شروط دفع فواتيرك لها القدرة على التأثير في الوقت الذي يدفع فيه العملاء لك وحتى تقليل عدد الفواتير الغير المدفوعة.

بصفتك مالك لنشاط تجاري صغير أو مستقل ، ربما كيفية الحصول على الاموال هي أحد أكبر التحديات.

ربما لديك عملاء يتأخرون في الدفع باستمرار ، أو كنت تطاردهم دائمًا للدفع ، ربما لديك حتى فواتير لست متأكدًا من أنك ستقوم بتحصيلها في أي وقت.

أردنا أن نفهم ما إذا كانت هناك أي أنماط للتحصيل بشكل أسرع ، لذلك قام فريق مختص في تحليلات البيانات ببعض البحث في ما يستخدمه التجار كشروط دفع للفواتير في عام 2019 ، وكيف أثرت هذه الشروط على مدفوعات العملاء.

جاهز لرؤية النتائج؟…

يوضح الرسم البياني أعلاه كيف تؤثر الكلمات الرئيسية (على المحور السفلي) المستخدمة في شروط دفع الفاتورة على سرعة دفع العملاء (موضحة باللون)، يوجد على الجانب الأيمن عمود يوضح جميع الفواتير التي تمت معالجتها ، بغض النظر عن الكلمات الرئيسية المستخدمة في شروط دفع الفواتير الخاصة بهم.

على سبيل المثال ، يتم دفع 45.12٪ من الفواتير التي تستخدم كلمة “شكرًا لك” في شروط الدفع في أقل من سبعة أيام مع دفع 12.70٪ إضافية في أقل من 14 يومًا.

تبين أنه إذا منحت عملائك مزيدًا من الوقت للدفع ، سيأخذوا الكثير من الوقت للدفع فعلاً ، بل إن وضع “30 يومًا” في شروط الدفع الخاصة بك له معدل أقل من وقت الدفع مقارنة بعمود “كل الفواتير”.

واحدة من أكثر النقاط المهمة في كيفية الحصول على الاموال هي انك إذا طلبت الدفع في أقرب وقت سوف يتم الدفع لك في أقرب وقت.

• قد يبدو الأمر واضحًا ، ولكن في عام 2019 ، تم إرسال 1393062 فاتورة بها كلمة “30 يومًا” في شروط دفع الفاتورة
• من بين هذه الفواتير ، تم دفع 40.22٪ فقط في غضون سبعة أيام ونسبة كبيرة بلغت 27.56٪ تم دفعها بعد أكثر من 30 يومًا
• بالمقارنة ، كلمة “7 أيام” تؤدي إلى الدفع في أقل من سبعة أيام بنسبة 58.05٪ وفي أكثر من 30 يومًا بنسبة 16.51٪ فقط.

بالنسبة إلى الكلمات الرئيسية التي لا تحدد أيامًا (الفائدة ، من فضلك و شكراً لك) ، كانت هناك أيضًا زيادة طفيفة في وقت الدفع مقابل “جميع الفواتير” ، تصدرت كلمة “شكرًا لك” ، مما أدى إلى دفع الفواتير في غضون سبعة أيام بنسبة 45.12٪.

يوضح الرسم البياني التالي الكلمات الرئيسية التي تجعل العملاء يدفعون الفواتير بالفعل

استخدام الكلمة الرئيسية ” الفائدة ” في شروط الدفع أدى إلى سداد الفاتورة بالكامل بنسبة 92.15٪ ، تليها “14 يومًا” بنسبة 91.51٪ ، بالمقارنة بين جميع الفواتير المرسلة في عام 2019 ، تم دفع 78.61٪ فقط بالفعل ، يبدو أن إدراج أي من شروط الدفع هذه يمكن أن يساعدك في الحصول على مدفوعاتك.

