنت بحاجة إلى التأكد من تطابق جميع المعلومات مع التفاصيل الموضحة في العقد ، على سبيل المثال ، إذا كان العقد ينص على أن شروطك للدفع هي الدفع بعد 30 يوم من الإستلام ، فلا يمكنك المطالبة بالدفع عند استلام فاتورتك ، وإذا كنت لا تستخدم عقدًا يتضمن شروطًا للدفع ، فسترغب في تغيير ذلك على الفور.

4. أي تفاصيل أساسية يطلبها عميلك.

في بعض الحالات ، سيكون لدى الشركات متطلبات محددة بشأن المعلومات التي يجب أن تكون موجودة في الفاتورة ، على سبيل المثال ، سيطلب بعض العملاء أن تتضمن فاتورتك رقم البطاقة الضريبية (أو رقم الضمان الاجتماعي) ، أو قد تحتاج إلى إضافة ملخص تفصيلي للخدمات التي تقوم بإعداد فواتير لها ، قد يحدد البعض الآخر أنه يجب إرسال الفواتير إلكترونيًا أو عبر البريد العادي ، سيؤدي عدم وجود المعلومات الصحيحة في فاتورتك إلى تأخير الدفع ، لذلك من الأفضل دائمًا أن تسأل مقدمًا عما إذا كان لديهم احتياجات معينة.

5. تاريخ وشروط الدفع.

يجب أن تتضمن كل فاتورة تاريخ الإصدار وتاريخ الإستحقاق أو توضح شروط الدفع ، تعود المصطلحات الدقيقة التي تستخدمها إليك أنت وعميلك ، ولكن إليك بعض الاقتراحات:

بعض الأبحاث حول شروط الدفع وتأثيرها على احتمالية الحصول على الأموال توضح أن هناك مصطلحات مما يلي هي الطريقة المثلى: “شكرًا لك – نحن نقدر عملك حقًا! يُرجى إرسال الدفعة في غضون 21 يومًا من استلام هذه الفاتورة “.

كن واضحًا ومحددًا قدر الإمكان ، لن يعرف جميع العملاء معنى مصطلح “30 يوم” ، إن قول “خلال 30 يومًا” (أو حتى كتابة تاريخ الاستحقاق المحدد) سيكون أسهل أن يفهمه الجميع.

تجنب استخدام “الدفع عند الاستلام” كلما أمكن ذلك (إلا إذا ناقشت هذا الأمر مع العميل مسبقًا) ، قد تعتقد أن هذه اللغة ستساعدك في الحصول على أموالك بشكل أسرع ، ولكن عدم تحديد موعد نهائي فعلي يمكن أن يأتي بنتائج عكسية ، قد يفسرها بعض العملاء على أنها “ادفع كلما استطعت”.

6. تفاصيل الخدمات و المنتجات في الفاتورة.

يجب أن يوضح كل سطر في الفاتورة الخدمات او المنتجات التي يتم إصدار فواتير عنها بالضبط ، إذا تم تحصيل رسوم ثابتة من العميل عن الخدمات ، فأنت بحاجة إلى تحديد ما تحصل عليه ، إذا كنت تتقاضى أجرك بالساعة ، فحدد أجر الساعة وعدد الساعات التي إستغرقتها في العمل.

من الجيد قراءة هذا الجزء من الفاتورة بسهولة ، ولكن حاول أن تكون واضحًا قدر الإمكان ، إنها فرصة جيدة لتذكير عميلك بقيمة العمل الذي قدمته.

ملاحظة أخيرة: لتجنب المشاكل القانونية ، ناقش دائمًا شروط الدفع مع العميل في البداية.

النهج الاستباقي هو دائمًا أفضل طريقة لضمان دفع فواتيرك في الوقت المحدد ، ناقش شروط الدفع الخاصة بك مع العملاء مبكراً ، لست بحاجة إلى أن تبدو محاميًا صارمًا يمكنك صياغتها في شكل سؤال بسيط مثل “يدفع لي عملائي الآخرون في غضون 21 يومًا من إكتمال المشروع ، هل هذا يناسبك؟”

هذا كافي ، إذا لاحظت أي إرتباك في رد فعلهم ، فثق بحدسك وامض قدمًا ، بالإضافة إلى ذلك ، قم دائمًا بإدراج شروط الدفع في عقدك ، سيؤدي هذا لتسهيل متابعة الدفع في حالة حدوث خطأ.