بصفتك صاحب نشاط تجاري صغير ، من المهم إجراء فحوصات لمعرفة مدى صحة العمل مثل الفحوصات الطبية المنتظمة ، هذا يعني التدقيق في بياناتك المالية وجميع البيانات التي تأتي معها.

ولكن في عصر نتعرض فيه كثيراً للبيانات ، قد يكون من الصعب تحديد المعلومات ذات القيمة والبيانات التي تعتبر مجرد بيانات روتينية ، لكن لا تقلق ، يمتلك برنامج الفاتورة عددًا من التقارير ونقاط البيانات التي تقدم نظرة سريعة ومتعمقة للأداء المالي لنشاطك ، يتم إنشاء هذه التقارير تلقائيًا ، تحتاج فقط إلى معرفة ما الذي تبحث عنه.

هنا ، سنجمع عددًا قليلاً من التقارير والبيانات الأكثر فائدة التي يمكن أن توفر لك نظرة على مدى صحة نشاطك التجاري.

تقرير متوسط الوقت المستغرق للحصول على الأموال.

هذا الرقم عبارة عن حساب متوسط ​​الوقت الذي يستغرقه العميل لكي يدفع لك.

في حين أن هذا الحساب بسيط إلى حد ما ، إلا أنه يمكن أن يكون له آثار كبيرة على العمل ، وخاصة التدفق النقدي الخاص بك ، عندما يكون هذا الرقم مرتفعًا (60-90 يومًا أو أكثر) ، فهذا يعني أن المزيد من أرباحك مرتبطة بالدفعات المتأخرة ، يؤدي هذا إلى تقليل التدفق النقدي لنشاطك التجاري ، مما يجعل من الصعب شراء البضائع والدفع للموردين وحتى تغطية تكاليفك الأساسية.

عندما يكون متوسط ​​الوقت المستغرق للحصول على الدفعات مرتفعًا ، فقد يعني هذا غالبًا أن عملائك متأخرون في السداد (أو لديك عدد من الفواتير غير المدفوعة) ، وفقًا لأحدث الأبحاث ، يتم تأخير سداد ما يصل إلى 60٪ من الفواتير ، استنادًا إلى البيانات ، يتم إرسال المدفوعات متأخرة ستة أيام في المتوسط ​​بينما يتم دفع خُمس الفواتير بعد أكثر من أسبوعين من تاريخ الاستحقاق.

إذا كان ما سبق يصف موقفك ، ففكر في تنفيذ واحد أو أكثر من الأساليب التالية لتقليل المتوسط ​الزمني للحصول على الأموال:

• وضع شروط دفع قوية: في فواتيرك و/أو في عقد العميل الخاص بك ، حدد الشروط الخاصة بك ، قم بتوضيح الموعد النهائي للدفع المتوقع (على سبيل المثال ، عند استلام الفاتورة ، في خلال 30 يوم من الإستلام ، في خلال 60 يوم من الإستلام) وأنواع الدفع التي تقبلها ، مثل التحويلات الإلكترونية أو الإيداع المباشر أو PayPal أو بطاقات الائتمان.
• وضع رسوم تأخير: في العقد والفاتورة ، حدد رسومًا إضافية للدفعات المتأخرة ، على سبيل المثال ، أي مدفوعات يتم استلامها بعد تاريخ الاستحقاق المدرج في الفاتورة ستخضع لرسوم تأخير بنسبة 10٪.
• وضع حوافز للدفع المبكر: إذا كنت تفضل عدم اتباع أسلوب العقاب ، فيمكنك تقديم مكافآت للعملاء الذين يدفعون لك مبكرًا ، أحيانًا يكون الوعد بالحافز كافيًا لتحفيز العملاء على الدفع لك عاجلاً وليس آجلاً ، على سبيل المثال يمكن وضع خصم 5٪ من إجمالي الفاتورة للعملاء الذين يدفعون في خلال خمسة أيام عمل قبل تاريخ استحقاق الفاتورة.

تقرير الربح والخسارة

للحصول على فهم أعمق لمدى صحة العمل ، ستحتاج إلى البحث في مقدار الأموال التي تنفقها مقابل الأموال التي تجنيها ، ملخص دخلك ومصروفاتك يمكن له أن يقدم لك رؤى أكثر من تقرير الإيرادات المباشر ، وهذا بالضبط ما يهدف إليه تقرير الربح والخسارة ، يمنحك نظرة عامة على خسائرك (ما تنفقه) والأرباح (مقدار الأموال التي تجنيها بالفعل بعد المصروفات).