إن مفتاح الحصول على مدفوعاتك بشكل أسرع هو طلب السداد في غضون سبعة أيام والبدء في تحصيل الفائدة على الفواتير غير المدفوعة ، أكتب عبارة “شكرًا لك” وستكون قد أرسيت قواعدك (وعلاقاتك مع العملاء)!

إذاً ما هي شروط دفع الفواتير ؟

قبل أن تتسرع في تحديث شروط دفع الفاتورة ، هناك بعض  الأشياء التي يجب أن تعرفها.

مدى سرعة الدفع التي تتوقعها مقابل الخدمات

• إذا كانت هناك رسوم فائدة على التأخر في السداد
• ما هي طرق الدفع المقبولة

تمنح شروط الدفع أيضًا الشركات الصغيرة تحكم أفضل في التدفق النقدي لأنها تساعد العملاء على فهم كيفية معالجة الفواتير.

في حين أن هناك العديد من الخيارات المتعلقة بالعبارات التي يجب إدراجها في شروط الدفع ، فإن بعض العبارات لا يسهل على الجميع فهمها.

قم بإختيار عبارات مفهمومة للجميع.

قم بتخصيص شروط الدفع التي تناسبك.

من السهل تخطي السطر الموجود في الجزء السفلي من الفاتورة وتجاهله ، ولكنه بالتأكيد شيء سترغب في الرجوع إليه إذا لم يدفع العميل في الوقت المحدد أو لم يدفع على الإطلاق.

توجد شروط دفع الفواتير لمساعدتك في الحصول على مدفوعاتك وفقًا للشروط التي اتفقت عليها أنت وعملائك :

تحكم متى يدفعون لك.

قد يبدو الأمر واضحًا ، لكن الأمر يستحق الذكر: شروط الدفع تخبر عملائك حرفيًا بموعد الدفع لك. لذلك عند التفاوض على العقود مع العملاء ، تأكد من مناقشة شروط الدفع الخاصة بك ، تذكر أن هذا العقد هو لحماية عملك ، كنقطة بداية اكتب شروط دفع الفاتورة التي تخدمك جيدًا ثم تفاوض بعدها.

من الناحية المثالية ، يجب أن تحقق شروط الدفع الخاصة بك توازنًا بين زيادة سرعة تحصيلك للأموال وتجنب إزعاج عملائك ، تذكر ، في حين أن الحصول على الاموال هو الهدف الأساسي ، إلا أنك لا تزال ترغب في تعزيز علاقاتك بالعملاء ، ومع ذلك ، لا تجعل تحديات أعمالهم (التدفق النقدي أو الديون) مشكلتك.

ولا تنس البحث أعلاه ، إذا كان لديك عملاء ليس لديهم مشكلة في الدفع خلال سبعة أيام ، فاطلب منهم ذلك ، إذا لم تسأل ، فقد يفترضون أن 30 يومًا هو ميعاد مناسب وسينتهي بك الأمر في انتظار السداد لفترة أطول مما يجب.

تذكر أنه إذا كان لدى العميل عدة فواتير للدفع ولم يكن لديه أموال كافية ، فمن المرجح أن يعطي الأولوية للفواتير المستحقة عاجلاً و/أو التي لها فوائد مرتبطة بها.

تحكم في كيفية الدفع.

من المؤكد أنه يجب أن يكون لك رأي في كيفية دفع العملاء مقابل منتجاتك وخدماتك ، ومن المهم إدراج هذا في شروط الدفع الخاصة بك.

عند تحديد طرق مقبولة في شروط الدفع الخاصة بك ، اجعلها مريحة قدر الإمكان لعملائك ، هناك العديد من المتغيرات التي يجب مراعاتها اعتمادًا على عدد المدفوعات التي تتعامل معها كل شهر ، ولكن بشكل عام ، السماح للعملاء بالدفع بالطريقة المفضلة تجعلهم يدفعون بشكل أسرع.

