دفع الفواتير من عميل كبير من الشركات الكبيرة علامة فارقة فعندما تحصل على هذا العقد الموقع مع أول عميل كبير لك من الشركات ، قد تشعر أنك قد حققت انجاز أخيرًا ومع ذلك ، فإن العمل مع الشركات الكبرى له سلبياته ، وعلى الأخص في فواتيرك وتعاملك النقدي، لأن الشركات الكبيرة تميل إلى أن يكون لديها شروط دفع أطول ومتطلبات فواتير محددة للغاية يمكن أن تؤدي إلى صعوبات أو تأخير في الحصول على الأموال.

يمكن للشركات الكبيرة أن تستغرق وقتًا أطول في الدفع للشركات الصغيرة والمتوسطة، حتى عندما توافق على كل الشروط  فلا يزال بإمكان هذه الشركات الدفع متأخرًا،عند إصدار فاتورة لشركة كبيرة ، بتتبع فواتيرك عملية طويلة وتمر عبر العديد من المكاتب قبل إصدار الدفعة. إذا حدث خطأ ما على طول العملية ، فستتوقف ويتأخر الدفع.

فيما يلي بعض الأشياء المحددة التي يمكنك القيام بها للتأكد من عدم ضياع فاتورتك في الشركات ، حتى تتمكن من الدفع بشكل أسرع.

تأكد من إكمال جميع الأعمال الورقية اللازمة

وافق عميلك على اقتراحك وأنت على استعداد لبدء العمل، ليس بهذه السرعة. منذ البداية ، تأكد من إكمال جميع الأوراق التعاقدية والمالية التي يحتاجها عميلك. راجع كل مستند ، ثم وقع عليه وأعده إلى الجهة الصحيحة، إذا كانوا يدفعون لك عن طريق الإيداع المباشر ، فاطلب هذا النموذج مقدمًا ولا تنتظر حتى يحين موعد الفاتورة. إذا لم تكن متأكدًا من الأوراق المطلوبة ، فاطلب من الجهة المختصة مباشرة في بداية المشروع.

بمجرد اكتمال أوراقك ، من المرجح أن يمنحك العميل رقم أمر الشراء تأكد من حصولك على ذلك أيضًا. إذا كان عميلك يستخدم أوامر الشراء ، فربما لا يمكنك إصدار فاتورة بدونها.

اكتشف الي من سترسل الفواتير

هل يجب عليك إرسال الفاتورة إلى الحسابات أو أي شخص آخر؟ فإذا لم تصل فاتورتك في البريد الوارد الصحيح ، فأنت بذلك تؤخر الدفع بالفعل.

و اكتشف بمجرد توقيعك على العقد ، ثم احتفظ بسجل لمعلومات الاتصال الخاصة بهذا الشخص. ستحتاج إليها إذا كنت بحاجة إلى مطاردة الدفع لاحقًا أيضًا. علاوة على ذلك ، نظرًا لأن الشركات الكبيرة غالبًا ما تدير العديد من وحدات الأعمال ، فتأكد من معرفة الكيان الذي تقوم بإعداد الفواتير له – فقد لا يكون في نفس المدينة التي يوجد بها الشخص الذي تتواصل معه المعتاد!

اتبع متطلبات دفع الفواتير الخاصة بهم

قد تعتقد أن فاتورتك القياسية جيدة بما يكفي لكل عميل ، ولكنها قد لا تكون كذلك. قد يطلب كل عميل رؤية معلومات مختلفة في فاتورتك ، ومن المعروف أن الشركات الكبرى صارمة بشأن هذا الأمر فلو لم تظهر المعلومات الصحيحة في فاتورتك ، فقد تجد فاتورتك مرفوضة وتحتاج إلى إعادة تقديمها ، مما يؤدي إلى مزيد من تأخير الدفع. أفضل طريقة لمعرفة ما يجب أن يظهر على تلك الفاتورة؟ اسأل مباشرة

بصرف النظر عن عنوان إرسال الفواتير والشروط المتفق عليها ، فإن الأشياء المتوقعة هي:

• رقم أمر الشراء – تأكد من عرضه بشكل بارز
• اسم المشروع ورمز المشروع
• فئة العمل (غالبًا ما يظهر هذا في العقود المتعلقة بالحكومة)
• ساعات العمل
• المعدل بالساعة
• وصف العمل الذي أنجزته
• معدل الضريبة

حافظ على بساطة فواتيرك

فرق الحسابات هم أشخاص مشغولون يتعاملون مع مئات المستندات يوميًا. تأكد من تقديم فاتورتك بطريقة تسهل عليهم معالجتها. قلل من التصميمات الملونة و التزم بشيء بسيط وبهذه الطريقة يمكن طباعته ومسحه ضوئيًا وقراءته بسهولة.

اعرف كيف يفضلون دفع الفواتير

تستخدم العديد من الشركات الكبيرة تطبيقات الإيداع المباشر أو الدفع ، اكتشف ما يستخدمه عميلك وتأكد من أنك مستعد لتلقي هذه المدفوعات. سيؤدي ذلك إلى تقليل أي مشكلات تأخير في الدفع بسبب الصعوبات الفنية.

لديك خطة احتياطية

نظرًا لأن الشركات الكبيرة تشتهر بالدفع المتأخر ، فلدينا خطة للتخفيف من أي مشكلات متعلقة بالتعامل النقدي قد تنشأ بسبب تأخر السداد أو بطء السداد،على سبيل المثال ، قد ترغب في تكوين بعض الاحتياطيات النقدية أو التقدم بطلب للحصول على حد ائتمان خلال أوقات الاستقرار المالي النسبي. بهذه الطريقة ، ستعرف أن لديك حق الوصول إلى رأس مال إضافي بسرعة ، إذا وجدت نفسك تنتظر دفعة كبيرة بشكل غير عادي من عميل الشركة الجديد الخاص بك.