لم أدرك أبدًا أنه لا يوجد أي خطأ في استخدام Word و Excel لإدارة عملي وكنت فخوراً بنظام التتبع الدقيق لدي ، و عمل الفواتير وهيكل المجلدات ، والطقوس المالية الأسبوعية والشهرية ولكن الحقيقة هي أن معرفة Word و Excel تجعله قرارًا سهلاً وتلقائيًا للعديد من المستقلين وأصحاب الأعمال الصغيرة. لهذا السبب ، فإننا نمنع الإشارات المزعجة التي تدل على أنها طريقة خاطئة لإدارة عملك. ولا نلاحظ مقدار الوقت الذي يستغرقه كل هذا.

فيما يلي خمس علامات يجب عليك إعادة النظر فيها باستخدام Word و Excel:

1. لقد أرسلت فاتورة بها أخطاء

تسحب فاتورة الشهر الماضي لعميلك ، وتضغط على “حفظ باسم” وقم بتحديث المعلومات. يبدو الأمر وكأنه ليس مشكلة كبيرة عندما تفعل ذلك. ما عليك سوى حفظ النسخة الجديدة وإرسال الفاتورة بطريقتها المرحة.

ولكن بعد ذلك تحصل على بريد إلكتروني من عميلك (أو قسم حسابات الدفع): لقد نسيت إعادة تسمية رقم الفاتورة. أو تحديث خط التاريخ. أو – والأسوأ من ذلك – أن الرياضيات الخاصة بك كانت غير سليمة. يجب عليك العودة إلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك لتحرير النسخة الأصلية ، والتحقق من كل شيء وإرساله مرة أخرى.

إذا كنت قد استخدمت Word / Excel للفواتير لفترة من الوقت ، فمن المحتمل أن يكون هذا قد حدث. إذا لم يحدث ذلك ، فأنا أضمن ذلك. في المخطط الكبير للأشياء ، إنها ليست مشكلة كبيرة. لكن التفاصيل مهمة ، وعندما يحدث خطأ ، فهذا وقت ممتع وغير ضروري على الإطلاق، بدلاً من ذلك ، ابحث عن حل يقوم تلقائيًا بتحديث أرقام الفواتير والتواريخ. ضع الآلة الحاسبة بعيدًا ودع البرامج الجيدة تقوم بالحسابات نيابةً عنك.

2. لقد فقدت مستند أثناء عمل الفواتير

في المرة الأولى التي حدث فيها ذلك ، ربما كنت تقوم بمهام متعددة أكثر من اللازم لكن في بعض الأحيان من الممكن ان تكتشف فجوة في تاريخ الفواتير الخاص بك، من السهل تفسير هذه الأخطاء للخطأ البشري

ما كان يجب أن تدركه هو أنه سيحدث مرة أخرى. ما انت تحتاجه لم يكن نظامًا أفضل ، بل أداة أفضل. نميل إلى أن نكون قساة مع أنفسنا عندما نرتكب أخطاء ؛ ولكن بدلاً من التخلص من الفشل على نفسك ، استفسر عن أدواتك.

إذا لم تقطع السكين شريحة لحم ، ستحصل على سكين أفضل. إذا فشل نظام الفواتير لديك ، فلا تعتقد ، “أوه ، أنا لست جيدًا في المحاسبة.” ضع في اعتبارك ما إذا كان هناك حل أفضل.

3. لقد اكتشفت أخطاء في تقاريرك أثناء عمل الفواتير

علي سبيل المثال كنت تقوم بإعداد جدول بيانات واكتشفت نطاق مجموع يفتقد إلى خلية أضفتها لاحقًا.

برنامج Excel رائع لكنها أيضًا بعيدة عن الكمال. يجب إنشاء جداول البيانات الخاصة بك وملؤها وتحديثها يدويًا – وهذا يعني الأخطاء .

على الأرجح ، يتم أيضًا تجزئة Excel من فواتيرك وإيصالات نفقاتك، ودة يعني أن في مجموعة كاملة من البيانات اليدوية المطلوبة. ودة  بيزيد من احتمال حدوث أخطاء.

مرة أخرى: لا تعتقد أن هذا يعني أنك سيئ في المحاسبة، بدلاً من ذلك ، فكر في أداتك.

ماذا لو كان من الممكن التعامل مع فواتيرك ونفقاتك وتقاريرك باستخدام نفس الأداة التي تجمع كل شيء معًا تلقائيًا؟ بعد ذلك ، لن يكون عليك سوى إدخال المعلومات الصحيحة مرة واحدة وستنتقل جميعها.

وفي حالة ارتكابك لخطأ ما ، ما عليك سوى إصلاحه في مكان واحد. لا مزيد من المرور عبر الملفات والمجلدات لتحديث جميع المستندات وجداول البيانات المتأثرة. يبدو أفضل ، أليس كذلك؟

4. لديك مشاكل التدفق النقدي

التدفق النقدي هو مجرد واحدة من تلك المخاوف التي تأتي مع كونك صاحب عمل حر أو صاحب عمل صغير ، أليس كذلك؟

إذا كنت تتحقق من صندوق البريد يوميًا بحثًا عن الشيكات ، فقد حان الوقت لرفع مستوى نظام الدفع الخاص بك إلى حد ما ، تكون دائمًا مدينًا لأنظمة عملائك وجداولهم الزمنية ، يرغب المزيد والمزيد من الأشخاص في الدفع عبر الإنترنت باستخدام بطاقات الائتمان.

هذه الفورية تجعل الأمر سهلاً بالنسبة لك كعميل ، لذلك إذا كنت تكافح من أجل الحصول على أموال ، أو تقيد نفسك بالمكان الذي يمكنك العمل فيه بسبب آثار الدفع / التدفق النقدي ، ففكر في أداة تتيح الدفع عبر الإنترنت. سيشكرك عملاؤك ومحفظتك.

5. إنك تقطع وقتًا كبيرًا لإعداد الفواتير والمحاسبة

هل تبدو مسك الدفاتر في المساء أو عطلة نهاية الأسبوع مألوفة؟ تعودت على تخصيص بعض وقت فراغك لإخراج فواتيرك وتحديث جداول البيانات الخاصة بك، هذا يجعل الفواتير تبدو وكأنها عمل روتيني أكثر أهمية مما يجب أن تكون عليه، وهذا يعني أيضًا أنك ربما  كنت ترسل الفواتير في الساعات الأولى ، او عندما كان عملائك لا يعملون. لذلك إذا كانت هناك مشكلات ، فقد كان هناك تأخير زمني قبل سماع الرد منها.

إذا اخترت أداة تجعل الفواتير وإدارة النفقات سلسلة من المهام الصغيرة التي يمكنك إدارتها أثناء التنقل ، فمن الأسهل دمج المحاسبة في حياتك العملية، لا داعي للانتظار للعودة إلى مكتبك والقيام بالأعمال الورقية. بدلاً من ذلك ، قم بتصغيرها إلى سلسلة من المهام الصغيرة التي تتكامل مع يومك. ولن تضيع وقت الفراغ في الأعمال الورقية.

بإختصار

هناك طريقة أفضل مثل Revamp يمكن أن تتكامل إدارة أموالك بسلاسة مع حياتك العملية باستخدام الأدوات المناسبة.

بالطبع ،  Revamp ليست الأداة الوحيدة في السوق ، لذا عليك بذل العناية الواجبة. من المهم العثور على الأداة المناسبة لشركتك الصغيرة . ضع في اعتبارك خياراتك وجرب بعض هذه الادوات ونتمنى أن تترك Word و Excel في مرآة الرؤية الخلفية!