يمكن أن تساعدك مراقبة الأرباح والخسائر عن كثب على مراقبة تدفق الأموال في عملك بالإضافة إلى متوسط ​​هامش الربح ، من هذا المنظور يصبح من السهل عليك ضمان تقليل مصروفات العمل.

المقارنة بين الربح والخسارة تمنحك نظرة شاملة لما يحدث في نشاطك التجاري بحيث يكون من السهل الكشف عن “السبب” وراء الخسائر ، على سبيل المثال ، يمكن أن يساعدك التقرير الموضح أعلاه في تتبع أرباحك ومصروفاتك السنوية لتحديد وفهم أي اتجاهات شهرية أو موسمية تؤثر على العمل ، في بعض الأشهر قد تنفق أكثر وتحقق ربحًا أقل (مثل شراء بضائع لربع كامل أو الاستثمار في حملة تسويقية كبيرة) ، في حين أن بعض الشركات قد تشهد ارتفاعًا كبيرًا في هامش ربحها في شهر دون زيادة مرتبطة في الإنفاق (مثل أولئك الذين يبيعون معظم منتجاتهم في مواسم الأعياد).

يمكن أن يساعدك هذا التقرير أيضًا في تحديد مشكلات مثل هوامش الربح المنخفضة ، ويمكنك تحديد هذا واتخاذ الإجراء المناسب ، حتى إن كان ذلك يعني خفض مصروفاتك على حساب زيادة أسعار منتجاتك أو خدماتك.

تقرير ضريبة المبيعات

دفع الضرائب بانتظام يعد أحد العناصر العديدة المملة في قائمة مهام كل صاحب عمل.

من الصعب تتبع ضرائب المبيعات ومراقبتها حتى تتمكن من دفع ضرائبك في الوقت المحدد بسلاسة ، أنت بحاجة إلى تجنب دفع مبالغ زائدة وتعطيل التدفق النقدي الخاص بك ، أو دفع مبالغ زهيدة والوقوع في مشاكل مع مصلحة الضرائب.

لكن لا تقلق ، لست بحاجة إلى استخدام الآلة الحاسبة ، بدلاً من حساب النسب المئوية المربكة لضريبة المبيعات بنفسك ، ما عليك سوى فتح تقرير ضريبة المبيعات ، هذا التقرير يجمع تلقائيًا جميع البيانات المتعلقة بضرائب المبيعات التي جمعتها حتى الآن خلال هذا العام ، بهذه الطريقة عندما يحين وقت تقديم التقارير الضريبية ، فأنت تعرف بالضبط المبلغ المستحق عليك.

تقرير الإيرادات بالعميل

ت

كما يعلم العديد من أصحاب الأعمال الصغيرة ، لا يتم وضع جميع العملاء على قدم المساواة ، البعض منهم يساهم بإيرادات كبيرة في إجمالي الدخل لنشاطك التجاري ، ويقوم بدفع الفواتير في الوقت المحدد ، وحتمًا ستصادف عملاء يدفعون لك متأخرًا أو لا يدفعون لك على الإطلاق.

لمساعدتك في تحديد العملاء الأكثر قيمة لديك والذين يتأخرون بشكل دائم في سداد المستحقات ، يمكنك فتح تقرير الإيرادات بالعميل ، لا تحصل فقط على تحليل تفصيلي لكل إيراداتك من كل عميل على ، ولكن يمكنك أيضًا الحصول على إحصاءات حول المبلغ المدفوع بالضبط و المبلغ المتبقي.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك قمت ببيع منتجات بقيمة 10000 جنيه لشركة (س) ، لكنهم دفعوا لك 5000 جنيه فقط من المبلغ المستحق ، من خلال هذا التقرير ، يمكنك أن ترى بسرعة أنه على الرغم من أن شركة (س) قد تكون واحدة من أهم عملاءك ، إلا أن كل هذه المبالغ الغير مدفوعة لا تضعهم في أعلى قائمة عملائك المهمين.

المضي قدما في تقارير الأعمال الصغيرة.

عندما يتعلق الأمر بإدارة نشاطك ، فمن المحتمل أن تتخذ عشرات القرارات يوميًا ، من اختيار منتجات أو خدمات جديدة إلى وضع اللمسات الأخيرة على استراتيجية التسويق الخاصة بك مروراً بتحديد الأسعار للعملاء ، سيؤثر كل خيار على العمل بطريقة ما.

لكن هذه القرارات والعديد من القرارات الرئيسية الأخرى تكون أسهل عندما تكون لديك البيانات – البيانات الصحيحة – للمساعدة في إرشادك ، والتحقق المنتظم من المعلومات التي جمعناها هنا يمكن أن يزودك بإحصاءات قيّمة تساعدك على إدارة نشاطك التجاري بشكل أفضل.