إذا كنت معتادًا على تلقي الشيكات والنقد ، ففكر في التبديل إلى الدفع عبر الإنترنت أو الدفع ببطاقات الائتمان ، سيؤدي هذا إلى زيادة احتمالية قيام العملاء بالدفع في الوقت المحدد ، من أكثر طرق الدفع تقدمًا التي قد ترغب في وضعها في الاعتبار هي السماح للعملاء بالدفع ببطاقات الائتمان أو التحويلات المصرفية مباشرةً على الفواتير.

اجعل شروط الدفع جزءًا من عقدك.

من المهم التفاوض على شروط الدفع الخاصة بك قبل أن تبدأ العمل مع أي عميل ، معظم العملاء منفتحون على إجراء محادثة حول توقعاتك وتوقعاتهم ، بمجرد الاتفاق على شروط الدفع ، تأكد من تحديدها في عقد العميل بالإضافة إلى فاتورتك.

مع ظهور شروط الدفع الخاصة بك في كل من فواتيرك وعقد العميل ، فإنك تتمتع بوضع قانوني إذا لم يدفع العميل الفاتورة عندما يحين موعد السداد ، لا تحتاج بالضرورة إلى اللجوء إلى القضاء في كل مرة تتأخر فيها المدفوعات بضعة أيام ، ولكن قد يكون من الأمور التي يجب مراعاتها إذا تم تجاهل رسائل المتابعة الإلكترونية والمكالمات الهاتفية.

توقعك لموعد الدفع يعني تدفق نقدي أفضل.

أحد أكبر التحديات التي يواجهها أي صاحب عمل صغير أو صاحب عمل مستقل هو كيفية الحصول على الاموال ، وبينما يمكن لأدوات مثل أدوات المدفوعات عبر الإنترنت أن تسرع من تحصيل الفاتورة ، فإن تحديد شروط الدفع يمكن أن يساعدك أيضًا في توقع التدفق النقدي.

على سبيل المثال ، إذا كانت فاتورة العميل بمبلغ 2000 جنيه مستحقة للدفع في خلال سبعة أيام من تاريخ الفاتورة ، وعادة ما يدفع في الوقت المحدد ، فيمكنك توقع الحصول على 2000 جنيه من السيولة في سبعة أيام ، إن معرفة مقدار الأموال التي تحصل عليها يجعل من السهل جدًا وضع الميزانية بشكل مناسب.

إذن ، كم يجب أن تكون فترة إستحقاق الفواتير؟

باختصار ، تم استخدام “الدفع في خلال 30 يوم من تاريخ الفاتورة ” كمعيار ذهبي للدفع لأن نهاية كل شهر يتم تقفيل الميزانية الشهرية للشركات ، ببساطة ستكون هناك دائمًا حالات يتعين عليك فيها التوافق مع كيفية إنجاز الأمور بطرق أخرى.

بخلاف ذلك ، تحكم بشكل كامل في تاريخ الاستحقاق وأي شرط دفع آخر في فواتيرك ، من الأشياء الأخرى التي يجب مراعاتها بصفتك مالك لنشاط تجاري صغير عند تعيين شروط الدفع ، سجل الدفع للعميل ، ومبلغ الفاتورة ، وطرق الدفع التي تقبلها.

إذا كان لديك عميل يتجاهل عادةً الدفع في خلال 30 يوم ويدفع بعد 40 يوم من تاريخ الفاتورة ، فإن تقليل مدة الاستحقاق إلى 15 يومًا قد يقنعه بالدفع في غضون 30 يومًا ، ومع ذلك ، فإن المبلغ الموجود في الفاتورة قد يجعل من الصعب على بعض أصحاب الأعمال الدفع في خلال 7 أيام أو حتى خلال 30 يوم ، قد يستغرق الأمر بعض الوقت لبعض الشركات لدفع النقود إذا كانت مبلغ فاتورتك مبلغًا كبيرًا.

هناك شيء واحد يجب عليك أيضًا مراعاته عند اتخاذ قرار بشأن أي مصطلح للدفع وهو طرق الدفع التي تقبلها ، عادةً ما تكون بطاقات الائتمان والمدفوعات المصرفية طرقًا آمنة وسريعة لدفع الفاتورة ، ولكن إذا كان عميلك خارج البلاد ، فقد يتعين عليه تحويل الأموال لك.

غالبًا ما تستغرق التحويلات المالية الدولية عدة أيام ويمكن حتى تعليقها اعتمادًا على البلدان والبنوك المشاركة في المعاملات ، إذا كنت تعرف كيف يدفع عملاؤك لك ، فيمكنك تعديل تواريخ استحقاق الفاتورة وفقًا لذلك.

تحسين شروط دفع فاتورتك

قد تنظر في شروط دفع فاتورتك الحالية وتعتقد أنك قد قمت بتغطية كل شيء ، ولكن لن يضر إعادة النظر فيها لكل عميل جديد أو على فترات منتظمة ، مع تغير عملك ، قد يحتاجون إلى تحديث ، وهنا بعض الأشياء لتضعها في الاعتبار:

اجعلها موجزة ومختصرة

إذا كنت تريد أن يدفع العميل في خلال 30 يومًا ، قم بوضع عبارة “30 يوم ” أو “مستحقة بعد 30 يوم من الاستلام” ، الحفاظ على شروطك قصيرة وواضحة وفي صلب الموضوع يضمن عدم وجود سوء تفاهم.

قل من فضلك وشكراً

حرفيا ، اكتب من فضلك وشكرًا في نهاية فواتيرك ، كما هو موضح في البحث أعلاه ، يتم دفع 89.61٪ من الفواتير عندما تتضمن كلمة “شكرًا لك” ، بينما يتم دفع 88.07٪ من الفواتير عندما تتضمن كلمة “من فضلك” ، كونك مهذبًا في شروط دفع فاتورتك يجعلك العملاء يدفعون بشكل أسرع.

كن واقعيًا ومرنًا

إن فهم أن عملائك هم أيضًا أصحاب أعمال يمكن أن يساعدك في إنشاء شروط دفع الفواتير التي تناسب احتياجاتك ولا تضع عليهم ضغطًا غير ضروري ، ليس كل عمل لديه تدفق نقدي كافي لدفع الفواتير بعد سبعة أيام من استلامها ، أو لديه هوامش للتعامل مع 20٪ غرامة تأخير السداد ، التواصل المنفتح مع عملائك هو أفضل طريقة لدعم الشروط المتفق عليها في فواتيرك.

قم بإضافة رسوم التأخير

كما هو موضح في البحث ، يعتبر تضمين رسوم التأخير أحد أفضل الطرق لإجبار العملاء على الدفع ، يتم دفع 92.15٪ من الفواتير عندما تتضمن مصطلح “الفائدة” في شروط سداد الفاتورة.

شروطك للدفع هي مفتاحك الرئيسي لتحصيل أسرع

كما ذكرنا سابقًا ، فإن طلب السداد في خلال سبعة أيام ، وتحصيل الفائدة على الفواتير المتأخرة أو غير المدفوعة سيجعلهم يدفعون بشكل أسرع.

ولكن ، قبل كل شيء ، تحدث إلى عملائك حول شروط دفع فاتورتك مسبقًا قبل القيام بأي عمل لهم ، يعد التواصل المنفتح حول توقعاتك وتوقعاتهم طريقة رائعة لتجنب سوء التفاهم.

بعد ذلك ، بمجرد بدء العمل وإرسال الفواتير ، يمكنك دائمًا الرجوع إلى شروط الدفع الخاصة بك ومناقشتك الأولية حول تواريخ الاستحقاق والفائدة وطرق الدفع وما إلى ذلك إذا احتجت إلى ذلك في أي وقت.